Por Enrique Rando González. Departamento Informática. Delegación Territorial de Economía Innovación, Ciencia y Empleo de Málaga
En nuestro trabajo, casi todos somos usuarios de la aplicación informática LibreOffice. Como la mayoría de las aplicaciones, su utilización suele generarnos algunas dudas o preguntas, más o menos básicas, sobre cómo hacer esto o lo otro, pero, sobre todo, cómo hacerlo más cómodo y rápido. Por eso, no siempre se agradece conocer algunos pequeños “trucos” que nos ayudarán a hacer nuestro trabajo más fácil.
Trucos para que parezca que sabes lo que haces con tus documentos
Varias ventanas. Un mismo documento
Imagina que estás trabajando en un documento muy largo y, mientras editas el texto de las páginas centrales caes en la cuenta de que debes modificar algo del final. Te desplazas a las últimas líneas, haces los cambios y retornas al punto original para seguir con tu tarea.
En ir y volver habrás tardado un rato. No mucho, posiblemente, pero si la situación se repite varias veces, seguro que terminarás echando en falta alguna forma más cómoda de hacer las cosas.
Y, por fortuna, la hay.
LibreOffice Writer ofrece en su menú “Ventana” la opción “Ventana nueva” que permite tener abierto un mismo documento en varias ventanas.
Las reglas son sencillas: Lo que se cambie en una ventana aparecerá modificado en las otras. Si guardas el documento en una ventana, se guardarán los cambios que hayas realizado en todas ellas.
Y, por supuesto, cada ventana puede tener el cursor en un punto distinto del documento. De modo que ya no necesitarás moverte mucho por el documento: bastará con que cambies de ventana.
Documentos que se rellenan solos
Pero hay algo mejor que tenerse que mover poco por el documento: no tener que moverse nada. ¿Qué tal si Writer nos presenta un pequeño formulario, nosotros lo rellenamos y el programa se encarga de poner cada cosa en su sitio?
Comencemos creando un nuevo documento de LibreOffice Writer.. Hacemos clic en el menú “Archivo” y seleccionamos la opción “Propiedades”. Se abrirá una ventana de diálogo con varias pestañas. La que nos interesa por ahora es la que tiene por nombre “Descripción”:
En ella encontraremos unos campos en los que podemos rellenar diversos datos sobre el documento: su título, el asunto sobre el que trata, comentarios. Rellenemos “Asunto” y “Título”:
Hecho esto, usamos el botón “Aceptar” para confirmar los cambios y volver al documento. Empezamos entonces a escribir el texto. Por ejemplo, creando una tabla al inicio para indicar el asunto y el destinatario.
Después, comenzamos una nueva línea. Utilizando la barra de herramientas de Writer, indicamos que queremos que ésta sea un “Titular”. El nombre puede tener ligeras variaciones dependiendo de la versión de LibreOffice que utilices.
Y ahora viene lo bueno. Abrimos el menú “Insertar”, seleccionamos “Campos” y, en la lista que nos aparece, elegimos “Título”. El texto aparecerá automáticamente.
Y, sí, para insertar el asunto basta con colocar el cursor en el sitio deseado y abrir el menú “Insertar”, seleccionar “Campos” y elegir “Asunto”
Añadamos una línea al final de documento y seleccionamos el estilo “Título 1”. En algunas versiones de LibreOffice, el nombre de este estilo es “Encabezado 1”.
Con ello iniciamos un “apartado” de nuestro documento. Pongámosle un título adecuado. Por ejemplo “Descripción del material solicitado”.
Como podemos observar, una de las muchas ventajas del uso de estilos es que Writer se encarga de gestionar por nosotros cosas como el tipo de letra, su tamaño, la alineación del texto, etc. Y lo hará de forma consistente a lo largo de todo el documento.
Propiedades personalizadas
Sigamos añadiendo el “esqueleto” de nuestro modelo, dejando huecos para los detalles que rellenaremos más adelante.
Volvamos ahora a abrir la ventana de “Propiedades del documento”. Recuerda que para hacerlo abrimos el menú “Archivo” y seleccionamos “Propiedades”.
Y vayamos a la pestaña “Propiedades personalizadas”. En ella podemos definir los datos que vamos a incluir en el documento. Basta con añadir cuantas propiedades queramos usando el botón “Añadir propiedad” y dar a cada una de ellas un nombre y un valor:
| NOTA: Lo de la letra y los números al inicio del nombre tiene una razón de ser: más adelante, LibreOffice nos va a mostrar los campos disponibles en orden alfabético-numérico. Con estos principios de nombre nos aseguramos que el orden sea más “lógico” y las cosas relacionadas entre sí aparezcan juntas. |
Cuando terminemos, cerramos la ventana usando el botón “Aceptar”.
Y, una vez definidos los datos… ¡a usarlos!
Para ello seleccionamos el menú “Insertar” → “Campos” → “Más Campos”. Se abrirá una ventana con varias pestañas. De ellas, seleccionamos “Info. Del documento”:
Expandimos “Personalizado” haciendo doble clic sobre él (o haciendo clic en el triángulo que aparece a su izquierda) y nos encontraremos con los campos personalizados que acabamos de crear:
Para insertar cualquiera de estos datos, colocamos el cursor en el punto del documento donde deseemos que aparezca y hacemos doble clic sobre el nombre de la propiedad correspondiente:
Finalmente, no nos olvidemos de guardar nuestro trabajo. La próxima vez que necesitemos hacer un presupuesto, nos bastará con abrir el modelo que acabamos de crear y modificar sus propiedades (“Archivo” → “Propiedades”). Podremos cambiar tanto las personalizadas como las de descripción del documento:
En cuanto pulsemos el botón “Aceptar” para confirmar los cambios, éstos se verán reflejados en el documento.
Estilos e índices
Mientras se creaba el documento presentado en los apartados anteriores, se fueron utilizando estilos como “Títula” o “Título 1”. Como se indicó antes, uno de los beneficios que obtenemos con ello es el uso consistente de los formatos a lo largo de todo el texto.
Pero no acaban ahí las ventajas. También podemos utilizar los formatos para otras cosas. Como, por ejemplo, numerar nuestros apartados:
En el menú “Herramientas” seleccionamos “Numeración de capítulos”. Se desplegará una ventana como ésta:
En la parte izquierda, seleccionamos el “Nivel 1”. Le decimos que va asociado al “Título 1” e indicamos que queremos que se numeren (campo “Número”) con dígitos arábigos (1,2,3…).
Finalmente, señalamos que después del número queremos que se ponga un punto y un guión:
Esto en lo que respecta a los apartados. Para que también se numeren los subapartados establecemos una numeración de “Nivel 2” y la asociamos al estilo “Título 2”. En este caso podemos optar por que se “numeren” usando letras (a, b, c,…).
Y si queremos que los subapartados lleven, antes de la letra (por ejemplo: “1.a.- ”) , el número de su apartado, establecemos la opción “Mostrar subniveles” al valor 2.
Guardamos los cambios pulsando el botón “Aceptar”. Y la numeración se aplica de forma automática. Más aún, se adaptará ella sola si modificamos el documento:
También podemos usar los estilos para crear un índice de contenidos. Antes, añadamos una página vacía al final del documento. Para ello podemos usar la combinación de teclas “CTRL” + “Intro” (mantener pulsada “CTRL” y pulsar “Intro”).
Vamos ahora a la nueva página y seleccionamos la opción “Insertar” → “Sumario e Índice” → “Sumario, índice o bibliografía”.
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NOTA: En versiones anteriores de LibreOffice, los nombres de las opciones son: “Insertar” → “Ìndices y tablas” → “Índices” |
Se abrirá una ventana con este aspecto:
En ella sólo sólo tendremos que pulsar el botón “Aceptar” y el índice se creará por sí solo.
El índice no se actualiza automáticamente cuando modificamos el documento. Pero podemos actualizarlo cuando queramos de forma manual. Para ello haremos clic sobre el índice con el botón secundario del ratón (el derecho, salvo que esté configurado para personas zurdas en cuyo caso será el izquierdo). Aparecerá un menú:
Seleccionamos “Actualizar índice”. Como respuesta, Writer corregirá los números de página y añadirá y eliminará aquellas entradas del índice que sea necesario para ponerlo al día.
Cosas para el futuro
Espero que nos volvamos a ver por aquí. Si así sucede, veremos algunos trucos más. Quizá cómo personalizar los estilos. Quizá cómo numerar los apartados de forma automática. Quizá algunas características de Hoja de Cálculo de Writer. Quizá…
Por temas no va a quedar.
Mientras ese momento llega, os dejo un video demostrativo de lo que hemos visto hoy.
Hasta pronto.
