Por José Francisco Martínez Jiménez. Servicio de Gestión Contable. Intervención General de la Junta de Andalucía, Consejería de Economía, Hacienda y Administración Pública
A continuación, un nuevo artículo de carácter práctico que nos adentra en una herramienta tan versátil como Calc de Libre Office
Al importar datos procedentes de un archivo de texto (TXT o CSV) hay veces que vienen “acompañados” de espacios innecesarios.
Espacios en blanco que ocupan sitio en nuestra hoja de cálculo y que, en algún momento, nos pueden confundir porque para Calc, y cualquier otra aplicación de hojas de cálculo, “contable” no es igual a “contable” ni a “contable ”. Para nuestros ojos los tres son iguales porque “no vemos” esos espacios en blanco, pero si comparamos si son iguales en Calc el resultado siempre será FALSO.
Para eliminar esos espacios en blanco lo primero que tenemos que tener claro es qué queremos hacer con ellos.
1. Eliminar todos los espacios en blanco
Esta sería la situación ideal y la más fácil de resolver. Se nos da cuando todos los datos de tipo texto están formados por una sola palabra. Por ejemplo:
Para eliminarlos pincharemos en el icono correspondiente a “Buscar y reemplazar” o en el menú “Editar → Buscar y reemplazar…” o pulsaremos las teclas <Control> + <Alt> + <B> a la vez.
En la ventana de “Buscar y reemplazar”:
- En el campo “Buscar” pulsaremos la barra espaciadora una vez.
- El campo “Reemplazar” lo dejaremos vacío.
- Al pinchar en el signo “+” del apartado “Otras opciones” se nos muestran las opciones de los puntos siguientes.
- En el campo “Buscar en” seleccionaremos “Valores” porque no queremos que se vean afectadas las posibles fórmulas que tengamos en la hoja.
- En el caso que tuviéramos seleccionado un rango de celdas nos aparecería seleccionado “Solo en la selección actual”.
Para finalizar pincharemos en el botón “Reemplazar todo” si queremos que actúe en todas las celdas a la vez, o en el botón “Reemplazar” si queremos que la eliminación de los espacios en blanco se haga celda por celda y uno por uno.
Al final tendremos nuestra hoja/celdas seleccionadas sin espacios en blanco.
2. Eliminar todos los espacios en blanco al principio de cada celda
En este caso no podemos reemplazar todos los espacios ya que los espacios entre palabras también se eliminarían y, obviamente, eso no nos interesa.
Aquí tendremos que hacer uso de lo que LibreOffice denomina “expresiones regulares” (una expresión regular es un patrón o modelo que sirve para buscar/reemplazar una coincidencia en el texto/celda donde se busca.
Para ver una lista de los caracteres utilizados en las expresiones regulares visita esta página.
Pincharemos en el icono correspondiente a “Buscar y reemplazar” o en el menú “Editar → Buscar y reemplazar…” o pulsaremos las teclas <Control> + <Alt> + <B> a la vez.
En la ventana de “Buscar y reemplazar”:
- En el campo “Buscar” teclearemos el acento circunflejo, un espacio en blanco y un asterisco, en total tres caracteres. ¿Esto qué quiere decir? Le estamos indicando a Calc que busque al principio de cada celda (^) un espacio en blanco o más de uno (*).
- El campo “Reemplazar” lo dejaremos vacío.
- Al pinchar en el signo “+” del apartado “Otras opciones” se nos muestran las opciones de los puntos siguientes.
- Activaremos la opción “Expresiones regulares”. Si no la activásemos Calc buscaría los tres caracteres tecleados literalmente, es decir, un acento circunflejo, un espacio en blanco y un asterisco.
- En el campo “Buscar en” seleccionaremos “Valores” porque no queremos que se vean afectadas las posibles fórmulas que tengamos en la hoja.
- En el caso que tuviéramos seleccionado un rango de celdas nos aparecería seleccionado “Solo en la selección actual”.
Para finalizar, pincharemos en el botón “Reemplazar todo” si queremos que actúe en todas las celdas a la vez, o en el botón “Reemplazar” si queremos que la eliminación de los espacios en blanco se haga celda por celda.
3. Eliminar todos los espacios en blanco al final de cada celda
Igual que en el caso anterior, en este caso no podemos reemplazar todos los espacios ya que los espacios entre palabras también se eliminarían y, como hemos comentado, eso no nos interesa.
Aquí también tendremos que hacer uso de las “expresiones regulares”.
Pincharemos en el icono correspondiente a “Buscar y reemplazar” o en el menú “Editar → Buscar y reemplazar…” o pulsaremos las teclas <Control> + <Alt> + <B> a la vez.
En la ventana de “Buscar y reemplazar”:
- En el campo “Buscar” teclearemos un espacio en blanco, un asterisco y el signo $ (dólar), en total tres caracteres. Le estamos indicando a Calc que busque un espacio en blanco o más de uno (*) al final de cada celda ($).
- El campo “Reemplazar” lo dejaremos vacío.
- Al pinchar en el signo “+” del apartado “Otras opciones” se nos muestran las opciones de los puntos siguientes.
- Activaremos la opción “Expresiones regulares”. Si no la activásemos Calc buscaría los tres caracteres tecleados literalmente, es decir, un espacio en blanco, un asterisco y el signo $ (dólar).
- En el campo “Buscar en” seleccionaremos “Valores” porque no queremos que se vean afectadas las posibles fórmulas que tengamos en la hoja.
- En el caso que tuviéramos seleccionado un rango de celdas nos aparecería seleccionado “Solo en la selección actual”.
Para finalizar, pincharemos en el botón “Reemplazar todo” si queremos que actúe en todas las celdas a la vez, o en el botón “Reemplazar” si queremos que la eliminación de los espacios en blanco se haga celda por celda.
4. Eliminar espacios en blanco sobrantes entre palabras dejando sólo un espacio
En este caso pretendemos dejar sólo un espacio en blanco entre palabras.
Como en los dos casos anteriores, también tendremos que hacer uso de las “expresiones regulares”.
Pincharemos en el icono correspondiente a “Buscar y reemplazar” o en el menú “Editar → Buscar y reemplazar…” o pulsaremos las teclas <Control> + <Alt> + <B> a la vez.
En la ventana de “Buscar y reemplazar”:
- En el campo “Buscar” teclearemos dos espacios en blanco y un asterisco, en total tres caracteres. En este caso le estamos indicando a Calc que busque dos o más (*) espacios en blanco en cualquier lugar de la celda.
- El campo “Reemplazar” teclearemos un espacio en blanco.
- Al pinchar en el signo “+” del apartado “Otras opciones” se nos muestran las opciones de los puntos siguientes.
- Activaremos la opción “Expresiones regulares”. Si no la activásemos Calc buscaría los tres caracteres tecleados literalmente, es decir, dos espacios en blanco y un asterisco.
- En el campo “Buscar en” seleccionaremos “Valores” porque no queremos que se vean afectadas las posibles fórmulas que tengamos en la hoja.
- En el caso que tuviéramos seleccionado un rango de celdas nos aparecería seleccionado “Solo en la selección actual”.
Para finalizar, pincharemos en el botón “Reemplazar todo” si queremos que actúe en todas las celdas a la vez, o en el botón “Reemplazar” si queremos que la eliminación de los espacios sobrantes se haga celda por celda.
Espero que esta información os pueda ser útil en vuestro trabajo diario.
Saludos cordiales.
