Punto 3. Cuestiones previas

¿Qué hacer antes? Como en cualquier proyecto que pienses llevar a cabo, existen una serie de cuestiones previas que te ayudarán a desarrollarlo. Piensa en tu proyecto como un recorrido en el que te debas plantear de dónde partes, a dónde quieres llegar y cuál va a ser el camino a recorrer.

El punto de partida

Valorar tu situación actual te ayudará a hacer un análisis del punto de partida, para conocer los aspectos importantes que te pueden ayudar a avanzar y aquellas carencias que tendrás que solventar por el camino.

Aspectos como el liderazgo, la cultura de gestión del conocimiento o las capacidades del equipo de trabajo tienen que estar presentes. Se trataría de realizar un mapa que describa de la mejor forma la situación actual, el punto de partida de nuestro equipo. Será el momento de trazar nuestro plan de acción.

Para el diseño del Plan de Acción, podrías contar con personas que ya hayan puesto en marcha procesos de gestión del conocimiento.

La semilla de los proyectos de la Gestión del Conocimiento en la Junta de Andalucía se encuentra en el IAAP, que mediante la creación de las distintas Comunidades de Práctica y de los programas de Embajadores del Conocimiento e Innovación ya puede ejercer esa asistencia a los equipos que decidan lanzarse a la aventura de la Gestión del Conocimiento. Se trata de conectar a gente que apoye a gente, de incorporar, adaptandolo de alguna forma, el conocimiento existente al nuevo proyecto, y así, tener un punto de partida que nos pueda ayudar a avanzar en nuestro objetivo. Una buena forma de incorporar conocimiento externo directamente a nuestro equipo de trabajo.

Revisión para la Acción: ¿Cuales son nuestros objetivos? ¿Qué retos y riesgos afrontamos? ¿Podemos echar mano de algunas lecciones aprendidas en proyectos previos? Se trata de poner sobre la mesa todo los aprendizajes previos de otras personas que nos van a ayudar a dar forma a nuestro proyecto. Es también el momento de preguntarse ¿Qué queremos conseguir?¿Por qué lo queremos? ¿Quién va a hacer qué? ¿Qué retos y qué riesgos podemos anticipar?¿Qué podemos aprender de otros proyectos similares?¿Existen evidencias?¿Hemos pasado por situaciones parecidas?¿Qué lecciones tenemos aprendidas?

El camino

Es importante adoptar una metodología flexible que permita avanzar en el desarrollo de los proyectos  y a la vez evaluar y realizar cambios para poder readaptar el proceso a las circunstancias particulares del equipo y del proyecto. Importante destacar aquí las metodologías ágiles frente al desarrollo tradicional de proyectos al que estamos acostumbrados.

Pero ¿qué es eso de la metodología ágil?

La principal característica del agilismo es que se valora a la persona y sus interacciones en el equipo por encima del proceso y de las herramientas para desarrollar el proyecto. Y aunque esta metodología se implantó en su momento centrada en el desarrollo del software,  hoy se aplica en ámbitos muy diversos para el desarrollo de proyectos, como alternativa a la metodología tradicional en cascada.

En el desarrollo de los proyectos de Gestión del Conocimiento que se han desarrollado desde el IAAP, el abordaje del agilismo se ha centrado específicamente en el método SCRUM, palabra que viene del Rugby y que se basa en la fortaleza del equipo aprovechando la importancia del papel de cada uno de los jugadores para poner en juego la pelota. La posición de cada jugador es crucial.

Cascada vs. SCRUM

Tradicionalmente, el desarrollo de proyectos se ha basado en un enfoque en cascada. ¿En qué consiste? Se trata de un modelo de trabajo secuencial, en el que las etapas están bien diferenciadas y en el que para pasar de una etapa a otra ha de cerrarse la etapa previa. Se trata, pues, de un modelo lineal. El entregable se define desde el principio y queda poco margen para su modificación, ya que todo el proceso se centra en un producto ya concebido desde el primer momento.

La metodología SCRUM, sin embargo, funciona con iteraciones que permiten la modificación, readaptación y evaluación del proceso para, si es necesario, cambiar objetivos e incluso el entregable. Permite esta metodología que el equipo que trabaja sobre el entregable final pueda flexibilizar su trabajo para avanzar en pequeños periodos de tiempo que permiten reajustes en el proyecto.

La meta

Independientemente de cual sea el entregable o producto final del proyecto, aspecto del que vamos a tratar más adelante en esta guía, hay que destacar un par de cuestiones importantes que se centran en los aprendizajes y en la transmisión del conocimiento generado durante el proceso. Estas se relacionan con lo que desde nuestro enfoque denominamos prácticas de intercambio y que se centran en dos aspectos principalmente:

La cosecha. Se trata de conseguir de las personas participantes las evidencias del conocimiento significativo que se ha alcanzado para ponerlo en valor y poder compartirlo para su reutilización. Muy útil en épocas de cambio, cuando hay gente nueva que se incorpora o que se incorpora a nuevos puestos o al finalizar algún proyecto. Sus beneficios son:

  • Disminuye el riesgo de perder conocimiento en un equipo.
  • Es una forma fácil de retener el conocimiento significativo.
  • Estimula la cultura de compartir y el aprendizaje compartido.
  • Pone en valor los aportes individuales y personales.

Retrospectiva. Se trata de reflexionar sobre el proceso y el resultado. Nos permite analizar por qué hay cosas que han funcionado y cosas que no. Sus beneficios son:

  • Nos permite identificar aprendizajes.
  • Analizar los aspectos que han contribuido al éxito o al fracaso.
  • Poder compartirlo con otras personas.
  • Permitir al equipo mejorar en propuestas futuras.