Gestión del archivo de los centros educativos

En todos los centros educativos existe un archivo, estos suelen variar de un centro por la falta de información que se recibe al respecto. Es importante tener claras algunas directrices tanto por el propio valor de los documentos, como por la existencia del procedimiento sancionador en esta área. La normativa en materia de archivos es muy general pero nos da unas pautas y conocimientos también necesarios, en Andalucía este es el caso de la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía., donde también se regula el procedimiento sancionador antes mencionado. Algunos conceptos básicos de la misma son los siguientes:

CAPÍTULO III

Archivos

Artículo 33. Concepto de archivo.'

1. A los efectos de la presente ley, se entiende por archivo el conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. 2. Se entiende también por archivo, a efectos de la presente ley, aquella unidad administrativa o institución que custodia, conserva, organiza y difunde los documentos, incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. 3. Podrán constituirse redes de archivos en razón del traspaso de la custodia de los documentos a lo largo de la vida de éstos. 4. Asimismo, se podrán establecer otros tipos de redes de archivos distintas a las mencionadas en el apartado anterior con objeto de compartir y explotar información.

Sección 1.ª Concepto de archivo público y de archivo privado

Artículo 34. Concepto de archivo público.

1. Son archivos públicos los que custodian y sirven los documentos, generados por las entidades públicas en el ejercicio de sus competencias, y que tienen a su cargo la gestión documental. Dentro del ámbito territorial de la Comunidad Autónoma de Andalucía, son archivos públicos los de los órganos y entidades relacionados en el artículo 9. 2. Los inmuebles de titularidad de la Comunidad Autónoma destinados a la instalación de archivos para la conservación definitiva de documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andalucía tendrán la protección que la Ley 14/2007, de 26 de noviembre, del Patrimonio Histórico de Andalucía, establece para los bienes de interés cultural.

Artículo 38. Los archivos de oficina.

1. Se entiende por archivo de oficina el conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones por una unidad administrativa. 2. Las personas responsables de las unidades administrativas velarán por que sus respectivos archivos de oficina custodien y conserven los documentos de los procedimientos en fase de tramitación, hasta su transferencia al archivo correspondiente, de acuerdo con los plazos establecidos por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos o, en su defecto, al año de finalizado el correspondiente procedimiento. 3. Los archivos de oficina se organizarán de acuerdo con las directrices técnicas del correspondiente archivo receptor de sus documentos. 4. En el caso de procedimientos tramitados electrónicamente y, en general, de documentos producidos por medios electrónicos, los propios sistemas de tramitación tendrán, en esta fase procedimental, el carácter de archivos de oficina.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

En los centros educativos se trata una gran cantidad de documentación y de datos personales, sobre todo en los centros más antiguos o con menos espacio ello puede llegar a convertirse en un problema. Sin embargo, en la gestión documental una de las fases más importantes es la de valoración y eliminación de documentos, y debemos de ser cautos en el proceso aunque pensemos que los centros educativos estamos muy descentralizados. El Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos regula la eliminación de documentos en su Título II, Capítulo II de la selección documental, artículos 34 a 43. Entre ellos cabe destacar los artículos 35 y 36 referente a documentos originales y copias:

“Artículo 35. Eliminación de documentos originales.

La eliminación de documentos originales que cuenten con tablas de valoración aprobadas y oficialmente publicadas, requerirá el informe favorable de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos. Cuando no existan tablas de valoración, la propuesta de eliminación, acompañada del correspondiente estudio de identificación y valoración, ajustado a los formularios aprobados por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos, deberá ser aprobada por el titular o la titular de la Consejería de Cultura, previo informe y propuesta de la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos”. Básicamente este articulo, obliga primero valorar cada documento que se quiera eliminar. “Valorar” es analizar el contenido del mismo, para saber si tiene un valor histórico (el documento se custodiará siempre), jurídico (El documento es garante de ciertos derechos y su custodia deberá realizarse mientras los mismos preexistan), o de mero trámite (el documento puede ser eliminado a corto plazo). Dicho estudio debe ser aprobado por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos.

Aun así, una vez valorado, no podrá realizarse la eliminación sin la autorización del ente autonómico, por lo cual el Sistema Andaluz de Archivos es especialmente garantista en la conservación documental.

“Artículo 36. Eliminación de copias, reproducciones y borradores.

Las copias, las reproducciones y los borradores de documentos deberán ser eliminados salvo que:

a) Contengan anotaciones originales de interés o los documentos originales no estén localizados o en buen estado de conservación.

b) Aporten datos de interés para el conocimiento del acto documentado.

c) En el caso de los listados de ordenador, éstos estén validados o subsista su valor administrativo”.

CONTESTACIÓN DEL ARCHIVO. DELEGACIÓN DESARROLLO EDUCATIVO Y FORMACIÓN PROFESIONAL. 06/03/2024

A continuación se muestra la respuesta dada por la Delegación ante la petición de un pronunciamiento más exhaustivo y centralizado sobre el tema. Desde aquí agradecemos la respuesta tan detallada y clara que se aportó y que esperamos pueda evitar posibles incidentes en los centros por el desconocimiento de la información:

La Comisión Andaluza de Valoración de Documentos es un órgano creado por la Ley 7/2011, de 3 de noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía. Hasta que se produzca el desarrollo reglamentario previsto en dicha Ley sobre su adscripción, composición y funcionamiento, hereda la composición y funciones de la Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos, órgano consultivo creado por el Decreto 97/2000, de 6 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y Desarrollo de la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos y la Orden de 7 de julio de 2000, por la que se regula el funcionamiento de la Comisión Andaluza calificadora de documentos administrativos y los procesos de identificación, valoración y selección documentales.

A la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos corresponde, entre otras funciones, las siguientes:

• Fijar las directrices para la conservación y eliminación de documentos.
• Establecer los plazos de permanencia de los documentos en los diferentes archivos.
• Aprobar los formularios normalizados para los estudios de identificación y valoración.
• Crear grupos de trabajo para la identificación y la valoración documentales.

A continuación, se relacionan los documentos que están en las tablas de valoración aprobadas por la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos (CAVD).

1. La tabla 87 Incidencias administrativas: expedientes de concesión de permisos y licencias.

Esta tabla incluye la documentación: Anexo I Solicitudes de licencias y documentación justificativa. En el siguiente enlace se puede consultar la tabla. Y en la ultima pagina esta la resolución de los documentos que se pueden eliminar, del muestreo que hay que realizar y los plazos para su eliminación. Ref: https://juntadeandalucia.es/sites/default/files/2022-02/01_02_02_087TV-A_VIGENTE_Permisos%20licencias.pdf

2. La tabla 49 Controles de asistencia

Esta tabla incluye la documentación: -Firmas del personal docente y no docente de forma manual (registro de presencia). En el siguiente enlace se puede consultar la tabla. Y en la ultima pagina esta la resolución de los documentos que se pueden eliminar, del muestreo que hay que realizar y los plazos para su eliminación. Ref.: https://www.juntadeandalucia.es/sites/default/files/2021-08/01_02_02_049TV-A_VIGENTE%20controles%20asistencia.pdf

3. La tabla 192 Expedientes de selección para el ingreso en la Función Pública, el acceso a otros cuerpos y/o la adquisición de nuevas especialidades del personal docente no universitario.

Esta tabla incluye la documentación: Proyectos de prácticas del profesorado en su curso escolar de prácticas. En el siguiente enlace se puede consultar la tabla. Y en la ultima pagina esta la resolución de los documentos que se pueden eliminar, del muestreo que hay que realizar y los plazos para su eliminación. Ref.: https://www.juntadeandalucia.es/sites/default/files/2022-02/01_02_02_192TV-A%20VIGENTE%20Selecci%C3%B3n%20%20personal%20docente%20no%20univ.pdf

4. La tabla 193 Documentos justificativos de pago a proveedores.

Esta tabla incluye la documentación: Facturas. En el siguiente enlace se puede consultar la tabla. Y en la ultima pagina esta la resolución de los documentos que se pueden eliminar, del muestreo que hay que realizar y los plazos para su eliminación. Ref.: https://www.juntadeandalucia.es/sites/default/files/2021-07/01_02_02_193TV-A%20VIGENTE%20DocJustificativosPagoProveedores%20EntesInstru.pdf

Para el resto de Series/Documentos Consultados, por el momento no hay ningún estudio de serie documental realizado por la CAVD que permita su eliminación.

PROTECCIÓN DE DATOS

Debido al carácter de los datos tratados y conservados en los centros educativos, también es interesante consultar la Guía para centros educativos de la Agencia Española de Protección de Datos.