¿No sabes qué es un formato condicional? ¿Quieres sacar más partido a tu hoja de cálculo? ¿Te interesa destacar visualmente las celdas que cumplan determinadas condiciones? Si respondiste “sí” a alguna de esas preguntas, has llegado a la página apropiada.
Por José Francisco Martínez Jiménez, del Servicio de Gestión Contable. Intervención General de la Junta de Andalucía. Consejería de Hacienda, Industria y Energía.
Introducción
En una hoja de cálculo, ¿qué es el formato condicional de una celda o rango? Vayamos por partes:
- Formato: Conjunto de características técnicas y de presentación de una celda.
- Condicional: Que incluye y lleva consigo una condición o requisito.
El formato se refiere a la manera en que vemos el valor contenido en una celda. Ejemplo:
Las celdas A1 y B1 contienen el mismo valor 1000 pero B1 tiene establecido el formato moneda.
Cuando hablamos de formato condicional nos referimos a cómo se muestra una celda cuando se cumple, es decir, es verdadera, una determinada condición o requisito.
La opción de Formato Condicional la encontramos en el menú Formato. Y en este primer artículo nos centraremos en la opción “El valor de la celda es”.
Como vemos en la Imagen 2 el desplegable de las condiciones tiene varias opciones. Opciones que iremos viendo en próximos artículos.
Tenemos que recordar, independientemente de la opción elegida, que sólo se mostrará la celda con el formato especificado cuando la condición se cumpla.
Cuadro de diálogo Formato Condicional
(1) Número de orden de la condición. Las distintas condiciones se comprueban por este orden. Pinchando en el botón “Añadir” (6) podemos incorporar nuevas condiciones.
(2) Este desplegable nos indica el cómo se va a comparar, junto con (3) y (4).
(3) Aquí indicaremos el operador de comparación, que en esta versión de LibreOffice Calc 6.1.5 puede ser:
- Igual que
- Menor que
- Mayor que
- Menor que o igual a
- Mayor que o igual a
- Diferente de
- Entre
- No entre
- Duplicado
- No duplicado
- 10 elementos superiores
- 10 elementos inferiores
- 10 % de valores superiores
- 10 % de valores inferiores
- Sobre el promedio
- Inferior al promedio
- Superior o igual al promedio
- Inferior o igual al promedio
- Error
- Sin errores
- Comienza por
- Termina en
- Contiene
- No contiene
(4) El dato con el que comparar. Dependiendo del operador anterior podrá aparecer o no.
(5) Estilo de celda que se aplicará en el caso de que se cumpla la condición. Un estilo de celda nos permite elegir el tipo de letra, efectos tipográficos, alineación, bordes, color de fondo, etc. Por ahora usaremos algunos de los que trae Calc de forma predeterminada.
(6) Botón “Añadir” nuevas condiciones. Las condiciones se comprueban secuencialmente por este orden.
(7) Botón “Eliminar” condiciones. Las condiciones eliminadas dejan de comprobarse (obvio).
(8) Botón “Arriba”. Cambia el orden de comprobación. Pasa de después a antes.
(9) Botón “Abajo”. Igual que la anterior pero pasando de antes a después.
(10) Celda o rango en el que se va a aplicar el formato condicional. Puede modificarse según nuestras necesidades.
El valor de la celda es: Igual que
Como vemos en la Imagen 4 las celdas que tengan el valor “7” se verán con el estilo “Good” (fondo verde claro) y las que sean igual a “14” tendrán el estilo “Bad” (fondo rosa). Estos estilos vienen “de fábrica” con la versión 6.1.5 de LibreOffice. En este caso después de indicar la “Condición 1” se ha pinchado en “Añadir” para tener una “Condición 2”.
Los operadores Menor que, Mayor que, Menor que o igual a, Mayor que o igual a, Diferente de, Entre, No entre, trabajan de forma parecida a Igual que. En la Imagen 5 vemos el operador Entre con los valores “7” y “9” y el operador Menor que con el valor “3”.
El valor de la celda es: Duplicado / No Duplicado
Estas opciones nos permitirán visualizar aquellas celdas con valores repetidos (pueden ser duplicados, triplicados, …) o no. En la Imagen 6 vemos las celdas “no duplicadas” (no repetidas), es decir, los valores 6, 8, 9, 12,15 y 18 son únicos y no se repiten.
El valor de la celda es: 10 elementos superiores / 10 elementos inferiores
El número 10 debemos entenderlo como una variable, es decir, no se resaltarán los 10 valores no “texto” (numéricos) más altos o bajos, se resaltarán los X valores que le indiquemos. Eso sí, tienen que ser valores numéricos en sus distintos formatos (número estándar, porcentaje, moneda, científico, …), así como fechas y horas. En la Imagen 7 vemos resaltadas las 3 fechas más lejanas cronológicamente a todas las del rango seleccionado.
Si hubiéramos seleccionado “10 elementos inferiores” las fechas resaltadas serían 11/01/2019, 25/03/2019 y 30/03/2019.
El valor de la celda es: 10 % de valores superiores / 10 % de valores inferiores
Igual que el apartado anterior el número 10 debemos entenderlo como una variable. En este caso de resaltarán las celdas con los valores mayores/menores correspondientes al porcentaje de celdas especificado. En la Imagen 8 tenemos, en el rango A1:C18, 54 celdas; el 25% de 54 es 13 (sin decimales), entonces se resaltarán aquellas celdas cuyos valores sean los 13 mayores/menores.
El valor de la celda es: Sobre el promedio / Inferior al promedio / Superior o igual al promedio / Inferior o igual al promedio
Aquí se compara con la media aritmética de los valores de las celdas seleccionadas a las que se les aplica el formato condicional. En este caso, la media, que calcula automáticamente el programa, es 26,8518519. Luego se resaltarán todos las celdas con valores igual o superiores a esa media.
El valor de la celda es: Error / Sin errores
En este caso se resaltan las celdas que contienen errores o no. Los errores normalmente son aquellas fórmulas o funciones que Calc no puede calcular, bien porque hacen referencia a una celda que no existe (#¡REF!), o nos hemos equivocado al escribir una función (#¿NOMBRE?), o queremos efectuar una operación matemática con textos en lugar de números (#¡VALOR!), … Para ver una lista de todos los errores posibles visita la página Códigos de error en LibreOffice Calc.
El valor de la celda es: Comienza por / Termina en / Contiene / No contiene
Este formato condicional está previsto para trabajar con celdas que contienen textos. Hay que tener en cuenta que los “textos” deben escribirse entre comillas dobles.
Y, por último y no menos importante, para que el formato condicional funcione como se espera la opción de “Cálculo automático” debe estar activada.
Este artículo se ha escrito utilizando LibreOffice Writer, Calc e Impress 6.1.5 en su versión empresarial, antes llamada “estable”.
Saludos cordiales.
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