Certificados
Aclaración: Todos los certificados que están en Séneca se obtienen en Documentos que se pueden pedir. Y, una vez realizados, dichos certificados se encuentran en Documentos solicitados. Todos los certificados académicos deben ir firmados, preferiblemente con rúbrica digital, por secretario/a y director/a. En algunos centros, no atienden las peticiones de certificados que se realizan por teléfono (no podemos saber si realmente es quien dice ser) y remiten a los solicitantes para que hagan su petición y el año en el que acabó sus estudios por mail adjuntando una foto por ambas caras de su DNI, por protección de datos. También se puede hacer dicha solicitud a través de Acceso a Presentación Electrónica General en Centros Educativos de la Secretaría Virtual:
https://www.juntadeandalucia.es/educacion/secretariavirtual/solicitudes/
Solicitud de certificado a través de la S.V. pantallazo a pantallazo
La petición, la recibiremos por el libro de registro de entrada de la plataforma Séneca.
Una vez aclarados los medios oficiales por los que pueden solicitarnos los certificados, detallaremos los certificados más comunes que el alumnado nos suele pedir:
- Certificados de matrículas:
Importante: Los certificados de matrículas sólo estarán disponibles cuando la Jefatura de estudios asigne un grupo al alumnado. Si no aparece, hacerle un Certificado en un rango de cursos académicos (explicado más adelante). El certificado de matrícula estará seguro cuando empiece el curso. Escribir en el cuadro de búsqueda de Documentos que se pueden pedir: matrícula. Le damos a la opción certificado de matrícula. Elegimos: Año académico Curso Señalar el cuadradito de En todo el alumnado matriculado. Refrescar. Aparecen dos columnas: Alumnado candidato y alumnado seleccionado. Escoges al alumnado que ha solicitado el certificado. Tic de aceptar. Certificado de asistencia: ¿Añadir el texto: Y asiste con regularidad? (Opcional, para decidirlo, antes hay que sacar un informe de faltas de asistencia (explicado más adelante)). Añadir. Firmantes: Elegir: El secretario/a con el visto bueno del director/a.
Aceptar.
- Certificado de baja:
Este certificado de matrícula también sirve para justificar que el alumnado no está matriculado en nada. Si empieza el curso y anula la matrícula, se le hace un certificado de matrícula. En él, se refleja que estaba matriculado, pero que con tal fecha se dio de baja:
Si el alumnado que se dio de baja no aparece para hacerle un certificado de matrícula es que no tiene asignada la unidad. Hay que ir a Alumnado/Matriculación/Relación de matrículas/elegir curso/buscar al alumnado/clicar sobre su nombre y elegir la opción Detalle de la matrícula y en unidad, asignarle una cualquiera. Una vez asignada la unidad, ya se puede hacer el certificado de matrícula donde aparece la fecha de baja (por eso es importante no borrar la matrícula. Debe anularse). Cuando ya esté generado el certificado hay que desasignarle la unidad. No olvidarse de este último trámite.
- Certificaciones académicas de expediente del alumnado:
Para ESO y Bachillerato. Poner el centro que expide el certificado. Puede buscarse por DNI o por nombre y apellidos. Buscar. Abrir el cuadro de opciones y seleccionar al alumnado. Expediente: ESO, ESA, Bachillerato. Si ha terminado sus estudios, dejará que generes el expediente del alumnado con nota media obtenida. Tipo de nota media: Según el plan de estudios: LOE, LOMCE, etc. Un truco para saber a qué plan pertenece el alumnado es generar un certificado académico con nota media. Añadir y aceptar.
- Certificado de Matrícula de honor en Bachillerato:
Expediente académico de Bachillerato (firma digital). Seleccionar: Año Curso Alumnos candidatos Alumnos seleccionados Aceptar
En el Historial Académico para Bachillerato (Firma digital) (LOMCE), también aparece la opción para que el equipo directivo clique el cuadro de opción de Matrícula de Honor.
En la siguiente imagen, podemos observar que está marcada la opción matrícula de honor. Si hubiese obtenido el Premio Nacional o Extraordinario de Bachillerato, también estaría marcada su casilla correspondiente. Por lo que podemos concluir que el Expediente académico de Bachillerato también sirve para acreditar tales menciones:
- Certificaciones académicas del alumnado en un rango de cursos académicos:
Para el alumnado que no ha terminado sus estudios y para acreditar que está matriculado en el curso antes de que este empiece: Opción de señalar si el alumnado es actual o histórico. Se busca al alumnado en el desplegable (está por orden alfabético del primer apellido). Se rellenan los siguientes campos: Primer año académico a considerar. último año académico a considerar. Aceptar.
Como dijimos en el certificado de matrícula, este sólo estará disponible cuando el alumnado tenga asignado un grupo (más o menos, hasta principios del curso). Mientras tanto, podemos expedir un certificado de rango con el curso actual. Aparecerá que esa persona está matriculada. Veamos un ejemplo:
- Anexo XI: Certificación académica oficial para la obtención del título de formación profesional:
Certificado de notas de ciclos formativos. Cuando solicita el título, para acreditar que tiene conocimientos en dicho ciclo formativo, se presenta con el Modelo 046 de expedición de títulos, ejemplar para el interesado, un certificado de notas del mismo. Se hace mediante el Anexo XI. Si ha terminado sus estudios, el certificado se obtiene en el Anexo XI. Si no lo ha terminado, por rango. Seleccionar: Año Curso Alumnos candidatos Alumnos seleccionados Aceptar
- Certificado de buena conducta:
El alumnado nos puede pedir que le hagamos un certificado de buen comportamiento porque lo necesita como requisito para apuntarse a cualquier actividad.
- Anexo X: Certificación académica oficial de módulos profesionales para el traslado a otro centro:
También, habrá que mandar el expediente electrónico. Es recomendable sacar copia del expediente e informes académicos, imprimirlos y guardarlos un tiempo prudencial en la carpeta de dicho alumno. Después, pasaría al archivo de expedientes históricos. Ejemplo:
Sobre el alumnado de ESO y Bachillerato que viene de otra Comunidad Autónoma, tenemos que ponernos en contacto con el centro de origen para que nos mande el expediente académico y, si viene en el segundo o tercer trimestre, necesitamos solicitar las calificaciones que lleva dicho alumnado hasta la fecha del curso en el que estamos inmersos.
Si es nuestro alumnado el que se va a otro centro, le sacamos un expediente electrónico de su expediente y un certificado por rangos y se lo mandamos al centro de destino cuando nos lo pida. Hasta entonces, una vez pasado por la bandeja de firmas de director/a y secretario/a, lo guardamos en una carpeta con su nombre en nuestro PC.
- Informe personal por traslado de E.S.O./Bachillerato (firma digital):
Está en Documentos que se pueden pedir. Pones traslado en el cuadro de búsqueda y eliges la opción (ESO/Bachillerato) que desees. Hemos hecho un ejemplo de cada uno. Es la misma ruta, pero hay que decantarse por una etapa educativa: ESO o Bachillerato.
ESO:
Una vez localizado el alumnado, seleccionamos al mismo y le damos a aceptar. Para la ESO, nos saldrá un informe como el siguiente:
Bachillerato:
Si necesitas certificar al alumnado de la ESPA, es el mismo procedimiento explicado justo antes.
- Certificado de matrícula con horas por módulo:
Hay que hacerlo a mano (en nuestro repositorio de documentos, encontrarás una plantilla). En la página web siguiente, puedes buscar el Ciclo Formativo del que se trata y poner las horas. Cada año del ciclo formativo del que se trate no puede superar las mil horas anuales:
Ejemplo:
- Certificado de nota media de un curso en concreto:
Este tipo de certificado sirve para acreditar la nota media de un curso. No ha terminado de completar sus estudios, pero se trata de alumnado que necesita saber qué nota media ha obtenido en un determinado curso (puede ser para pedir una beca, verbigracia). En alumnado > evaluación > calificaciones puedes ver la nota media de un curso en concreto.
Y luego en documentos que se pueden pedir sacas certificaciones académicas del alumnado en un rango de cursos, de sólo ese curso que quieres y en la casilla para que conste en: escribes un texto tipo quien proceda, que la nota media fue de 7.18, y para que surta los efectos oportunos. Hice una prueba y con ese texto sale bien.
- Certificado de PRL:
Documentos que se pueden pedir, poner en el cuadro de búsqueda: prevención. Aparece como resultado nuestra opción deseada: Certificado de acreditación del nivel básico en Prevención de Riesgos Laborales. Se selecciona el año académico, el curso (obtienen este certificado todos los ciclos LOE, superior o medio). En la columna alumnado candidato, seleccionamos a la persona interesada que nos pide dicho certificado y la pasamos a la columna Alumnado seleccionado. Una vez hecho este paso, le damos a aceptar y se nos genera el documento deseado en la carpeta Documentos solicitados. Nota: Este certificado lo obtiene el alumnado de ciclos formativos que ha aprobado Formación y Orientación Laboral (FOL).
- Certificado de título no recibido: (véase en el apartado de títulos. Poner enlace)
- Certificado de título por extravío: (véase en el apartado de títulos. Poner enlace)
- Anexo X: Certificación académica oficial de módulos profesionales de las Pruebas Obtención Título T/TS de FP:
Si en vuestro centro se celebran las pruebas libres para la obtención del título de técnico o técnico superior, conocidas como las POT, el alumnado pedirá un certificado de las notas de los módulos a los que se han presentado. En documentos que se pueden pedir, se pone en el cuadro de búsqueda anexo X. Cuidado. Hay dos anexos X. Es el Anexo X: Certificación académica oficial de módulos profesionales de las Pruebas Obtención Título T/TS de FP.
Una vez seleccionado el año académico y el curso, aparecerán en la columna: Solicitantes candidatos, todos los que se presentaron ese año a los exámenes. Buscamos a la persona que queremos y la pasamos a la columna "Solicitantes seleccionados" (en nuestro ejemplo, por protección de datos, hemos omitido nombres y apellidos). Aceptamos. Obtenemos un certificado como el siguiente:
- Anexo XV: Certificación académica oficial de módulos profesionales y unidades de competencia acreditadas de las Pruebas Obtención Título T/TS de FP:
Si el alumnado que se ha presentado a las POT solicita un certificado de competencias, hay que hacerlo mediante el anexo XV.
- Certificado de calificación de la prueba de acceso a CFGM/CFGS:
En Séneca, aparecen dichas acreditaciones a partir del año 2007. Si el alumnado pide un certificado anterior, tenéis que buscar las actas de pruebas libres del año en cuestión. Si los institutos tienen la Secretaría bien organizada, deberías encontrarlo en un archivador de Pruebas Libres, cuyas actas pueden encontrarse en fundas de plástico por años. Si el certificado que nos solicitan es a partir de dicho año, la acreditación se obtiene en la siguiente ruta: Documentos que se pueden pedir/se pone en el cuadro de búsqueda: acc y le das a Certificado de calificación de la prueba de acceso a CFGM/GS:
Al pinchar sobre la opción Certificado de calificación de la prueba de acceso CFGM/GS, observas una pantalla como esta:
En la imagen, en Año académico, empieza a haber registros desde el curso 2008/2009. Y termina con el último curso en el que se han celebrado dichas pruebas en tu centro. Se rellenan los datos (convocatoria) y se le da a aceptar. Verás una instantánea con la lista del alumnado que se inscribió para hacer las pruebas. Buscas a la persona interesada y la pasas a la columna de alumnos seleccionados. Si hay más interesados, puedes seleccionarlos del tirón. Los certificados son individuales.
Aceptamos y obtenemos un certificado como el siguiente:
Si tenemos que expedir certificados anteriores a 2007, podemos utilizar este modelo, plantilla que encontrarás en nuestro repositorio. Recuerdo que director/a y secretario/a deben firmarlo:
- Certificado de titulación de CFGS/CFGM pendiente de sesión de evaluación:
El alumnado de ciclos formativos que está cursando la FCT, a menudo solicita que le hagamos este certificado, pues la empresa en la que está de prácticas tiene intención de contratarlo y quiere asegurarse de que titula. Puede descargarte la plantilla de nuestro repositorio.
- Certificado B.U.P. y C.O.U.:
La normativa que regula la conversión numérica es la Resolución de 11 de abril de 2008:
https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2008-7236
Según dicha Resolución, el insuficiente equivale a 4; suficiente a 5,5; bien, a 6,5; notable, a 8 y sobresaliente, a 10. El certificado se hace a mano y, si ha terminado sus estudios, con expresión de nota media al final, tal y como se muestra en los ejemplos:
Nota aclaratoria sobre los certificados académicos hechos a mano: Pueden hacerse poniendo la calificación numérica o con letra, pero la nota media debe ser un dígito (y admite hasta dos decimales).
- Certificado ESO:
Equivalencias numéricas de ESO: M.D. 2 Insuficiente: 4 Suficiente: 5 Bien: 6 Notable: 7,5 Sobresaliente: 9
- Certificado de Bachillerato:
- Certificado de FP1:
Aclaración: Poner tantos años como haya cursado. En el ejemplo, sólo aparece un curso porque le convalidaron sus estudios anteriores. Puedes descargarte la plantilla en el drive:
- Certificado de FP2:
- Certificado de expediente electrónico:
A veces, otro centro o el alumnado nos pide el expediente electrónico. Ruta para generarlo en Séneca: Alumnado/Alumnado del centro/buscas a dicha persona. Cuidado con la fecha del curso académico. Por defecto está puesta el del presente curso.
Cuando encuentres a la persona interesada, haces clic con el ratón en su nombre y te aparece este menú. Seleccionas Expediente electrónico.
Una vez en el expediente electrónico, buscas tu centro y le das a detalle, tal como aparece en la imagen:
Si el centro del que viene el alumnado es de Andalucía, puede verse su expediente electrónico completo de ese nivel de estudios.
Una vez aparezcan los datos en la pantalla, hay que exportarlos a pdf (Documento Acrobat Reader). Para ello hay que darle al siguiente botón:
Nos aparece una ventana como la siguiente:
Hay que ponerle el nombre al expediente (puedes utilizar el nombre y apellidos del alumnado) en el cuadro de Título. Después hay que elegir el formato al que deseas exportar los datos. Si es para enviarlo a algún centro educativo o para dárselo a la persona interesada, lo recomendable es exportar a pdf. Seguidamente, escribes el texto de la imagen y le das a aceptar. Antes de eso, debes pasar todas las columnas seleccionadas a disponibles dándole al botón que aparece en la imagen:
Cuando sepas las columnas de las que quieres datos, las vas pasando a columnas seleccionadas con el botón de aspa simple que aparece en la imagen rodeado de un círculo rojo:
En nuestro ejemplo, hemos seleccionado esas columnas, con lo que quedaría así (las descartadas a la izquierda y las que queremos, a la derecha):
Ahora, le damos al aspa de exportar, tal como puedes ver en la siguiente instantánea:
Este documento se descarga directamente en la carpeta de descarga de nuestro PC. El resultado es el siguiente:
Una vez que tenemos el pdf, lo mandamos a la bandeja de firmas de Séneca para que lo rubriquen las personas que ocupan Secretaría y Dirección.
- Certificado de asistencia a clase:
Suelen pedirlo para echar las becas o para las ayudas a los padres por tener hijos escolarizados. Para obtener un certificado de las faltas de asistencia del alumnado, debemos ir a Documentos que se pueden pedir y poner en el cuadro de búsqueda: "faltas" y, entre las opciones que salen, elegir: "Informe de faltas por Alumnos".
Hay dos opciones de hacerlo: informe de faltas por unidades: te da el informe individualizado de cada alumnado de un grupo. Si lo que quieres es sacar el informe de una persona concreta, tendrías que manipular el pdf resultante con el programa destinado para ello que te hayan instalado en el PC previamente.
En convocatoria, eliges el período del informe (primera evaluación, segunda, extraordinaria...).
En curso, selecciona en el que esté matriculado el estudiante que quiere el informe.
En la parte de abajo, hay que poner el período de tiempo del que queremos el informe.
Una vez manipulado el pdf para extraer la página deseada, el resultado del informe es el siguiente:
Ahora, explicaremos el mismo procedimiento, pero en vez de darle a unidad, optaremos por Alumno:
Podemos comprobar que este es el camino más rápido para hacernos con el mismo informe de faltas de asistencia, pero hemos explicado las dos formas, por si las necesitáis. El resultado es el mismo:
Una vez que lo obtenemos, lo ponemos en la bandeja de firmas de la persona que ocupa la Dirección y la Secretaría del centro.
- Certificado de permiso para llevar y usar el móvil:
El alumnado puede venir a Secretaría a pedir un impreso para cumplimentar para que le dejen llevar y usar el teléfono móvil. Debe aportar la documentación que acredite la circunstancia alegada (libro de familia, informes médicos, etc.). El equipo directivo, una vez estudiada la petición y documentación, nos dice que respondamos al alumnado. Podemos hacerlo de la siguiente manera:
Si la respuesta fuese negativa, se usa el mismo modelo, pero en vez de: "Ha decidido la autorización", se pondría: "Ha decidido no autorizarle..."
- Certificado de acreditación de formación:
En algunos ciclos formativos, puede acreditarse la formación mediante la expedición de este tipo de certificados. En el ejemplo, los ciclos formativos de Cocina y Gastronomía y Servicios en Restauración expiden el certificado de carné de manipulador de alimentos.
- Certificado de asistencia a las pruebas de obtención del títulos de T/TS de F.P.:
Puedes poner en el cuadro de búsqueda de documentos que se pueden pedir: "asistencia" y te sale esta opción. Cuando haces clic sobre ella, te aparece una ventana como esta para que la cumplimentes con los datos que te piden:
Cuando se rellenan, surge automáticamente en la columna solicitantes candidatos, el alumnado que se presentó el día que has indicado. Seleccionas a la persona que quiere el certificado y la pasas a solicitantes seleccionados. Le das a Aceptar y se genera un documento como el de la siguiente imagen, escrito que encontrarás en Documentos solicitados:
Esta acreditación debe firmarla el profesorado que preside la comisión de pruebas libres de tu instituto. Si al alumnado ese certificado no le sirve y necesita que ponga a qué asignaturas se ha presentado y la duración de dicha prueba, hay que ponerse en contacto con quien preside la comisión porque dicha persona sí puede generar con sus claves un certificado más específico.
- Certificado de primer idioma: Se hace a mano.
- Certificado de haber pagado el seguro escolar:
Se hace a mano. Ha de comprobarse según los datos de Séneca (Alumnado/Matriculación/Sobre de matrícula/Comprobación pago seguro escolar) o en las listas internas que debe tener la persona encargada de Secretaría (si el alumnado paga en mano).
