Ventanilla electrónica

En Séneca podemos encontrar el módulo "Ventanilla Electrónica" a través del cual nos podemos poner en contacto con la Delegación que nos corresponda, con otras delegaciones o con otros centros educativos.

Existe dentro de Séneca un manual completo que facilita el uso de este módulo, para acceder a él debemos de seguir la siguiente ruta:

Documentos que se pueden pedir > Manuales y Utilidades de Séneca > Manuales > Utilidades > Ventanilla electrónica

Crear y modificar una ventanilla electrónica

Para crear una ventanilla clicamos en la esquina superior derecha sobre el icono de "Nueva comunicación" tal y como podemos ver en la imagen.

En la siguiente pantalla completamos los datos del destinatario, asunto y texto, clicamos en “Aceptar” y adjuntamos la documentación correspondiente en su caso.

El siguiente paso es “Tramitar a pendiente de firma”, se generará el documento en “documentos solicitados” y lo enviaremos a la bandeja de firma al director/a, secretario/a...es decir, a quién le corresponda firmar ese documento, hasta aquí es nuestro trabajo. Podremos comprobar si el documento está la bandeja de firmas pendiente de ser firmado en la siguiente ruta: Módulo "Utilidades" > Bandeja de firmas > Enviados a firmar (Pendientes).

Una vez sea firmado por la persona correspondiente quedará en el estado “pendiente de recepción” y deberemos estar atentos al mismo. Cuando contesten a la ventanilla recibiremos una notificación en los “mensajes de entrada” y podremos ver la respuesta en “observaciones” clicando sobre la ventanilla “histórico de trámites”.

Si hemos cometido algún error o queremos añadir documentación y hemos enviado el documento a la bandeja de firma sin haberse llegado a firmar aún, podemos solucionarlo cambiando el estado de la ventanilla de “pendiente de firma” a “borrador”. Una vez consolidada la versión definitiva repetiremos el proceso y lo enviaremos a la bandeja de firma, a su vez debemos asegurarnos de eliminar la antigua ventanilla de la misma.

Principales estados de una ventanilla electrónica:

• Borrador: Podemos seguir modificando la ventanilla.
• Pendiente de firma: Cuando se ha tramitado a pendiente de firma y enviado a la bandeja de firma.
• Pendiente de recepción: La ventanilla ha sido firmada y envíada pero no se ha recibido en la unidad de destino.
• Recepcionada: Ha sido recibida en la unidad de destino y está pendiente de trámite.
• Reenviada por otro servicio: Cuando la unidad de destino no era la adecuada o se reenvía como parte del trámite.
• Tramitada: Ha sido resuelta, si hay alguna respuesta aparecerá en “observaciones”.
• Cerrada sin tramitar: La petición ha sido desestimada bien porque no corresponda, falte documentación o haya algún error. También debemos revisar las “observaciones”.

No podemos responder a la ventanilla, deberemos crear una nueva o contactar con el servicio para más información.

¿Cómo adjuntar por ventanilla electrónica documentación de Consigna?

1. En nuestro buscador habitual escribimos "Consigna Junta de Andalucía". Nos identificamos con el correo corporativo del centro (usuario y contraseña).

2. Si no tenemos el fichero deseado, lo subimos.

3. Hacemos clic en el fichero para entrar (por motivos de seguridad y protección de datos, no hemos puesto el enlace completo).

4. Copiamos el enlace y dicho enlace es el que incluimos en la ventanilla electrónica.

Mensajes

¿Cómo enviar mensajes desde el perfil Administración?

A través de la siguiente ruta: Mensaje de salida > Nuevo > Elegir alias de remitente, por ejemplo “Secretaría” > Buscar destinatarios. En el apartado "Buscar destinatarios" podemos seleccionar si nos dirigimos a padres o profesores. Si seleccionamos por ejemplo padres, el mensaje se enviará a todos los tutores legales de todos los alumnos (en ese caso hay que marcar la casilla destinatarios ocultos). Si queremos dirigirnos sólo a una persona o a los padres de una única unidad debemos usar el filtro. De este modo llega a Ipasen - comunicaciones.

Lista de destinatarios

1. Para obtener la lista de destinatarios, tenemos que ir a la “Lista de contactos” y pulsar sobre el icono Añadir (la hojita en blanco con un signo + en la esquina superior derecha).

2. En el desplegable seleccionaremos el ámbito del que queremos formar la lista de contactos nueva, cuando terminemos le damos a aceptar.

¿Cómo enviar Notificaciones a Ipasen? IMPORTANTE: Desde perfil Gestión de Ipasen

Para poder utilizar el perfil de "Gestión de Pasen" nos tiene que autorizar alguien del equipo directivo y desde ahí podemos enviar mensajes de la misma forma que con el perfil de "Administración" pero además podemos enviar notificaciones al Ipasen de los tutores o profesores a través de la siguiente ruta: Comunicaciones> Avisos Ipasen > Enviar notificaciones/Email.

Una vez aquí dentro debemos ir rellenando los campos que queremos utilizar y el modo de notificación.

Para que este mensaje llegue a los destinatarios seleccionados, deberán tener dirección de correo electrónico asignado, en caso de que no sea así, en ese mismo momento se le puede asignar uno. Al terminar de seleccionar los destinatarios, hacemos clic en el tic para que el mensaje salga. Si queremos comprobar los mensajes enviados lo podemos hacer en la pestaña “Bandeja de salida”. Desde aquí seleccionaremos el año, el modo de aviso, el tipo (todos, manual o automática), el remitente y fechas, pulsamos en refrescar y nos dará un listado con los mensajes enviados. Dentro de cada uno podremos ver si el estado de salida del mensaje es correcto o no.