Fase 4: PROTOTIPADO

CASO PRÁCTICO:

En la fase anterior, de Ideación, el equipo de Sofía trabajó duro para diseñar una buena Propuesta de Solución, en la que describieron lo que habría que crear o cambiar para resolver el problema. Ahora toca implicarse y trabajar duro para convertir la propuesta en algo tangible que pueda utilizarse en un entorno real. Tienen mucho trabajo por delante.

El primer instinto de Sofía es abordar el trabajo ordenadamente, como siempre se ha hecho: identificar todas las tareas, repartirlas entre todo el equipo, planificarlas y, cuando está todo hecho, probar los resultados.

Sin embargo, algo le intranquiliza: si la solución no está bien enfocada o cualquier detalle inicial de la solución que ha propuesto no resulta como ella espera, habrá desperdiciado meses o incluso años de trabajo y probablemente habrá gastado fondos públicos ineficazmente. Ha hecho todo lo posible para asegurarse de que su propuesta sea sólida, pero como es una solución nueva (está innovando), no puede estar segura.

Decide que, si se ha equivocado, lo mejor es darse cuenta lo antes posible y aprender de la experiencia. Así que, en lugar de esperar a que el producto sea perfecto, prefiere tener pronto, cuando aún tiene margen para cambiar de rumbo, algo imperfecto y barato que pueda probar con las personas usuarias. Ha descubierto el prototipado.

La forma tradicional de construir los productos con los que pretendemos resolver el problema es mediante el llamado modelo en cascada: fases secuenciales que nos conducen a un resultado a través de un camino perfectamente definido y planificado. El problema de esta aproximación es que no podemos comenzar a usar el producto para resolver el problema hasta que no está completamente terminado. Además, si la solución no funciona, no nos damos cuenta hasta el final.

El prototipado es la estrategia de irnos acercando progresivamente a la solución construyendo y probando sucesivos productos cada vez más sofisticados. 

Los primeros productos, llamados prototipos, no pretenden ser utilizables en un entono real, pero nos permiten experimentar en un entorno controlado y aprender con las personas usuarias sobre qué funciona y qué no. A medida que aprendemos, quitamos, modificamos y añadimos características hasta que llegamos al primer producto que es susceptible de utilizarse en la práctica para resolver el problema. Le llamamos Producto Mínimo Viable (PMV), porque tiene las características mínimas para ser utilizable en un entorno real.

Definición de PROTOTIPADO:

PROTOTIPADO: Estrategia de construir la solución propuesta para resolver el problema a través de sucesivos productos cada vez más sofisticados.

PRODUCTO: Entregable tangible que construimos con la intención de resolver un problema. Por ejemplo, una aplicación móvil para resolver el problema de entender a personas migrantes que no hablan nuestro idioma. Por ejemplo, un nuevo manual de procedimiento para resolver el problema del excesivo tiempo de espera en la concesión de una subvención.

PROTOTIPO: Versión temprana y simplificada de una solución, que se utiliza para probar y aprender.

PRODUCTO MÍNIMO VIABLE: Versión de la solución con las características mínimas para que pueda utilizarse para prestar servicio a las personas usuarias.

Qué es un prototipo

Los prototipos no son soluciones completas y no se construyen con la intención de resolver el problema, sino de aprender experimentando. Frecuentemente son soluciones simuladas: pueden ser mostradores de cartón para encontrar la mejor disposición de los elementos, pantallas de aplicaciones que en realidad no escriben en ninguna base de datos o informes de resultados rellenos de datos inventados que sirven para saber si las gráficas se entienden. Las ventajas principales de utilizar prototipos son:

  1. El aprendizaje es mucho más barato. Si no sabes si una solución va a funcionar, en lugar de dedicar mucho tiempo a un análisis teórico complicado, haz un experimento con un prototipo. Si el prototipo es muy poco sofisticado, puede que no revele todos los posibles errores, pero los grandes seguro que saltan a la vista.
  2. El ciclo de experimentación es mucho más corto: Es fácil modificar un prototipo para probar una nueva idea.
  3. Puedes explorar varios caminos simultáneamente. Permite evaluar alternativas sin tener que comprometer desde el inicio demasiados recursos en ellas.  

«Un prototipo es un artefacto efímero diseñado para explorar una idea, comprender un problema o probar una solución» (Tom Kelley)

Los prototipos tienen valor porque permiten experimentar con ellos. No tiene sentido crearlos si no se pueden probar.

Ejemplo: ¿Cómo McDonald prototipó sus cocinas?

En una escena de la película “El fundador”, los hermanos McDonald cuentan su proceso para diseñar la cocina más eficiente. Esta escena es un gran ejemplo de prototipado, pues logran probar y reconfigurar la cocina de una manera muy sencilla. En una cancha de tenis, dibujaron en el suelo unas líneas del mismo tamaño que la cocina y los componentes que la formaban: lavaplatos, freidora, empaquetado, batidoras, etc. Llevaron a todo el equipo del restaurante a la cancha de tenis y los hicieron trabajar en la superficie dibujada como si estuvieran preparando pedidos para clientes. Al visualizar cómo operaba el equipo, se dieron cuenta que la distribución de los sectores y espacios libres dentro de la cocina impactaban la fluidez de la operación.  Así que comenzaron a borrar las líneas en la cancha y dibujaron otras con nuevas ubicaciones para las distintas estaciones de preparación de los pedidos. Realizaron varias versiones de distribución de la cocina y, finalmente, luego de 6 horas de simulación, lograron alcanzar la “sinfonía de eficiencia”, donde todos los movimientos eran productivos. Sólo después de haber alcanzado ese resultado, llevaron los planos de esa cocina simulada a un constructor para que les adecuara la cocina del restaurante tal como ellos querían. Los hermanos McDonald seguían de cerca la simulación de la operación y le decían a cada uno del equipo dónde deberían pararse y por dónde moverse dentro de la cocina.

Ver vídeo de la escena: enlace

Qué es un producto mínimo viable (PMV)

El concepto de producto mínimo viable surge de que, en innovación, priorizamos rapidez frente a completitud: en lugar de esperar a tener un producto que resuelva todos los aspectos del problema a la perfección, preferimos tener un producto lo antes posible. Las ventajas de enfocarnos al producto mínimo viable en lugar de intentar construir de golpe la solución perfecta son:

  1. Dispondrás mucho antes de algo que podemos utilizar para resolver el problema, aunque sea parcialmente.
  2. Comenzarás mucho antes la fase de ESCALADO, en la que aprenderás cosas sobre las personas usuarias que es imposible descubrir si no utilizas la solución en un entorno real.
  3. Los errores salen mucho más baratos: Si se hacen ciclos iterativos de pruebas con personas usuarias se consiguen detectar los fallos o carencias mucho antes a que si se espera una versión demasiado avanzada, cuando los errores son más caros.

En vez de estar meses diseñando «el plan perfecto» encerrado/as en los despachos, sal a probar rápido las distintas versiones de la solución con las personas usuarias, para integrar en ella sus expectativas.

Ejemplo: Aplana la curva

Durante la pandemia de COVID… 

Ejemplo: Priorizar rapidez frente a completitud

Un ayuntamiento, que está desarrollando un nuevo «Sistema de Notificación de Riesgos de Movilidad» para la ciudad, que incluye la detección ciudadana de baches, señales de tráfico caídas, etc., saca una primera versión de la aplicación móvil que solo incluye las funcionalidades críticas y algunos ciudadanos comienzan a usarlas. Revisando los datos de uso, el ayuntamiento se dio cuenta de que muchas funcionalidades que había pensado inicialmente no iban a ser útiles, pero que había cosas que no había pensado y eran importantes. Así, la segunda versión de la aplicación estuvo lista en poco tiempo y se ajustó mucho más a las necesidades de la ciudadanía.

Qué son las pruebas y experimentos

Como has podido observar, aprender de los errores es una parte esencial del proceso de prototipado. Este aprendizaje se consigue a través de pruebas y experimentos. Las pruebas se utilizan para verificar que productos (prototipos o PMVs) que estamos construyendo funcionan correctamente, mientras que los experimentos nos ayudan a responder preguntas cuya respuesta necesitamos para seguir construyendo.

Aunque conceptualmente no son lo mismo, pruebas y experimentos están muy relacionados y comparten esencialmente las mismas técnicas, así que en la InnoGuía llamaremos PROBAR a la etapa en la que se realizan ambos.

PROBAR: Proceso de realizar pruebas o experimentos para aprender utilizando un prototipo o un producto mínimo viable.

EXPERIMENTO: Utilización de un prototipo o producto mínimo viable para obtener la respuesta a una pregunta que necesitamos para seguir construyendo. “Explorar los efectos de manipular una variable” (Kass 2008).

PRUEBA: Verificación experimental de características de un prototipo o un producto mínimo viable. “Verificar la presencia, calidad o autenticidad de algo” (Random House 1982)

No caigas en la tentación de asociar experimentos a prototipos y pruebas al producto mínimo viable: también se hacen experimentos con el producto mínimo viable y se prueban los prototipos.

Construir y probar se suceden de manera fluida. Las pruebas permiten, por una parte, mejorar la solución aprendiendo de los errores y, por otra, reducir las incidencias y los riesgos cuando, en la fase de ESCALADO, comencemos a utilizar los productos en un entorno real.

Las pruebas se pueden realizar con usuarios reales o simulados (por ejemplo, pidiendo a un compañero que actúe como si fuera un usuario o poniendo a un ordenador a pulsar al azar los botones de una aplicación), pero en la fase de PROTOTIPADO las pruebas se hacen siempre en laboratorio, es decir, no se hacen en entorno real.

La diferencia entre las pruebas que se realizan en la fase de PROTOTIPADO y los pilotos que, como veremos, se realizan en la fase de ESCALADO es que los pilotos se realizan en un entorno real, con efectos reales sobre las personas usuarias. 

Cómo se realiza el prototipado

De esta forma, construir y probar se suceden de manera fluida formando un ciclo hasta llegar a un producto mínimo viable suficientemente fiable como para utilizarse en un entorno real. Por tanto, para aprender ordenadamente cómo realizarlas, en esta fase vas a abordar cuatro tareas: 

  1. Planificar la iteración.
  2. Construir la solución.
  3. Realizar las pruebas.
  4. Evaluar los resultados.

La fase de PROTOTIPADO puede finalizar con:

  1. Un prototipo que no responde a las pruebas como esperábamos y que nos hace replantearnos la propuesta de solución y, por tanto, volver a la fase de IDEACIÓN o incluso a una fase anterior.
  2. Un prototipo probado del que se han extraído aprendizajes que nos permiten recomenzar la fase de PROTOTIPADO para construir nuevos prototipos o el producto mínimo viable.
  3. Un candidato a producto mínimo viable que no ha superado las pruebas y que, por tanto, nos obliga a iterar para volver al comienzo de la fase de PROTOTIPADO o incluso a una fase anterior.
  4. Un producto mínimo viable que puede pasar a la fase de ESCALADO. Aunque el PMV pase a la fase de ESCALADO, en el futuro puede volverse a la fase de PROTOTIPADO y crear nuevos PMVs para resolver cada vez más necesidades.