¡Hola de nuevo!
Ya en el tercer módulo hemos llegado a la etapa de planificación del proyecto, donde se secuencian las actividades, donde se establece quién hace qué, cómo y cuándo, y sin olvidar establecer un control de los posibles riesgos y cambios durante su seguimiento. Miquel Gabarro nos presenta sus principales características en este vídeo.
Las actividades del proyecto: un mapa intramuros
En este momento del ciclo de vida de un proyecto, debemos planificar de forma pausada y reflexiva todas las actividades que se van a llevar a cabo, con su orden de precedencia o su secuenciación y con la previsión de recursos para poder llevarlas a cabo.
Y en este módulo encontramos una batería de herramientas y modelos que ayudan a planificar y secuenciar dichas actividades, que son los siguientes:
El mapa mental puede ser definido como “una manera de generar, registrar, organizar y asociar ideas tal y como las procesa el cerebro», lo que permite nuevas asociaciones y una ordenada relación de unas ideas con otras alrededor de un concepto central.
Al ser una representación gráfica radial, es fácil comprender la organización e interrelación de sus componentes. También es muy útil para que las personas implicadas en el proyecto lo conozcan en toda su dimensión.
Se puede complementar la utilidad evidente del mapa mental elaborando un diagrama de interrelaciones. Como su nombre indica, nos permitirá “afinar” mucho más en la interdependencia entre las actividades del proyecto.
Al estar ubicado en un lugar muy escarpado, el castillo de Almodóvar del Río o Castillo de la Floresta, en Córdoba, no necesitó foso defensivo. Su peculiar mapa fue ampliándose con el tiempo: a mediados del siglo VIII se edifica el recinto amurallado, sin más. Posteriormente, durante la época califal se añaden dos torres en su parte oriental; en el siglo XII los almohades adosan la Torre Escucha. Ya en el siglo XIV se añadieron otras cinco, ocupando la fortaleza más de cinco mil metros cuadrados, con murallas dobles e incluso triples.
Su completísimo mapa lo ha hecho imprescindible para rodar películas de renombre como Juego de Tronos.
Otros métodos que nos permiten secuenciar las actividades son los diagramas PERT y GANTT. GANTT es un diagrama de barras que permite ver con facilidad en qué estado está cada una de las actividades, y la dependencia entre ellas, controlando el progreso del proyecto. Por otro lado, la herramienta PERT es un diagrama de red que también permite enlazar todas las actividades del proyecto identificando el tiempo necesario para dedicar a cada una de ellas: la duración más optimista, la más pesimista y la más probable.
Para concluir, el Método del camino crítico y el Método de la cadena crítica determinan las actividades críticas del proyecto que deben mantenerse inalterables en el tiempo, las que se consideran absolutamente necesarias. También evidencian las dependencias entre ellas y su secuencia lógica. En términos muy generales, la diferencia entre ambos métodos es que la cadena crítica también considera los recursos necesarios en el proyecto.
Planificación de recursos: adaptarse al paisaje
En la gestión pública, es necesaria una sistemática y eficiente planificación de los recursos, tanto humanos como económicos, así como de las posibles compras que deban realizar las Administraciones para adquirir bienes o servicios externos, para llegar al resultado esperado.
A la hora de planificar los recursos humanos debemos referirnos entre otros al organigrama, a la constitución del equipo del proyecto y a crear relaciones e interrelaciones entre sus miembros para garantizar un ambiente de trabajo óptimo. Prever estos recursos garantizará poder contar con las personas adecuadas en el momento en que sean necesarias.
Al planificar los recursos económicos, tanto los financieros (el presupuesto) como los recursos materiales, se pretende tener controlados en lo posible los costes y aumentar la eficiencia del proyecto, o sea, alcanzar el mejor resultado con el menor coste posible. Esta planificación debe ser flexible y sujeta a seguimiento continuo.
Finalmente, la Administración debe disponer de un procedimiento regulado con garantía de eficacia y transparencia para la planificación de las compras o adquisiciones que puedan ser necesarias para el desarrollo exitoso de un proyecto.
Si accedemos al Castillo de Castellar de la Frontera, podemos divisar más allá del Parque de los Alcornocales, hasta el norte de África.
Desde su patio de armas se accede a toda una ciudad que lo salpica con la alegría y placidez de sus flores. Es una de las pocas fortalezas que acoge una localidad intramuros.
Las barbacanas, cubos y torres tanto cuadradas como circulares decoran sus murallas con un trazado sinuoso e irregular adaptándose al cerro que lo sustenta.
Hoy este castillo es un hotel, y el llamado Castellar viejo uno de los pocos ejemplos de fortificación medieval con habitantes en su interior y muchos y variados recursos para ser explotados un turismo en auge que se traslada fácilmente a un pasado andalusí.
Adentrándonos en las Actas que presentasteis en el módulo 2, podemos ver una minuciosa planificación de los recursos en los proyectos: Equilibrio en acción de Rosa Montero, Ciudades verdes y espacios sostenibles de Rocío Muñoz, Mejora de un sistema informático de Inés Rodríguez, Alfabetización digital para mujeres de Blanca Cabrera, Proyecto de Correos de Irene Robles, Movilidad limpia de Mª Ángela Roda, Red de colaboración intercentros de Manuel Béjar o EduDigital inclusiva de Lidia Rocío de la Cruz.
La gestión de los riesgos y los cambios: rehabilitación imperativa
En este momento del proyecto debemos prever los posibles riesgos que le puedan afectar, y decidir qué actitud tomar para minimizarlos o incorporarlos, sin olvidar nunca la triple restricción (tiempo, coste y alcance), como vimos en el módulo anterior.
Los riesgos pueden ser tanto positivos como negativos, pero es necesario saber identificarlos de antemano para poder ser evaluados y darles respuesta cuando se presenten; así se minimizará la irrupción de riesgos “inesperados”. La gestión de riesgos es, por tanto, proactiva y no reactiva.
Los posibles riesgos aparecen claramente descritos en las Actas de los proyectos: Salud móvil rural de Mª Natividad Retamal, Educación ambiental de Nora Martín, el Plan de integración laboral de Esperanza León, Educación sostenible de Lidia Escamilla, Ahorro energético de Davinia Medina, EcoLab de Aurora Gallegos o en Mentoría para mujeres en el liderazgo de Juana Carmona.
También es necesario contemplar la gestión de cambios, la replanificación de tiempo, alcance y costes que puede sobrevenir en cualquier momento. Ante cualquier solicitud de cambio, este debe ser analizado minuciosamente para ser aprobado o no por el llamado Comité de Gestión de Cambios, que evitará en todo caso que el proyecto cambie de forma descontrolada.
La mezquita castillo de Almonaster la Real, en la preciosa sierra onubense, ha asumido muchísimos cambios desde que fuese erigido en tiempos del califato de Córdoba sobre restos de una basílica visigoda del siglo VI ( de ahí el nombre de la localidad, proveniente de Almunnastyr: El monasterio). Posteriormente, esta mezquita – única de su época en la España rural- pasó a ser ermita cristiana tras la Reconquista. Independientemente de estos significativos cambios, mantuvo su esencia de religiosidad con distintos tintes.
Actualmente sigue manteniendo su uso como templo católico, además de ser un centro cultural incomparable.
Vuestros castillos : distintas estéticas
Igual que las plantas de los castillos son muy diversas, así son los mapas mentales que estáis elaborando y que llenan de creatividad y de ODS vuestros muros.
Por ejemplo, mapas de proyectos centrados en el medio ambiente como la Movilidad urbana sostenible de Francisco Leal, la Gestión de residuos de María Pliego; enmarcados en un centro educativo: Huertos escolares de Mª Dolores Torreblanca, Nuestro huerto en el cole de Aroa Osuna; incluso en un centro sanitario: la Mejora de eficiencia energética en un hospital de Juan Pablo Carrasco, o el Triaje de fisioterapia de Álvaro Perea.
Otros abarcan propuestas tan dispares como la Plataforma e-Commerce de Mª Juliana Martínez; el Apoyo a familias vulnerables de Sara Jiménez; el Uso del transporte de Lucía Sánchez ; el Empleo para jóvenes en riesgo de Belén Fernández, o la Actualización de colecciones bibliográficas de Rosario Rodríguez.
Si seguimos hablando de creatividad y originalidad, no está de más mencionar aquí la Alcazaba de Antequera, donde podemos admirar la perfección técnica de su Torre Blanca, que no siguió en absoluto los patrones usuales en su construcción. Su Torre del Homenaje también merece ser citada por su considerable anchura.
Os recordamos nuestras próximas citas presenciales de los días 31 de octubre, 5 y 6 de noviembre (¡solo debéis asistir a una de ellas!), que serán nuestros patios de armas particulares para compartir y ponernos cara y voz. Por favor, inscríbete en la sesión que prefieras antes de que pase el plazo de cada una de ellas.
Hasta entonces; gracias por seguir aquí.
“Primero, ten un ideal práctico claro y definido: una meta, un objetivo. Segundo, ten los medios necesarios para lograr tus fines: Sabiduría, dinero, materiales y métodos. En tercer lugar, ajusta todos tus medios para ese fin” (Aristóteles).
El Equipo de Dinamización del MOOC Planificación y Gestión de Proyectos en la Administración Pública 2024.
Imágenes:
- Castillo de Olvera, Cádiz. Wikipedia. org. De Graeme Churchard from Bristol (51.473110 -2.625987), UK – DSC05533, CC BY 2.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=50982973
- Castillo de Almodóvar del Río, Córdoba. Wikipedia.org. De Rabel – Trabajo propio, CC BY-SA 3.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=17900151
- Castillo de Castellar de la Frontera, Cádiz. Web de Turismo de Andalucía.
- Pórtico de época cristiana del castillo mezquita de Almonaster la Real, Huelva. Wikipedia. org
De Ángel M. Felicísimo from Mérida, España – Mezquita de Almonáster la Real, CC BY 2.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=71846505
El proceso de planificación de proyectos sienta las bases del éxito de un proyecto
Los mapas son la forma revolucionaria de plasmar el pensamiento en
un papel
Me parece muy interesante, creativa y didáctica la manera en que se explican los contenidos. También he tenido oportunidad de ver algunos trabajos de mis compañeros y son una gran oportunidad para aprender y mejorar.
La planificación es muy importante en todos los aspectos de la vida, pues es vital saber el orden en el que debemos hacer las cosas, de hecho desde muy pequeños/as saber los pasos y que va a suceder en cada momento, evita frustraciones innecesarias. Pues a la hora de planificar un proyecto también es importantísimo saber qué necesitamos, con qué recursos contamos, cómo lo vamos a llevar a cabo, quién nos va ayudar, etc. Cuanto más detallada sea nuestra planificación, menos errores o desfases encontraremos en ella, y aunque siempre hay errores, cosas que modificar y en las que mejorar, estos errores siempre serán de un riesgo menor si hemos realizado una buena planificación.