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En todos los centros educativos existe un archivo, estos suelen variar de un centro por la falta de información que se recibe al respecto. Es importante tener claras algunas directrices tanto por el propio valor de los documentos, como por la existencia del procedimiento sancionador en esta área. La normativa en materia de archivos es muy general pero nos da unas pautas y conocimientos también necesarios, en Andalucía este es el caso de la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía., donde también se regula el procedimiento sancionador antes mencionado. Algunos conceptos básicos de la misma son los siguientes:

CAPÍTULO III

Archivos Artículo 33. Concepto de archivo.'

1. A los efectos de la presente ley, se entiende por archivo el conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. 2. Se entiende también por archivo, a efectos de la presente ley, aquella unidad administrativa o institución que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. 3. Podrán constituirse redes de archivos en razón del traspaso de la custodia de los documentos a lo largo de la vida de éstos. 4. Asimismo, se podrán establecer otros tipos de redes de archivos distintas a las mencionadas en el apartado anterior con objeto de compartir y explotar información.

Sección 1.ª Concepto de archivo público y de archivo privado

Artículo 34. Concepto de archivo público.

1. Son archivos públicos los que custodian y sirven los documentos, generados por las entidades públicas en el ejercicio de sus competencias, y que tienen a su cargo la gestión documental. Dentro del ámbito territorial de la Comunidad Autónoma de Andalucía, son archivos públicos los de los órganos y entidades relacionados en el artículo 9. 2. Los inmuebles de titularidad de la Comunidad Autónoma destinados a la instalación de archivos para la conservación definitiva de documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía tendrán la protección que la Ley 14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio Histórico de Andalucía, establece para los bienes de interés cultural.

Artículo 38. Los archivos de oficina.

1. Se entiende por archivo de oficina el conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por una unidad administrativa. 2. Las personas responsables de las unidades administrativas velarán por que sus respectivos archivos de oficina custodien y conserven los documentos de los procedimientos en fase de tramitación, hasta su transferencia al archivo correspondiente, de acuerdo con los plazos establecidos por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos o, en su defecto, al año de finalizado el correspondiente procedimiento. 3. Los archivos de oficina se organizarán de acuerdo con las directrices técnicas del correspondiente archivo receptor de sus documentos. 4. En el caso de procedimientos tramitados electrónicamente y, en general, de documentos producidos por medios electrónicos, los propios sistemas de tramitación tendrán, en esta fase procedimental, el carácter de archivos de oficina.

Eliminación de documentos.

En los centros educativos se trata una gran cantidad de documentación y de datos personales, sobre todo en los centros más antiguos o con menos espacio ello puede llegar a convertirse en un problema. Sin embargo, en la gestión documental una de las fases más importantes es la de valoración y eliminación de documentos, y debemos de ser cautos en el proceso aunque pensemos que los centros educativos estamos muy descentralizados. El Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos regula la eliminación de documentos en su Título II, Capítulo II de la selección documental, artículos 34 a 43. Entre ellos cabe destacar los artículos 35 y 36 referente a documentos originales y copias:

“Artículo 35. Eliminación de documentos originales.

La eliminación de documentos originales que cuenten con tablas de valoración aprobadas y oficialmente publicadas, requerirá el informe favorable de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos. Cuando no existan tablas de valoración, la propuesta de eliminación, acompañada del correspondiente estudio de identificación y valoración, ajustado a los formularios aprobados por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos, deberá ser aprobada por el titular o la titular de la Consejería de Cultura, previo informe y propuesta de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos”. Básicamente este articulo, obliga primero valorar cada documento que se quiera eliminar. “Valorar” es analizar el contenido del mismo, para saber si tiene un valor histórico (el documento se custodiará siempre), jurídico (El documento es garante de ciertos derechos y su custodia deberá realizarse mientras los mismos preexistan), o de mero trámite (el documento puede ser eliminado a corto plazo). Dicho estudio debe ser aprobado por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos.

Aun así, una vez valorado, no podrá realizarse la eliminación sin la autorización del ente autonómico, por lo cual el Sistema Andaluz de Archivos es especialmente garantista en la conservación documental.

“Artículo 36. Eliminación de copias, reproducciones y borradores.

Las copias, las reproducciones y los borradores de documentos deberán ser eliminados salvo que:

a) Contengan anotaciones originales de interés o los documentos originales no estén localizados o en buen estado de conservación. b) Aporten datos de interés para el conocimiento del acto documentado. c) En el caso de los listados de ordenador, éstos estén validados o subsista su valor administrativo”. Es decir, no es raro ver documentos eliminados por este Archivo, pero es motivado normalmente por la existencia de copias e inclusive de originales múltiples. Es costumbre, por la facilidad de copiar un documento en la actualidad, que en los expedientes exista el duplicado o triplicado de documentos, por el miedo a la pérdida documental de una única copia u original.