Gestión del conocimiento en la Junta de Andalucía: primeros pasos

In: Actualidad

Por Fco. Javier Domínguez Murillo. Servicio responsable del impulso de Gestión del Conocimiento y Redes en el Instituo Andaluz de Administración Pública

Durante este primer año hemos tratado de definir y poner en marcha la Gestión del Cococimiento en la Junta de Andalucía de la forma que mejor hemos encontrado: haciendo camino al andar

En julio de 2016 aterricé en mi actual puesto de trabajo, en el Instituto Andaluz de Administración Pública (IAAP). No es la primera vez que comienzo de cero, ya que he tenido la suerte de cambiar varias veces el norte de mi navegación en la administración pública andaluza.

Sin embargo, esta vez hubo algo especial. Es la primera vez que un superior jerárquico me ha dado varios meses para estudiar (benchmarking suena mejor), antes de acometer una nueva área de competencias (sin dejar de atender el día día existente, claro, todo no iba a ser perfecto). En efecto, el reto era comenzar con la “Gestión del Conocimiento” (GC o KM en adelante) en la Junta de Andalucía. Casi nada…

ARRANCANDO

Dispuestos a acometer tamaña tarea, mi compañera Reyes Boralla y yo comenzamos a investigar qué se hacía por el mundo (nos gusta mucho la línea que llevan en el gobierno australiano), que se pareciera en algo a eso de la Gestión del Conocimiento.

Si hay un nombre en España asociado a la Gestión del Conocimiento, es el de Jesús Martínez Marín (y su proyecto más emblemático, Compartim). Nos conocimos en el Seminario de Gestión del Conocimiento Intergeneracional (San Sebastián, 2016), donde entramos en contacto con varias personas de referencia en la GC: Javier Martínez Aldanondo (Catenaria), Mikel Gorriti (Gobierno Vasco), John Murphy (Civil Service UK) y Klaus North (Wiesbaden Business School, Alemania), entre otros.

¿La gran conclusión de aquél encuentro?: Gestión del Conocimiento sí, pero, ¿para qué? Es decir, dejemos de lado el “palabro” y centrémonos en qué problemas queremos resolver, antes de empezar a aplicar técnicas, planes, estrategias y antes de acometer proyectos.

Así que, tras la consiguiente saturación documental (no hay nada como unir a una documentalista y un teleco) de tantas fuentes de información, decidimos elaborar un primer documento base, donde poner en negro sobre blanco qué queríamos hacer. Y salieron cosas como éstas:

¿QUÉ ENTENDEMOS POR GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO?

Podemos definir la GC en nuestro caso como el conjunto de estrategias, proyectos, actuaciones e iniciativas destinadas a mejorar la productividad del personal al servicio de la administración pública, mediante un uso eficiente del conocimiento existente, individual y colectivo, tangible-explícito (datos, documentos,…) e intangible-tácito (experiencia, capacidades,…).

Partiendo de la definición básica anterior, la filosofía de la GC consiste en estar en Beta permanente. Es decir, a medida que se van implementando iniciativas KM, éstas se evalúan, corrigen, mejoran, se desechan y se trascienden sobre la marcha. Los proyectos estarán vivos y serán cambiantes desde su comienzo, porque es la mejor forma de adaptarse progresiva y paulatinamente a los objetivos buscados.

La GC debe necesariamente hacer un uso intensivo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), base de la conectividad y la cultura de compartir de la actual Sociedad de la Información y el Conocimiento. Ahora bien, la GC no debe centrarse en el diseño de herramientas tecnológicas, sino en resolver problemas. Gestión del Conocimiento sí, pero, ¿para qué?, ¿qué queremos resolver o qué pretendemos mejorar con la GC?

RETOS Y PROBLEMAS A RESOLVER

De manera bastante recurrente, hemos identificado los siguientes retos:

  • Concursos de traslado. Movimientos masivos de personas en nuestra organización.

  • Jubilaciones. Pérdida de conocimiento de la organización.

  • Nuevas incorporaciones. Transmitir valores de lo público e importar nuevas formas de hacer.

  • Falta de comunicación. Necesidad de un enfoque funcional hacia la cultura del compartir.

  • Duplicidad del trabajo. ¿Alguien ha hecho anteriormente lo que yo empiezo ahora?

  • El problema del “No sé ———–, ¿Alguien sabe?”. Localizar el conocimiento y quién lo tiene.

LÍNEAS DE ACTUACIÓN

Para abordar estos problemas, hemos definido unas líneas de actuación que, con carácter general, están siendo el motor para el desarrollo de los proyectos de Gestión del Conocimiento:

  • Crear redes de personas. Poner en contacto personas que se necesitan (aunque no lo sepan), que se pueden aportar mutuamente, que pueden servir de referencia, etc.

  • Implantar la cultura de compartir. “La información es poder, pero solo si se comparte” podría ser el lema de esta línea de actuación. Se hace necesario compartir, enseñar, mostrar, contar, expandir de alguna forma el conocimiento que atesoran todas y cada una de las personas de la organización.

  • Aumentar el intercambio de ideas en la Administración. Existen ideas buenas, ideas que pueden servir a otras personas, opiniones que valen para hacer aflorar las ideas en un proyecto ajeno, o proyectos que tienen sentido en lugares diferentes a los que fueron ideados.

EMBAJADORES/AS DEL CONOCIMIENTO: RED DE GESTORES/AS DEL CONOCIMIENTO DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA

Se inicia en mayo de 2017, con la idea de establecer una red de personas colaboradoras del IAAP, encargadas de estudiar e implantar proyectos de GC en la Junta de Andalucía. Las actividades que realiza este colectivo son:

  • Reflexionar conjuntamente sobre la GC en la organización, los problemas a resolver y proponer soluciones.

  • Prospectiva y actualización permanente de conocimientos (Benchmarking). Qué hacen otros y qué podríamos aplicar en nuestra organización.

  • Puesta en marcha de iniciativas y proyectos de KM transversales para toda la Junta de Andalucía.

  • Proponer formación permanente en este nuevo ámbito de la GC, tanto para la propia Red de Gestores, como para el resto de la organización.

LOS PROYECTOS

En este primer año de andadura, los Embajadores del Conocimiento han puesto en marcha una serie de proyectos transversales para toda la administración autonómica:

  • Cambio Generacional. El objetivo es construir metodologías que apoyen, faciliten, promuevan y recojan la transferencia de conocimiento y experiencia en cualquier situación entre el personal de la Junta de Andalucía. En particular:

    • Transferencia del conocimiento de personas próximas a la jubilación (legado generacional), haciendo hincapié en transferir a la organización, no al individuo.

    • Acogida a nuevxs compañerxs que accedan a la función pública, para transmitir valores del servicio público y la idea de la AAPP que queremos para este Siglo XXI.

  • Enred@2.0: revista digital por y para empleado@s de la Junta de Andalucía. Esta revista que estás leyendo es fruto de este proyecto de edición de una revista digital con artículos elaborados por empleadxs públicxs de la Junta de Andalucía. Definir la línea editorial, elegir la herramienta adecuada, decidir la periodicidad, crear un consejo editorial, definir secciones de interés, posicionarla en redes, etc, ha sido parte del camino recorrido hasta que ha visto la luz.

  • Red Social Profesional. Definir mejoras funcionales y extender el uso de manera intensiva de esta red social basada en software libre, ya implantada en la Junta de Andalucía. La Red Profesional se configura como una potente base sobre la que pivotar una nueva forma de trabajar, basada en el trabajo en red y en la cultura de compartir.

  • Curación de Contenidos relacionados con la Gestión del Conocimiento. Este proyecto se ha impulsado con la idea de:

    • Conocer qué está pasando en KM. Buscar qué y cómo se está construyendo la Gestión del Conocimiento en otros lugares´, sin limites geográficos.

    • Curar contenidos (es el “arte” de buscar, seleccionar, completar y transformar contenidos buenos en excelentes). Se “curan” los contenidos que provienen de las búsquedas del punto anterior, así como los producidos por los diferentes grupos en el desarrollo de cada proyectos.

    • Dar a conocer la GC en la Junta de Andalucía. Tanto lo que sabemos que se hace por el mundo, como lo que hacemos nosotros mismos. Se ha puesto en marcha un canal de comunicación en la herramienta especializada en curación de contenidos SCOOP.IT, así como un blog para mostrar toda la actividad relacionada con la Gestión del Conocimiento en la Junta de Andalucía.

  • ¿Quién es quién? Articular un sistema de búsqueda e identificación de personas en la Red Profesional, que nos permita encontrar en cada momento y en función de nuestras necesidades, a personas expertas que nos pueden ayudar en el desempeño de nuestras funciones profesionales, a la par que facilita la creación de conexiones personales.

Es de destacar la metodología (experimental, vivencial y participativa) usada tanto en la definición de los propios proyectos, como en la de los objetivos a alcanzar, las pautas de seguimiento de los mismos, e incluso en el diseño del propiom programa de Embajadores/as del Conocimiento.

NO NOS MIRES, ÚNETE…

Es comprensible que después de haber leído este artículo te hayan entrado unas ganas tremendas de colaborar con nosotros, de unirte a alguno de nuestros proyectos, o de proponer y/o liderar un nuevo proyecto de Gestión del Conocimiento. Como somos conscientes de ello, en breve lanzaremos una nueva convocatoria para la edición 2018-2019 de Embajadores/as del Conocimiento. Permenece atento/a a tu correo electrónico. Pronto tendrás noticias nuestras… 😉