Registro electrónico

El registro electrónico de Séneca sirve para generar los asientos de entrada o salida que se realizan en el centro dejando la constancia de la fecha y numeración secuencial de entrada/salida.

Existe dentro de Séneca un manual completo que facilita el uso de este módulo, para acceder a él debemos de seguir la siguiente ruta:

Documentos que se pueden pedir > Manuales y Utilidades de Séneca > Manuales > Utilidades > Registro electrónico entrada-salida.

Tanto en el libro de entrada como en el de salida cuando se inicia un año académico se deben configurar ambos libros y ponerlos a 1. Se realiza desde la siguiente ruta: Comunicaciones > Registro Electrónico > Configuración > Año que se inicia > Libro entrada: 1 / Libro salida: 1. Por último, hacer clic en el TIC para aceptar cambios.

LIBRO DE ENTRADA

Crear un asiento

En el libro de entrada crearemos los asientos de la documentación recibida en el centro: Anexos IX, instancias, bajas de matrícula, permisos, solicitudes erasmus, proyectos…

Para ello solo hay que clicar en el icono de la esquina superior derecha “Nuevo”. El siguiente paso será completar la información acerca del modo de recepción, extracto, observaciones en su caso, y remitente, este puede ser una persona física o si se trata de alumnado, algún centro o unidad administrativa podremos añadirlo automáticamente según los datos de búsqueda.

Una vez completada la información pulsamos el icono de “Aceptar”. De este modo nos permite adjuntar el archivo que necesitemos pulsando en el icono con forma de clip “Adjuntar documentación”. Finalizado todo el proceso se generará el asiento con el número de registro y se grabará el sello informatizado en todas las páginas del documento adjunto.

Comunicaciones y peticiones

Además de estar atentos al correo es importante revisar el libro de entrada, podemos recibir solicitudes a través de la secretaría virtual, en el extracto aparecerá “Presentación Electrónica General en Centros Educativos”.

Igualmente recibiremos por esta vía comunicaciones administrativas como las resoluciones de escolarización, instrucciones, avisos de la recogida de títulos…

¿Cómo se realiza una presentación por la Secretaría Virtual?

1. Accedemos a la Secretaría Virtual de la Consejería de Desarrollo Educativo y Formación Profesional
2. Vaya a Solicitudes.
3. Y luego al apartado de Trámites Generales.
4. Haga clic en Presentación Electrónica General en Centros Educativos.
5. Selecciona el método de identificación que desee y siga las instrucciones que le indican, debe cumplimentar los datos personales requeridos.
6. En el apartado de Datos solicitud, haga clic en la lupa para buscar el centro que desee.
7. Cumplimente los siguientes apartados según el trámite que vaya a realizar. Si anteriormente se le ha informado desde el centro que para su trámite debe aportar alguna documentación, siga las instrucciones siguientes. En caso contrario vaya al punto número 10.
8. Si debe añadir alguna documentación, debe hacerlo en el apartado Adjuntar documentación. En el desplegable, seleccione el tipo de documentación: “Otra documentación” y en “Indique los motivos subida de otros documentos”, escriba de qué documento se trata.
9. Seguidamente haga clic en Añadir fichero y busque en su ordenador el archivo que quiere adjuntar.
10. Debe continuar las instrucciones de la plataforma. Según la forma en la que se haya identificado le dará una serie de indicaciones a seguir para firmar la solicitud.

No olvide descargar la solicitud para tener un justificante de su presentación.

Localizar un asiento

Cuando necesitemos localizar un asiento concreto podemos utilizar la herramienta “Filtrar y ordenar la tabla”. Esta nos permitirá buscar por campos más específicos que los que nos ofrece la pantalla principal:

LIBRO DE SALIDA

En el libro de salida quedarán registradas automáticamente las ventanillas electrónicas emitidas y otros documentos como las comunicaciones de absentismo, certificados, resoluciones, oficios… El procedimiento para crear asientos en el libro de salida es el mismo que el del libro de entrada. Podemos crearlo desde cero o “enviar al libro de salida” el documento ya firmado desde UTILIDADES/BANDEJA DE FIRMAS y también de aquellos “Documentos solicitados” y completar los datos en libro. Al igual que en el libro de entrada se generará el número de registro y se incluirá el sello en todas las páginas del documento adjunto.

REGISTROS AUXILIARES

Hay procesos o momentos en los que las tareas administrativas impiden el registro directo de los asientos para obtener el número de registro que debe asociarse, por ejemplo durante el periodo de Escolarización. Para ello, se establecen los Registros auxiliares, que permiten gestionar un número de registro propio por año natural de forma externa al sistema para que, posteriormente, pueda ser importado e incluido en el libro general correspondiente. Estos asientos contarán con dos números de registros identificativos, el del libro de entrada o de salida (según el caso) y el que se le asigne dentro del registro auxiliar. Están pensados para procesos en los que se recibe mucha documentación y no hay tiempo para dar registro individual a cada solicitud. Por ejemplo, las solicitudes de admisión o matriculación, en las que lo único que cambia es la fecha de entrega y el nombre del alumno; o también para agrupar las solicitudes de un mismo procedimiento en el libro de entrada/salida. El registro auxiliar de Séneca permite que todos esos documentos que entran al centro se guarden como registros auxiliares y que se guarde un sólo asiento que contiene todos los registros auxiliares.

Hay dos formas de utilizar el registro auxiliar:

• De forma manual: podemos usarlo para aquellas solicitudes cuyo plazo de presentación tiene mayor duración y llegan de a poco, lo que permite hacer el registro y escanear la documentación de forma individual, y de esta manera tener luego todas las solicitudes de un mismo procedimiento agrupadas. Sería para: anulaciones de matrículas, devoluciones de tasas, Erasmus +, solicitud de títulos, traslados de expediente, etc.
• De forma “automática”: que graba todas las solicitudes a la vez utilizando un archivo .CSV. Primero se crea una hoja de cálculo (Excel, Calc..), indicando fecha de entrega y nombre del alumno y se guarda en formato .CSV con separación por “;” y una vez relleno este archivo se importa al registro auxiliar de entrada o salida, según corresponda. Escaneamos toda la documentación presentada en papel, por orden pero de forma global y lo adjuntamos al primer asiento, o hacemos un asiento “000” que solo tendrá archivo adjunto.

Lo usaríamos para esos procedimientos donde se recibe documentación de forma masiva: admisiones, matriculaciones, etc.

¡Ojo! Los datos de los registros auxiliares deben ser trasladados al registro electrónico (libro de entrada/salida) antes de finalizar el año natural.

Crear un registro auxiliar

Ruta: Comunicaciones > Registros Auxiliares > Gestión de registros auxiliares. En este apartado creamos el Código y la Descripción del procedimiento en cuestión (admisión, matriculación, etc). Solo se crea uno por procedimiento. Luego cuando se cargan los datos, tanto de forma manual como automática se elige si es para el libro de entrada/salida y el año, que debe ser el año en curso.

Realizar los asientos del registro auxiliar de forma “manual”

Vamos a: Comunicaciones > Registros Auxiliares > Gestión de registros auxiliares. Seleccionamos el procedimiento del que se trate y si es libro de entrada o salida, hacemos clic en “nuevo” (arriba a la derecha) y hacemos el asiento igual que en el libro de entrada/salida e incluso podemos adjuntar documentación (solicitud que corresponda).

Tutorial de Youtube

https://www.youtube.com/watch?v=005SeOLbOow

• Resumen del vídeo – Registro auxiliar “Automático”:

   1.º. En la ruta Comunicaciones – Registros auxiliares – Gestión de registros auxiliares: crear Código y descripción 
   2.º. Tener el documento con los registros que queremos hacer en formato .CSV
   3.º. Desde la ruta  Comunicaciones – Registros auxiliares – Gestión de registros auxiliares – elegimos el Código y le damos a importar para cargar el archivo. Aquí nos dará avisos de posibles errores.
   4.º. Adjuntamos documentación: preferible escanear toda la documentación en un único documento y anexarlo al primer asiento o hacer un registro “00” que sea solo para la documentación.
   5.º. Asentar en el libro de entrada/salida. Una vez realizado este paso no se puede borrar el asiento. Este pasa a ser una anotación en el libro de entrada, y cuando quieres consultar algo te deriva al registro auxiliar.

A tener en cuenta para evitar futuros errores en la importación de los datos:

* Revisar los códigos de clases de documentos y procedencia/destinos: ruta Comunicaciones-Catálogos.
* Distingue mayúsculas, minúsculas y tildes.
* Formato del documento a importar y su separación por punto y coma (;).
* La fecha debe tener formato: dd/mm/aaaa.
* Registro: poner número según orden de entrada.
* Procedencia: tenemos que ponerlo igual que lo que aparece en el apartado Procedencia/Destinos, ruta: Comunicaciones-Catálogos
* Remitente: apellidos y nombre del alumno o familiar.
* Clase: tenemos que poner el código igual que lo que aparece en el apartado Clase de documentos, ruta: Comunicaciones-Catálogos,
* Extracto: debe estar relleno obligatoriamente, es una breve descripción, ejemplo: “Solicitud de admisión de mayo”. En el caso de las admisiones de mayo, que tenemos junto a las de CAPE del 1º Cuatrimestre. En este apartado podríamos indicarlo.
* Observaciones: lo que sea necesario.

Guardamos el documento y cuando vayamos a realizar el asiento en el registro auxiliar, en Calc, vamos a: Archivo-Guardar como y en la ventana emergente, debajo de donde ponemos el nombre al archivo, vamos a “Tipo – Texto CSV”.

Clicamos en “Guardar” y en la siguiente ventana pulsamos en “Usar formato Texto CSV”.