Agilización en la entrega de diplomas: Innovación que mejora los servicios públicos en Sevilla

En un contexto donde la eficiencia en los servicios públicos es fundamental, la Delegación Territorial de Empleo, Empresa y Trabajo Autónomo de Sevilla ha demostrado que la innovación puede transformar la experiencia de la ciudadanía. Yolanda Arcos Asensio, Jefa de Servicio de Formación para el Empleo, nos habla cómo se ha transformado un proceso antes marcado por largos retrasos y que ha experimentado un cambio radical. Gracias a la gestión de su equipo, se ha logrado reducir significativamente el atraso acumulado en la entrega de diplomas y certificados de profesionalidad, beneficiando a miles de personas.

Un reto significativo: el punto de partida

Al asumir el cargo, Yolanda y su equipo enfrentaron una situación crítica: más de 14.000 resoluciones y diplomas estaban pendientes de notificación y entrega, algunos con retrasos de años. Este volumen de trabajo generaba frustración tanto en la ciudadanía como en el personal administrativo. Las causas eran variadas: un sistema manual de procesamiento, insuficiencia de personal y una estructura organizativa ineficiente.

Una de las primeras medidas adoptadas fue la redistribución de tareas. Se optimizó el trabajo de la persona que prestaba esta labor en el Servicio de Atención a la Ciudadanía, sobrecargada con múltiples funciones, y se descentralizó la gestión de notificaciones. Las resoluciones favorables se priorizaron para que las personas pudieran acceder más rápidamente a sus diplomas.

Innovación tecnológica al servicio de la eficiencia

El uso de herramientas digitales fue clave para modernizar el proceso. La implementación de “Notifica”, una aplicación oficial de notificación digital, permitió enviar mensajes electrónicos y de texto a las personas interesadas, eliminando la dependencia exclusiva de las notificaciones postales. Adicionalmente, la herramienta “Tu Turno” facilitó la gestión de citas previas para la recogida de diplomas, permitiendo elegir entre atención presencial o telefónica. Esta innovación ha hecho que el proceso sea más accesible y ágil.

Más información sobre el sistema de cita previa está disponible en Tu Turno – Junta de Andalucía.

Estos avances tecnológicos también incluyeron la incorporación de nuevos equipos informáticos que permiten el registro digital de datos, reduciendo los tiempos de búsqueda y facilitando la entrega de diplomas. Como resultado, se han entregado más de 7.400 diplomas en menos de dos años, disminuyendo drásticamente el retraso acumulado.

 

 

 

 

Un impacto tangible en la ciudadanía

La modernización del sistema ha sido recibida con entusiasmo. La herramienta de cita previa ha obtenido una valoración media de 4,6 sobre 5, reflejando una alta satisfacción por parte de la ciudadanía. Esta mejora ha permitido que los usuarios ya no tengan que esperar durante largos periodos para obtener documentación esencial para su desarrollo profesional.

Para Yolanda Arcos, el éxito de esta transformación radica en un liderazgo colaborativo. Su equipo ha contado con el compromiso de personal voluntario que ha apoyado durante los momentos de mayor demanda. La difusión activa del nuevo sistema a través de redes sociales, oficinas del Servicio Andaluz de Empleo (SAE) y otros puntos de atención ha asegurado que más personas se beneficien de las mejoras.

Superando los desafíos

El proceso de adaptación no ha estado exento de retos. La resistencia inicial al cambio y la alta rotación de personal fueron algunos de los obstáculos. Sin embargo, el compromiso del equipo, la paciencia y la coordinación efectiva han permitido superar estas dificultades. Hoy, el sistema opera de manera ordenada, con un flujo de trabajo eficiente que reduce las esperas y mejora la experiencia del usuario.

 

Un modelo inspirador de Administración pública

La historia de éxito de Yolanda Arcos y su equipo ha sido reconocida con el premio WINNovAnda 2024 en la categoría de “Impulso innovador”. Este logro es un testimonio del compromiso con la mejora continua y la vocación de servicio público. Según Yolanda, “es gratificante ver que, al implementar un sistema que beneficia a las personas directamente, estamos creando una administración más accesible y eficaz”.

Para conocer más sobre su trabajo y su visión innovadora, visita su currículum o accede a la entrevista completa aquí:

Este caso ejemplar demuestra que, con tecnología, liderazgo y colaboración, es posible transformar los servicios públicos, mejorando la eficiencia y la satisfacción ciudadana.