Punto 2. ¿Tienes un proyecto de gestión del conocimiento o quieres formar parte de uno?

Ante un contexto complejo y cambiante como el que atravesamos, se necesita mucho más conocimiento para diseñar procesos y servicios que hagan un uso inteligente de las TIC, que permita establecer nuevas formas de comunicación y relación con la ciudadanía a la que se ofrezca respuestas efectivas a sus principales preocupaciones, que transforme el sector público haciéndolo menos burocrático, más accesible y transversal. Debemos aspirar a la mejor Junta de Andalucía posible y eso sólo está en manos de las personas que la formamos.

Tu capacidad, tus habilidades, el conocimiento que albergas…todo ello constituye el capital más valioso que tiene la Junta de Andalucía. Ese capital intelectual que reside en cada uno de nosotros como miembros de la organización es irreemplazable y posee un enorme potencial para generar ese valor, pero ello dependerá del nivel de eficacia con el que seamos capaces de compartirlo con las personas que lo necesitan en un determinado momento para que puedan hacer mejor sus tareas y ofrecer un servicio público de más calidad.

¿Qué problema quieres solucionar? ¿Qué práctica quieres mejorar?

Piensa en las tareas, prácticas y procesos de tu jornada de trabajo, ¿alguna vez te has cuestionado la forma en que se llevan a cabo? ¿alguna vez has ideado, aunque sólo sea en tu imaginación, otro modo realizarlas con objeto de alcanzar mayores cotas de eficacia y eficiencia? ¿alguna vez te has preguntado si eso en lo que estás pensando alguien lo hizo antes? ¿cómo le fue? ¿qué falló y por qué? y no menos importante, ¿dónde puedo encontrar toda esa información?

Estas preguntas evidencian la necesidad que tiene la Junta de Andalucía, como organización, de adquirir, registrar, sistematizar y organizar la información para que esté disponible y pueda servir a las personas que lo necesiten en cada momento y así explotar todo su conocimiento de forma colectiva.

Una ardua tarea que recae no sólo en sus dirigentes, quienes deben hacer el esfuerzo para crear un clima favorable y de confianza que promueva la compartición y la colaboración, así como asumir con valentía la responsabilidad de disponer los medios necesarios para conseguirlo. También recae en todas las personas empleadas públicas, que nos enfrentamos al reto de modificar nuestra conducta y romper la tendencia de acaparar y monopolizar el conocimiento, de abandonar nuestro individualismo para conformar equipos que nos permitan tejer redes que nos proporcionen el sustento para ayudarnos mutuamente, para aprender unos de otros, sorteando para ello la rígida estructura jerarquizada y rompiendo el status quo establecido que nos aletarga y nos disuade de impulsar, dentro de nuestro ámbito de actuación, mejoras en el servicio público.

¿En qué va a consistir tu proyecto?

Si has llegado hasta esta página de la Guía es posible que tengas interés en poner en marcha alguna acción encaminada a transformar, modernizar o hacer más eficiente algún proceso en el entorno de las Administraciones públicas. Puede que te sorprenda saber que los individuos tenemos una necesidad innata de aprender y esta necesidad se acrecienta cuanto más cualificados somos.

Nos resulta verdaderamente motivador enfrentarnos con carácter voluntario a retos que nos permiten interactuar y colaborar con otros profesionales experimentados, especialmente si esa acción colectiva tiene un impacto significativo tanto en la organización (rendimiento) como en nosotros mismos (desarrollo personal).

Quizá ya tengas una idea en tu cabeza pero no sabes por dónde empezar. Todos tenemos a diario cientos de ideas, pero sólo la acción le dará valor a las mismas, por eso es imprescindible trabajar en ella y darle forma hasta convertirla en un proyecto, para lo cual no existe una única receta. Lo que funciona en unos casos no tiene por qué funcionar en otros. Tendrás que recorrer tu propio camino, no exento de riesgos, y adaptarlo a tus circunstancias particulares, a las personas que forman tu equipo, a tu entorno, a tus procesos, a los recursos de los que dispones…

Lo que sí podemos ofrecerte son las enseñanzas de los dos años de experiencia del Programa de Embajadores del Conocimiento puesto en marcha por el Instituto Andaluz de Administración Pública en el 2017. Unas enseñanzas fruto del trabajo desarrollado por todos los Embajadores y Embajadoras en proyectos de diversa naturaleza que quizá te puedan servir para pilotar tu propio proyecto:

  • necesitarás una buena dosis de entusiasmo, motivación, creatividad y ausencia de miedos;
  • deberás abrir la mente y madurar tu idea, hacer el esfuerzo de identificar el valor real que tiene la misma para las personas a las que pretender servir y preguntarte si cubre alguna necesidad real que aún no se haya satisfecho. Es posible que alguien ya esté haciendo lo que tú pretendes hacer y, si lo hace, hay que encontrarle, reparar en cómo lo está haciendo y cómo se puede mejorar o adaptar a tu realidad;
  • rodéate de personas comprometidas, aventureras, convencidas de querer llegar a donde tú quieres llegar y dispuestas a sumar para construir en equipo e impulsar el cambio buscado;
  • diseña un detallado Plan de Acción que te permita entender cuál es el camino a recorrer para alcanzar el objetivo propuesto, los recursos disponibles y necesarios, los posibles obstáculos o palancas de apoyo que encontrarás así como el tiempo que dispondrás para recorrer cada palmo del mismo.
  • de nada sirve un Plan de Acción que no acabe en ejecución. Este es el momento en el que hay que remangarse.
  • ten presente la importancia de llevar a cabo un adecuado seguimiento y control del trabajo, te permitirá comprobar que se está cumpliendo con la planificación y que se están alcanzando las expectativas de calidad así como detectar los problemas que surjan para responder de manera rápida y eficiente a los mismos.

¿Qué herramientas tecnológicas puedes utilizar? 

Es innegable el beneficio que nos puede aportar el uso de las distintas aplicaciones y herramientas tecnológicas para el desarrollo de cualquier tipo de proyecto y qué duda cabe que nos pueden servir de ayuda en los proyectos de gestión del conocimiento. Nos permiten tener acceso y contacto con personas ubicadas en distinto lugar, con las que podemos compartir ideas, intercambiar información o documentación y construir juntos nuevos productos. Permiten además un desempeño no condicionado a un espacio físico y un tiempo concretos, siendo este aspecto una gran ventaja dado que facilitan a cada persona que participa en el proyecto hacerlo desde la flexibilidad y la adecuación a los propios tiempos y ritmos personales y profesionales… 

Veamos qué nos dice este informe de la Sociedad Digital en 2018 realizado por la Fundación Telefónica:

 

Teniendo en cuenta que desde la Red de Gestión del Conocimiento de la Junta de Andalucía se entiende que la GC debe, necesariamente, hacer un uso intensivo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) dedicamos una apartado de esta guía a las mismas, compartiendo la perspectiva de que las herramientas tecnológicas son un medio para resolver problemas y no un fin en sí mismas.

Sería ideal que desde una única plataforma o espacio virtual tuviésemos acceso a todas las funcionalidades que podamos necesitar: videoconferencias, repositorio de contenidos, foros de discusión, etc. En este sentido, y siendo conscientes de las limitaciones que aún presenta, nos parece interesante realizar una apuesta por el uso de la Red Profesional, ya hubo un grupo dedicado a testear y proponer mejoras en esta herramienta en la edición del programa 2017-18, dado que es la herramienta corporativa que la Junta de Andalucía pone a disposición de todas las personas empleadas públicas. Como cualquier otra herramienta de código libre será a través de su utilización la forma de promover su mejora. 

Para facilitarnos el acceso a la misma e iniciarnos en su uso productivo puedes realizar el curso de Formación Abierta del IAAP: Red Profesional. Red Social Corporativa de la Junta de Andalucía, accediendo desde: https://moodle.iaap.junta-andalucia.es/formacionabierta/ con tu propia dirección y clave de acceso a la red corporativa.

Junto a la Red Profesional Corporativa, existen un conjunto de herramientas que se conocen como herramientas de productividad que pretenden facilitar la organización de tareas, de contactos, relaciones, etc. 

No obstante, también existen otras aplicaciones que nos pueden servir para implementar un proyecto de gestión del conocimiento y aquí haremos un breve acercamiento a las mismas para que puedas elegir la que mejor se adecúe a las características del proyecto y a las personas que lo desarrollan. Te las vamos a presentar en función de los usos que les podemos dar, aunque debes tener en cuenta que ésto es solo una selección y que existen muchas otras. Te animamos a que compartas tu propia propuesta.