Punto 1. ¿Por qué y para qué la Gestión del Conocimiento?

Concepto y finalidad

Nuestra sociedad actual se define como la Sociedad del Conocimiento, que ya ha la etapa de la sociedad de la información (algunos se referían a ella como la sociedad de la desinformación, aludiendo a la paradoja de que a pesar  de estar en el momento de la historia con acceso a la mayor cantidad de información disponible en el mundo, es cuándo más desinformados estamos y más vulnerables somos ante la proliferación de informaciones y noticias falsas). Otras voces proclaman que nos encontramos en la Era del Aprendizaje, enfatizando la idea de que los seres humanos tenemos la necesidad y capacidad de aprender a lo largo de toda la vida

El valor productivo se centra en el capital intelectual, en el conocimiento que poseen las personas. Ésto no es nuevo. A lo largo de la historia, la humanidad ha adquirido, generado y transmitido a las siguientes generaciones una gran cantidad de conocimientos. Sin embargo, el aspecto crucial en estos momentos es la caducidad de ese conocimiento, lo que antes se daba por bueno y se consideraba un conocimiento valioso, ahora en poco tiempo queda superado por un nuevo conocimiento. Desde esta perspectiva, aún cobra más valor la necesidad de aprendizaje permanente, de adaptación a los cambios y, a su vez, de generación de nuevo conocimiento.

El conocimiento es el resultado del análisis de los datos y la información. Ni los datos ni la información por sí mismos aportan conocimiento, siendo necesario un proceso de análisis e interpretación de la realidad y la propia experiencia que se demuestren en la práctica con un desempeño eficaz. Podríamos decir, siguiendo a Javier Martínez Aldanondo, que el conocimiento no es lo que alguien sabe, sino lo que alguien hace con lo que sabe.

En este sentido, entendemos que la práctica de la gestión del conocimiento debe fomentar aquellas iniciativas, procesos y recursos que permitan un aprovechamiento real y efectivo del capital intelectual de la organización. ¿Quieres conocer algunas de las conclusiones que se obtuvieron en los proyectos de la pasada edición?.

Jesús Martínez Marín considera que la gestión del conocimiento ha evolucionado y transita ahora por una etapa en la que las grandes sofisticaciones y la apuesta por plataformas tecnológicas han dejado paso a una orientación mucho más volcada en lo social y con recetas  no demasiado complicadas. Considera, basándose en Carolina Sass de Haro, que nos encontramos en una tercera etapa en la gestión del conocimiento con un planteamiento en el que:

  • Todo grupo humano tiene un gran bagaje de conocimiento que debidamente potenciado puede ser multiplicador, 
  • Se diseña la organización para rentabilizar el conocimiento individual 
  • Se establecen de forma intencional metodologías participativas y de interacción para poner en marcha procesos de conocimiento aplicado a servicios

Afirma Jesús, que la clave es la socialización del conocimiento mediante diversas estrategias y herramientas, para una vez codificado,  poderlo transferir de forma natural y que sea accesible y, a ser posible, que fluya hacia las personas que lo necesitan y puedan aplicarlo para crear nuevo conocimiento e iniciar un nuevo ciclo: crear, comunicar/compartir, recoger/recolectar, organizar, transferir y, otra vez, crear.

Utilidad

Podríamos decir que la utilidad de la gestión del conocimiento en una organización tiene una doble perspectiva: una individual, que es la de promover que las personas dispongan del mejor conocimiento para el eficiente y efectivo desempeño de sus funciones, y otra colectiva, que es la que ha de facilitar que ese conocimiento individual de cada persona se transfiera de alguna manera o se comparta con el resto de personas de la propia organización.

En el marco general de Administración Pública, tiene, si cabe, mayor trascendencia e importancia la gestión del conocimiento, en tanto que lo que ofrecemos es un servicio público. En este sentido,  nos parecía relevante destacar los 50 retos de la Administraciones públicas para 2019 desde la perspectiva ciudadana que recoge Novagob y que agrupa en cinco grandes ejes temáticos:

  • ADMINISTRACIÓN 4.0: Gobierno completamente digital y más inteligente con las TIC.
  • ADMINISTRACIÓN ABIERTA: Nuevas formas de comunicación y relación con la ciudadanía para construir confianza.
  • ADMINISTRACIÓN COMPROMETIDA: Dando una respuesta efectiva a las principales preocupaciones de la ciudadanía.
  • ADMINISTRACIÓN FÁCIL: Digitalización accesible en organizaciones menos burocráticas, más transversales y con trabajo en equipo.
  • ADMINISTRACIÓN HUMANA: Capacidad para afrontar el cambio junto a las personas, con pasión por lo público y atrayendo nuevo talento.

Los proyectos de gestión del conocimiento en las Administraciones Públicas habrán de dar respuesta a las nuevas, o no tan nuevas, demandas que nos hace la ciudadanía.

Para entender mejor la aplicación de la gestión del conocimiento hemos extraído algunos ejemplos de grandes empresas que han instaurado políticas de gestión del conocimiento en sus planes estratégicos:

Como ya hemos mencionado en la introducción de esta guía, la Junta de Andalucía se inicia de manera transversal en la disciplina de la Gestión del Conocimiento en el 2017 con el lanzamiento de proyectos de Gestión del Conocimiento que tienen el propósito de dar respuesta  a una serie de retos y problemas que afronta la Administración. Este es el sentido de la Gestión del Conocimiento, ha de tener una finalidad, un “para qué”, no se habla de la gestión del conocimiento en abstracto. Entendemos que la gestión del conocimiento está enmarcada en un contexto, con una población determinada y con unas metas concretas.

En el caso de los problemas que debe afrontar la Junta de Andalucía en la próxima década y que son susceptibles de ser atendidos desde la Gestión del Conocimiento nos encontramos:

  • Concursos de traslado. Movimientos masivos de personas en la organización.
  • Jubilaciones. Pérdida de conocimiento de la organización.
  • Nuevas incorporaciones. Transmitir valores de lo público e importar nuevas formas de hacer.
  • Falta de comunicación. Necesidad de un enfoque funcional hacia la cultura del compartir.
  • Duplicidad del trabajo. ¿Alguien ha hecho anteriormente lo que yo empiezo ahora?
  • El problema del “No sé ———–”¿Alguien sabe?”. Localizar el conocimiento y quién lo tiene.

 

No obstante, además de estas temáticas transversales que afectan a toda la Administración de la Junta de Andalucía, con toda seguridad estaremos en cada una de las instituciones o unidades a las que pertenecemos ante desafíos, retos y problemas que puedan ser, asimismo, afrontados desde el ámbito de la gestión del conocimiento. Pero eso lo abordaremos en el siguiente punto de esta guía. ¿Sabes ya qué reto te gustaría afrontar en tu contexto laboral?

Innovación

Existe una estrecha relación entre la gestión del conocimiento y la innovación. Vivimos un momento de revisión de la cultura corporativa, de reflexión sobre el sentido y papel de la Administración Pública en su relación con la ciudadanía, en la imperiosa necesidad de utilizar los recursos disponibles de manera eficiente, de ser transparentes en la gestión, etc., y parece que el desarrollo de la cultura de la innovación y de la gestión del conocimiento pueden ser claves para el cambio que el sector público y la ciudadanía vienen demandando.

En este sentido, tanto los proyectos de innovación como los proyectos de gestión del conocimiento tienen en común la voluntariedad, la propiedad y la autogestión. Las personas que forman parte de este tipo de proyectos lo hacen de manera voluntaria motivados por un una necesidad de cambio del que se sienten responsables; al tratarse de un compromiso personal determinado por aportar una solución a un problema, reto u objetivo, provoca que se sienta la propiedad sobre el mismo, haciéndolo propio; pero no es una propiedad individual, ya que en los proyectos se incorporan a distintas personas con, asimismo, distintos perfiles, que son las que deciden cuál va a ser el camino a recorrer y cómo van a hacerlo, generándose así, un modelo de autogestión. Estos modelos de autogestión en los que las organizaciones se están transformando favorecen el sentido de propiedad de las personas sobre su trabajo, lo cual revierte de manera directa en un aumento del compromiso y la productividad.

La sociedad líquida en la que nos movemos en la actualidad requiere de una Administración que sea innovadora de manera permanente, una cultura de la innovación que desarrolle el hábito de imaginar formas diferentes de hacer las cosas, que busque la mejora en los resultados y deje atrás ese argumento lapidario que solo nos lleva al más absoluto inmovilismo de: “es que siempre se ha hecho así”, para buscar de forma continua la mejora en los procesos, los servicios, o las relaciones.