Lecciones aprendidas de las comunidades de práctica a lo largo de 2021
Programa “ En Comunidad. La Colaboración Expandida”.
Una cosecha anual de lecciones aprendidas
Cada año nos gusta sistematizar lecciones aprendidas de esos laboratorios de colaboración y de una nueva administración que son las comunidades de práctica. En esta ocasión recogemos las lecciones aprendidas de las comunidades de práctica que participaron en el taller herramientas colaborativas celebrado en Octubre-Noviembre de 2021.
La propuesta que le hicimos al grupo fue organizar sus lecciones a partir del ejercicio de las cuatro habitaciones del cambio, lo que nos ha permitido sistematizar la información generada en cuatro ejes:
- Lo que tenemos que cuidar porque lo hacemos bien
- Lo que tenemos que dejar de hacer porque no nos funciona
- Lo que debemos aclarar
- Lo que debemos probar y experimentar.
Lecciones para la colaboración en tiempos de pandemia
Este año nos parece significativa la cosecha de lecciones, porque nos devuelve a la potencia de los aspectos propios de las comunidades de práctica en tiempos de crisis y en tiempos de reconstrucción de equipos y programas: volver, poner el foco y dar sentido a los saberes de las personas en los equipos, cuidar las motivaciones y expectativas, hacer pausas para consensuar y renovar los compromisos, atender la realidad, … son temas de siempre que parecen ahora más vivos que nunca.
Cosecha 2021
1. Cuidar.
Qué hemos de cuidar, porque lo hacemos bien y porque pertenece a la naturaleza propia de las comunidades y grupos de trabajo colaborativo.
- Los saberes de las personas que participan en la comunidad. Las comunidades de práctica se basan en poner en valor el saber acumulado durante años por las personas de la organización y en las conversaciones generadoras de conocimiento que se abren a partir de ellos. Cuidar los saberes de las personas significa rescatarlos, ordenarlos, compartirlos, activarlos como base del trabajo, hacerlos visibles en el entorno.
- El vínculo y la proximidad a la realidad. Las comunidades surgen para abordar problemas que están fuera de foco de la organización y que son identificados y priorizados por las personas que participan, gracias a su conocimiento de la propia realidad. Esta proximidad y conocimiento de la realidad supone un valor y ha de cuidarse a lo largo de todo el proceso, manteniendo una estrategia de comunicación con compañeros/as que participan de los mismos problemas y no están en la comunidad, con usuarios/as, etc.
- Las motivaciones, sentimientos e intereses de las personas que participan en la comunidad. Cada persona tiene sus propias motivaciones para participar en grupos de trabajo colaborativo. Dichas motivaciones se hacen expresas en el Momento Zero, construyéndose un mínimo común múltiplo de motivaciones colectivas, pero han de cuidarse midiéndolas, reformulándolas, actualizándolas, ya que las circunstancias personales y de la comunidad pueden cambiar afectando al trabajo colaborativo y a la dinámica planteada en origen. Es lo que llamamos espacio de cuidado mutuo que se concreta en muchas pequeñas prácticas cotidianas que van desde el uso de herramientas, como el animómetro, para pulsar los estados de ánimo de las personas en cada reunión, hasta momentos de encuentro internos y externos a la comunidad.
- La comunidad como pausa, momento diferencial, tiempo Kairós, en que se dan cualidades y valores flexibles y “blandos”, habilitando para la conversación, para compartir, para construir colectivamente, para generar apoyos… Darnos tiempo, crear tiempo; cuidar no reproducir las urgencias y las características de las reuniones y formas de trabajo del resto del tiempo en la organización.
- La co-propiedad, el compromiso. Aunque en teoría es el origen de una comunidad, a la hora de la práctica es algo que no nace con la comunidad sino que hay que construirlo progresivamente en cada reunión, en cada espacio de trabajo colectivo desde la co-responsabilidad.
- Los aprendizajes. A lo largo del recorrido de la comunidad de práctica se producen aprendizajes, generados por el grupo en sus interacciones, aprendizajes útiles para las personas y para el propio grupo en distintas dimensiones, no solo en relación a los contenidos. Es una parte importante del proceso de la comunidad preguntarse por ellos, reconocerlos, hacerlos visibles cada cierto tiempo, favorecer procesos de apropiación colectiva y de transmisión de dichos aprendizajes .
- El relato colectivo. Toda comunidad construye desde que se origina un relato propio en relación a su propuesta de valor, a la configuración de su proceso, a su exploración de soluciones, al desarrollo de contenidos de las emociones compartidas, a la generación de valor para su entorno. Es importante cuidar ese relato, formularlo de forma colectiva, revisarlo y actualizarlo cada cierto tiempo, darle visibilidad, comunicarlo
- El respaldo institucional, la intencionalidad compartida. En el inicio de la comunidad ni sus miembros, ni los responsables que la apoyan conocen el alcance, las necesidades y la dimensión del proceso que se activa. Por ello, el respaldo que inicialmente se ofrece por parte de las personas responsables es un poco a ciegas y tiene más que ver con “permitir “ la comunidad que con implicarse con ella y consensuar aspectos claves de su proceso. Por eso cuidar el que aumenten los grados de intencionalidad compartida tendrá que ver con actualizar el diseño de una estrategia de comunicación, interacción, consensos y retornos con las personas responsables en distintos momentos claves del proceso.
- El trabajo del compañero/a. Las comunidades se basan para su funcionamiento en la confianza entre las personas que participan en reciprocidad a la hora de establecer relaciones de conocimiento compartido. Cada persona aporta su valor, por lo que hemos de cuidar el respeto y la valoración hacia el trabajo de cada persona de la comunidad, dando feedback a las aportaciones, subrayando el cumplimiento de compromisos, las responsabilidades cuando son asumidas y distribuidas, etc.
2. Dejar.
Qué hemos de dejar de hacer porque no funciona, porque no ayuda a la comunidad de práctica y el trabajo colaborativo. Se trata de poner el foco en cuestiones que, aunque son sabidas, se convierten en automatismos de los que no logramos desprendernos.
- Viejas prácticas de trabajo en equipo, reproduciendo modelos, actitudes y valores de relaciones de dependencia de la persona dinamizadora, modelos jerárquicos encubiertos detrás del concepto “comunidad de práctica” y de los que no es fácil deshacerse.
- Entrar en bucle en las conversaciones y reuniones.
- Sesgos e ideas preconcebidas acerca de las opiniones de los otros, o acerca del propio trabajo colaborativo, que nos cierran a nuevas ideas y que no nos dejan llegar a consensos
- El miedo a probar, a asumir responsabilidades, a hacer cosas nuevas, a compartir.
- Impaciencia por alcanzar el producto final y por los resultados, olvidando todos los factores del proceso que ayudan y mejoran nuestro trabajo.
- Sobreexigencias. Exceso de responsabilidad y autoexigencia personal y colectiva.
- Endogamia. Cuando la comunidad se cierra sobre sí misma y no busca la comunicación con el entorno, el enriquecimiento y contraste de ideas con compañeros/as.
3. Aclarar.
Qué cosas hemos de aclarar porque si no lo hacemos es difícil que las comunidades consigan mayor grado de eficacia. Se trata de cuestiones de funcionamiento externo, pero también del marco formativo del IAAP, de nuestras propias instituciones, etc. Algunas de estas cuestiones hay que aclararlas antes de comenzar el trabajo de la comunidad, pero la mayoría hay que irlas redefiniendo y consensuando a lo largo de todo el proceso, ya que depende de otros actores, por lo que pasa a ser parte de la estrategia propia de cada comunidad. Casi todas, de una o de otra forma están relacionadas con la CONFIANZA, como elemento fundamental que activa la iniciativa y que sostiene la energía creativa de los grupos.
- Las expectativas acerca del rol de las personas dinamizadoras. La sobrecarga de las personas dinamizadoras procede en muchas ocasiones de que no se aclara suficientemente en el debate de los grupos que empiezan cuál va a ser, cuál queremos que sea su papel en cada comunidad. Y cuál va a ser en relación a ello el rol de cada persona y la cuota de responsabilidad que vamos a asumir cada parte. Y a veces, aunque quede suficientemente claro al inicio, son cuestiones vivas que evolucionan a lo largo de la vida de la comunidad y que hay que recuperar de vez en cuando para conversar sobre ellas y establecer ajustes.
- Cuál es el papel de las comunidades de práctica en el marco estratégico general del IAAP. Hasta el momento aparece en ese marco como sujeto de formación prioritario en el nuevo modelo que se encamina hacia una formación actual, basada en los saberes de las propias personas de la organización, orientada a la solución de problemas, la innovación y el cambio de la organización. La concreción de ese marco ayudaría a las comunidades de práctica a mejorar los soportes internos dentro de sus unidades y servicios, así como favorecería la lógica de la colaboración expandida.
- Las personas responsables de los servicios y unidades donde se impulsan comunidades de práctica, deben aclarar, con la ayuda de las propias comunidades, antes de empezar, cuál es el papel que va a tener el trabajo de la comunidad y sus herramientas colaborativas en el programa del servicio, y de qué forma concreta va a ayudarse a sus miembros, en forma de recursos, tiempo y condiciones. Todo esto debe irse conversando a lo largo del proceso de la comunidad y debe concretarse al finalizar la comunidad en el respaldo a la forma de implementación, visibilidad, etc del trabajo realizado. Esto es esencial para abordar las tensiones que se producen entre la propuesta de valor de la comunidad ( coordinación, conversación, horizontalidad, pausa, generación de conocimiento aplicable…) y las prácticas, exigencias y tiempos del entorno institucional y laboral en que se inserta.
- La comunidad debe aclarar de qué forma va a desarrollar, enriquecer, implementar y dar forma de realidad el producto. Cuál va a ser el proceso general y la hoja de ruta, aclarando el mapa del entorno: quiénes son personas con conocimientos que están fuera, quienes comparten prácticas, quiénes los usuarios que pueden formar parte del proceso, quiénes …
4. Probar.
Qué hemos de probar para mejorar, para explorar nuevos caminos, para mejorar el funcionamiento de las COPs y su visibilidad, para expandir modelos de trabajo colaborativo.
- Crear una red de apoyo mutuo entre personas dinamizadoras y agentes de colaboración.
- Utilizar las herramientas colaborativas de construcción colectiva de conocimiento en nuestro entorno cotidiano, más allá de las comunidades de práctica: son herramientas que hemos comprobado que funcionan y pueden ser útiles en reuniones, procesos de planificación, jornadas, etc.
- Explorar la realización de pausas – darnos otro tiempo, más tiempo…- en las que utilizar herramientas de pensamiento creativo para generar ideas nuevas, divergentes, y salir de rutinas y automatismos en la propia comunidad. (“Salir de la burbuja”)
- Menos es más. Asumir, en la medida de lo posible, menos responsabilidades, reducir la carga, proponer menos actividades, pero que todo lo que haga tenga sentido y active procesos que conecten y añadan valor.
- Extrapolar todo lo bueno que sucede en las COPs a cualquier trabajo que hacemos en la Administración en cualquier programa, servicio o unidad.
- Hacer prototipos de los productos, para experimentar su uso con compañeros/as.
- Elaborar vídeos y narrativas de las comunidades y de sus procesos y difundirlos en webs, jornadas, etc.
