{"id":944,"date":"2019-05-21T09:42:11","date_gmt":"2019-05-21T09:42:11","guid":{"rendered":"https:\/\/ws168.juntadeandalucia.es\/iaap\/gestiondelconocimiento\/?page_id=944"},"modified":"2020-05-28T17:48:24","modified_gmt":"2020-05-28T17:48:24","slug":"punto-5-dificultades-habituales","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/ws168.juntadeandalucia.es\/iaap\/gestiondelconocimiento\/guia-abierta\/punto-5-dificultades-habituales\/","title":{"rendered":"Punto 5. Dificultades habituales"},"content":{"rendered":"\t\t
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Motivaci\u00f3n y compromiso<\/strong><\/span><\/p>

Como ya hemos dejado entrever en el punto anterior, uno de los principales retos que tendr\u00e1s que afrontar si te embarcas en un proyecto de Gesti\u00f3n del Conocimiento es mantener a qui\u00e9nes participan en ellos \u201cenganchad@s\u201d desde el principio hasta el final. Si buscas qu\u00e9 significa motivaci\u00f3n en la RAE encontrar\u00e1s que la define como el \u201cconjunto de factores internos o externos que determinan en parte las acciones de una persona\u201d<\/strong>, y aqu\u00ed podr\u00edamos hacernos la pregunta: \u00bfqu\u00e9 es lo que mantiene a una persona empleada p\u00fablica involucrada en un proyecto de Gesti\u00f3n del Conocimiento? y, asimismo, cuestionarnos la situaci\u00f3n inversa: \u00bfpor qu\u00e9 se produce el abandono en los proyectos?<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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El personal de la Administraci\u00f3n que se embarca en proyectos de Gesti\u00f3n del Conocimiento suele hacerlo de forma voluntaria, tambi\u00e9n puede darse el caso, claro est\u00e1, de que una persona haya sido \u201cnominada\u201d para formar parte o liderar alguno, pero generalmente, al no estar presente la Gesti\u00f3n del Conocimiento en la estructura y din\u00e1mica organizativa de las distintas unidades y servicios, lo m\u00e1s habitual es que se realice por decisi\u00f3n propia. Y aqu\u00ed entramos en la parte dif\u00edcil: mantener esa motivaci\u00f3n y el compromiso hasta el final del proyecto.<\/span><\/p>

\u00a0<\/p>

A partir de la experiencia descrita por compa\u00f1eros y compa\u00f1eras que han participado en ellos se infiere que los principales factores que han contribuido a la continuidad en los proyectos, a pesar de las muchas dificultades surgidas, han sido principalmente: las relaciones personales establecidas, el contacto y colaboraci\u00f3n con otr@s compa\u00f1er@s, el sentimiento de pertenencia y contribuci\u00f3n con su propio granito de arena al cambio necesario, la oportunidad de experimentar un nuevo modelo organizacional: d\u00f3nde tiene m\u00e1s cabida el elemento creativo, la horizontalidad de los procesos y relaciones y la interdisciplinariedad de los perfiles profesionales, el hecho de ver materializados los productos finales de cada uno de los proyectos desarrollados y un alto grado de compromiso personal consigo mismos, con el proyecto, y en \u00faltima instancia con la organizaci\u00f3n. En este sentido, algunos aspectos que pueden ser significativos para el \u201c\u00e9xito\u201d de los proyectos y los equipos son las relaciones personales que se van generando entre los miembros del equipo, la necesaria confianza de cada uno de los participantes con respecto al trabajo realizado por el resto, el hecho de sentirse parte esencial, o al menos relevante, en el desarrollo del proyecto, el reconocimiento por el trabajo realizado, la apertura a las cr\u00edticas constructivas que nos puedan hacer que se interpreten no como una amenaza ni un ataque, sino como una oportunidad para aprender y mejorar.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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\u00bfPero qu\u00e9 pasa si alguien deja el proyecto?<\/strong><\/span><\/p>

Cuando en el seno de los equipos y grupos hay personas que se retiran, se produce una situaci\u00f3n de \u201cdescoloque\u201d o \u201cdesconcierto\u201d que es necesario saber gestionar adecuadamente para que no suponga el abandono del proyecto por parte del resto del equipo.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Este aspecto que lo hemos considerado como una dificultad que te puedes encontrar a la hora de llevar a cabo un proyecto de gesti\u00f3n del conocimiento tiene, a su vez, una connotaci\u00f3n positiva y es el necesario aprendizaje que hemos de desarrollar para adaptarnos a entornos y situaciones extremadamente cambiantes. Si eso sucede en tu equipo, es mejor no dramatizar, ser respetuoso con la decisi\u00f3n de quien decide abandonar y buscar de forma \u00e1gil y r\u00e1pida soluciones creativas y nuevas alternativas que contribuyan al mejor funcionamiento del grupo y la consecuci\u00f3n de los objetivos.<\/p>

Puede que sea necesario volver a replantear objetivos, re-asignar roles, redistribuir tareas, plantear la inclusi\u00f3n de una nueva persona, cambiar el producto final o los entregables intermedios, etc., en aras de que el equipo se recomponga y siga avanzando en el desarrollo del proyecto de forma coherente a su nueva composici\u00f3n y realidad.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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\u00bfY si hay una nueva incorporaci\u00f3n en el proyecto?<\/strong><\/span><\/p>

Tambi\u00e9n se puede dar la situaci\u00f3n contraria: en lugar de personas que abandonen el proyecto, te puedes encontrar con personas que se incorporan una vez el equipo est\u00e1 creado y el proyecto en desarrollo.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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En estos casos, tambi\u00e9n ser\u00e1 necesario un periodo de readaptaci\u00f3n del grupo, habr\u00e1 que saber transmitir cu\u00e1les son los objetivos que se persiguen y los entregables que se quieren conseguir as\u00ed como volver a abordar los mecanismos de coordinaci\u00f3n, las herramientas utilizadas o la organizaci\u00f3n de las tareas, por ejemplo, para facilitar la m\u00e1xima comprensi\u00f3n e integraci\u00f3n de la persona que se incorpora, haciendo los reajustes que sean necesarios. Ten en cuenta que es importante ser capaces, a nivel de equipo, de recoger la visi\u00f3n, las propuestas y las ideas de la misma, teniendo en cuenta que su perspectiva, que puede estar m\u00e1s alejada del foco inicial y compartido por el resto, puede aportar una imagen menos sesgada y m\u00e1s neutral que sin duda va a enriquecer el proyecto.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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La importancia del compromiso<\/strong><\/span><\/p>

Con relaci\u00f3n al compromiso o a la falta de compromiso de aquellas personas que en su d\u00eda dijeron su s\u00ed a todo, pero cuya participaci\u00f3n luego se va diluyendo o se acaba suprimiendo y que, como hemos visto anteriormente, ocasionan verdaderos trastornos en los proyectos, puede ayudar el hecho que desde el principio los compromisos que suscribe cada persona participante quede por escrito reflejados en el Canvas del Proyecto, lo cual ayuda a poner de manifiesto a qu\u00e9 nos hemos comprometido cada uno de nosotr@s y nos \u201cobliga\u201d a cumplirlos.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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El <\/span>Modelo CANVAS<\/b>, trata de hacer que el proceso de desarrollo de un proyecto contemple todos los elementos clave que se han de tener en cuenta permitiendo su visualizaci\u00f3n de forma integrada en un gr\u00e1fico. Para ello, el modelo se divide en distintas secciones b\u00e1sicas que reflejan la l\u00f3gica que seguir\u00e1 el desarrollo del proyecto poniendo el foco en aspectos clave como son los objetivos, las personas que componen el equipo, las responsabilidades que asumir\u00e1 cada una de ellas, el producto que se quiere conseguir, los entregables intermedios en los que se va a materializar, los recursos y herramientas necesarios, los tiempos de desarrollo, la forma en la que se va a organizar el equipo, etc. que ser\u00e1n el inicio y la base en la que se ir\u00e1 sustentando el proyecto. Los miembros del equipo han de ir configurando de manera colaborativa en un lienzo o tabl\u00f3n estos aspectos que se abordan de forma diferenciada en cada una de las secciones en las que se componga. Te mostramos a continuaci\u00f3n el Canvas que utiliz\u00f3 el IAAP en el lanzamiento de proyectos en la edici\u00f3n 2018-19.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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A este respecto, nos parece importante se\u00f1alar que cuando nos comprometemos con nuestros compa\u00f1eros, con la organizaci\u00f3n y con nosotr@s mism@s a desarrollar un proyecto de gesti\u00f3n del conocimiento hemos de ser conscientes que es necesario asumir la responsabilidad que con ese compromiso adquirimos.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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C\u00f3mo combatir el \u201cefecto gaseosa\u201d<\/strong><\/span><\/p>

Como ya hemos comentado, gran parte de la motivaci\u00f3n y la adherencia con un proyecto lo marca la buena conexi\u00f3n y sinton\u00eda con las dem\u00e1s personas del equipo. En este sentido, suele ocurrir que tras los encuentros presenciales, el contacto f\u00edsico, las sinergias y las buenas sensaciones que se experimentan y la recarga de energ\u00eda que estos encuentros nos provoca suele seguirle un periodo en el que progresivamente podemos perder algo de ilusi\u00f3n e ir desconect\u00e1ndonos poco a poco del proyecto. Una forma de contrarrestar este efecto es mantener ese contacto permanente, aunque no sea presencial e ir promoviendo momentos de encuentro<\/strong>, aunque sean virtuales y breves, pero continuos. Otro momento que puede generar m\u00e1s aislamiento es la etapa en la que el proyecto demanda m\u00e1s trabajo individual de cada uno de los miembros, por lo que seguir manteniendo espacios para el intercambiando ideas, propuestas y aspectos relativos al avance del proyecto nos puede ayudar a sentirnos \u201cconectad@s\u201d.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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La definici\u00f3n y concreci\u00f3n tanto de los objetivos como de los entregables<\/span><\/strong><\/p>

Uno los aspectos m\u00e1s importantes del desarrollo de proyectos de gesti\u00f3n del conocimiento, bueno en realidad en cualquier proyecto, es la claridad en la definici\u00f3n de los objetivos. Es fundamental que tengas muy claro qu\u00e9 quer\u00e9is conseguir y para qu\u00e9 y que sea compartido por todo el equipo. La falta de definici\u00f3n o concreci\u00f3n es algo que ralentiza el avance y hace que se pierda productividad en la ejecuci\u00f3n, por ello es muy importante que al principio se le dedique todo el tiempo que sea necesario para reflexionar sobre ellos<\/strong>, dialogar entre todos\/as e intercambiar las visiones y opiniones para llegar a un consenso de equipo. <\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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Lo mismo ocurre con respecto al entregable que vais a crear y que ser\u00e1, de alguna manera, el medio que os permita conseguir aquello que queremos. Ser\u00e1 necesario reflexionar y tomar muchas decisiones acerca de c\u00f3mo quer\u00e9is que sea, qu\u00e9 formato va a tener, con qu\u00e9 (herramientas, aplicaciones, materiales, etc.) lo vamos a hacer. Y es necesario que todo est\u00e9 muy bien descrito y comprendido por todas las personas del equipo. A veces creemos que lo que tenemos en nuestra cabeza y transmitimos es lo que los dem\u00e1s est\u00e1n entendiendo y suele no ser as\u00ed, por lo que la retroalimentaci\u00f3n ha de ser continua (feedback). Imaginemos un proyecto que pretende hacer \u201cuna gu\u00eda\u201d y entre los recursos que alguien propone utilizar se menciona una determinada herramienta o aplicaci\u00f3n, en ese momento hay que especificar muy bien en qu\u00e9 consiste dicha herramienta (requerimientos de uso, conocimientos necesarios, requisitos t\u00e9cnicos, resultados que ofrece, etc). Si por ejemplo, se propone utilizar \u201cInDesign\u201d para realizar la gu\u00eda, habr\u00eda que exponer\u00a0 que se trata<\/span> de una aplicaci\u00f3n para la composici\u00f3n digital de p\u00e1ginas, todos han de saber <\/span>que el resultado final de dicha composici\u00f3n ser\u00eda algo maquetado en formato papel y no en un formato de p\u00e1gina web como alguien podr\u00eda haberse imaginado. Y es que cuando hablamos de aplicaciones o herramientas hay que tener en cuenta que el nivel de conocimiento de las mismas no es universal, como si habl\u00e1ramos del concepto \u201cagua\u201d.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Dinamizaci\u00f3n del equipo<\/strong><\/span><\/p>

Las personas que participan en Proyectos de Gesti\u00f3n del Conocimiento han de desempe\u00f1ar un determinado rol, o se espera de ellas que lo desempe\u00f1en.<\/span><\/p>

En el programa \u201cEmbajadores\/as del Conocimiento\u201d en su edici\u00f3n 2018- 2019 ya se clarifican los roles de participaci\u00f3n, un rol para la persona \u201cEmbajador\/a del conocimiento\u201d y otro para quien es \u201cDinamizador\/ de un grupo de Trabajo\u201d:<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t

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  • Embajador\/a del Conocimiento.<\/strong> Su cometido es participar activamente en el desarrollo de las tareas del grupo en el que est\u00e1 colaborando. La participaci\u00f3n debe ser (pro)activa, coordinada con el resto de compa\u00f1eros\/as del grupo, y siguiendo las directrices acordadas con el\/la dinamizador\/a. Un\/a embajador\/a del conocimiento tambi\u00e9n traslada lo aprendido y experimentado a su puesto de trabajo y su entorno m\u00e1s cercano, a la vez que observa las demandas y retos existentes en la administraci\u00f3n p\u00fablica, con la nueva \u00f3ptica de trabajo que va adquiriendo en este programa.<\/span><\/li>
  • Dinamizador\/a de un Grupo de Trabajo.<\/strong> Su cometido es facilitar el cumplimiento de los compromisos acordados en el Momento KM 0, coordinando los trabajo del grupo, priorizando las tareas e interlocutando con el IAAP durante los per\u00edodos de trabajo on-line. Debe tener capacidades participativas, practicar la escucha activa y la empat\u00eda, a la vez que habilidades para la organizaci\u00f3n y direcci\u00f3n de trabajos<\/span>.<\/span><\/li><\/ul>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t
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    Cada grupo de gesti\u00f3n del conocimiento elige a la persona que desempe\u00f1ar\u00e1 las tareas de dinamizaci\u00f3n y se auto-organiza de la forma que considera m\u00e1s adecuada para lograr el cumplimiento de sus fines.\u00a0<\/span><\/p>

    A nosotros nos gusta m\u00e1s llamarnos \u201cequipo\u201d en lugar de \u201cgrupo\u201d. Nos hemos identificado mejor con este t\u00e9rmino por el \u00e9nfasis en la co-responsabilidad y sentido de pertenencia con respecto al proyecto y a los logros y objetivos alcanzados, siendo plenamente conscientes de que son los resultados del esfuerzo y del trabajo colectivo y colaborativo. El proyecto no es s\u00f3lo de uno\/a que tiene que tirar del resto para desarrollarlo sino que el proyecto es de TOD@S y se consigue con la contribuci\u00f3n de TOD@S, con independencia de que se puedan asumir o repartir determinadas tareas y adoptar distinto rol seg\u00fan sea necesario.\u00a0<\/span><\/p>

    Pensamos que la labor de la persona que dinamiza es muy importante para el buen funcionamiento de los proyectos pero no se deber\u00eda considerar que ha de recaer en esta persona, la responsabilidad exclusiva del \u00e9xito del proyecto. Esta funci\u00f3n de dinamizaci\u00f3n se puede realizar entre dos personas, se puede plantear una dinamizaci\u00f3n rotativa entre todos los miembros del equipo o de algunos de ellos, una dinamizaci\u00f3n realizada por un agente de apoyo externo,\u2026 ser\u00e1 una elecci\u00f3n de los propios equipos.<\/span><\/p>

    La tarea de dinamizaci\u00f3n de un equipo de estas caracter\u00edsticas conlleva una carga de trabajo a\u00f1adida y supone una mayor necesidad de implicaci\u00f3n y compromiso con el proyecto.\u00a0 <\/span><\/p>

    \u00bfQuieres conocer qu\u00e9 reflexiones se han realizado sobre la dinamizaci\u00f3n de proyectos? <\/strong><\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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