Por Carmen Ruiz Muñoz. Intervención Provincial en Málaga. Consejería de Economía, Hacienda y Administración Pública.
Carmen Ruiz es Interventora Provincial en Málaga y una de las primeras funcionarias andaluzas que tenido la ocasión de probar la experiencia de trabajar durante un tiempo en la Unión Europea. A finales de 2017 y principios de 2018, pasó unos meses trabajando en comisión de servicios en las Instituciones Europeas, posibilidad que, aunque a primera vista pueda parecernos lejana y complicada, está más cerca de nuestro alcance de lo que creemos. En esta pequeña entrevista ha accedido a contarnos su experiencia.
Pregunta: ¿Por qué tomaste la decisión de probar la experiencia de trabajar en la Administración de la Unión Europea (UE)?
Respuesta: La motivación de cada uno, creo que es algo personal. En mi caso, si tienes inquietudes, quieres saber qué pasa al otro lado, cómo se toman las decisiones financiera, cómo son las negociaciones entre Comisión, Consejo y Parlamento. Mi motivación a la hora de solicitar una comisión de servicios como experto nacional en la Unión Europea es un conjunto de circunstancias, el llevar muchos años desempeñando el mismo puesto, y una necesidad de cambio y nuevos horizontes profesionales, una formación en coaching de equipos, que necesita de la observación de equipos diferentes, que coinciden en el tiempo con varias circunstancias personales, hijos mayores estudiando fuera de Málaga…
P: Para la mayoría de los empleados públicos en Andalucía esta es una posibilidad desconocida, ¿donde se puede encontrar información al respecto?
R: Desde hace algún tiempo, en la página web del IAAP hay un apartado de trabajo en Europa que recoge las distintas convocatorias.
P: ¿Cuál es la importancia del conocimiento de idiomas?¿Qué nivel se requiere?
R: Los idiomas son muy importantes. En mi servicio, el 90% del trabajo eran informes en inglés en materia de contratación y subvenciones. También llegaban correos y solicitudes de información en francés. En las reuniones se podía intervenir indistintamente en inglés y/o francés, idiomas que todos los integrantes del equipo utilizaban con fluidez.
P: En tu caso, trabajaste en Bruselas, ¿que fue lo que más te costó de la adaptación?
R: Bruselas es una ciudad en la que conviven personas de todos los rincones del mundo. Muchos desplazados que trabajan para la Unión Europea, la OTAN, las empresas y ONG’s que tienen sede en la ciudad. Si eres una persona inquieta, todo lo que te propongas encontrar en el mundo del ocio está disponible.
Cuando llegas a Europa, eres un expatriado, estás solo. En mi caso, llegué a la Dirección General de Presupuestos (DG Budget), acogida en casa de un profesor, en un barrio residencial de Bruselas. Esto me suponía todos los días un desplazamiento de una hora en transporte público (tren-autobús/metro). Sólo tenía dos conocidos, uno en una embajada y un Jefe de Servicio de la Comisión.
En cuanto a la adaptación al trabajo, aunque llegas con la etiqueta de experto nacional, nadie te conoce, no saben de tus conocimientos ni de tu experiencia. Llegas a un equipo nuevo, tienes que asimilar su forma de organización, las distintas herramientas informáticas que manejan, en qué plataformas hay que trabajar, qué se espera de ti. No esperes que nadie te dé trabajo al principio. Hay que saber generar confianza, ser proactivo. Hay que tener disponibilidad y curiosidad. Contar con el apoyo y la ayuda de los demás es básico.
Tuve la suerte de que, a los pocos días de mi llegada, hubo que responder a una consulta sobre encomiendas de gestión, y contaron conmigo para informar.
P: ¿Cuáles son las diferencias más destacadas entre la organización y la forma de trabajar en la UE y en la Administración andaluza?
R: El sistema de trabajo es flexible. Hay posibilidad de quedarse en teletrabajo, o de pedir sólo la mañana o la tarde libre. Se financia y apoya la formación del equipo (“team building”).
En mi Departamento, todo el trabajo se realizaba en plataforma, que deja constancia de los días que tienes consultas sin atender o informes pendientes, y las aportaciones que van realizando distintos Departamentos.
P: ¿Cómo es un día de trabajo normal en la UE?
R: La jornada laboral es de 40 horas semanales. El horario de cumplimiento obligado es de 9:30 a 12:00 h y de 15:00 a 16:30 (16:00 los miércoles y los viernes). El resto del horario es flexible.
P: ¿Existen diferencias de mentalidad, motivación o actitud entre los empleados públicos de ambas Administraciones?
R: La motivación es más elevada. La estructura del equipo era totalmente diferente, un grupo importante de técnicos y sólo uno o dos personas de apoyo administrativo. En la Administración de la Junta, los equipos son menos horizontales y más piramidales. No hay tantas oportunidades de moverse a otro Departamento. En la Comisión, los cambios y promociones son continuos.
P : ¿Qué experiencias profesionales destacarías como más importantes?
R: Para mí ha resultado una experiencia irrepetible, el haber llegado en el momento de la negociación del Reglamento Financiero y haber estado en el Parlamento y en el Consejo. La aprobación de las normas en la Unión Europea es un procedimiento de codecisión, en el que el Parlamento y el Consejo revisan las propuestas de la Comisión y proponen modificaciones.
He tenido la oportunidad y el privilegio de trabajar en el “Central Financial Service” en la Comisión Europea. En concreto, en D2 “Financial Rules and programme management”, unidad a la que le corresponde mejorar la gestión financiera de la Comisión a través de la redacción del Reglamento Financiero, la elaboración de guías y modelos, e informar las decisiones financieras y otros documentos con contenido financiero. El Servicio Financiero Central de la Comisión es el responsable del Reglamento Financiero y del marco de control interno. También proporciona ayuda y asesoramiento a otros departamentos de la Comisión en asuntos relacionados con la gestión financiera, incluida la interpretación de la legislación y el control interno. El Servicio desarrolla normas y directrices, y facilita el intercambio de buenas prácticas para ayudar así a los ordenadores a asumir sus responsabilidades de gestión financiera.
P: ¿Y qué experiencias personales?
R: La comisión de servicio ha resultado un cúmulo de experiencias profesionales y personales. Allí he descubierto la biodanza, una actividad cuya práctica habitual aporta mayor energía y sensibilidad para afrontar las vicisitudes de la vida.
También señalaría como muy positivo el cambiar de residencia, te permite interiorizar que se puede vivir más ligero de equipaje (sin coche, sin casa en propiedad, con menos objetos que los que solemos acumular en nuestras casas). El trabajar en un entorno multicultural y multilingüe es muy enriquecedor: otros puntos de vista, enfoques diferentes.
Por otra parte, el poder informar a ese nivel nos hace superar miedos, y si tienes algún complejo, rápidamente te das cuentas de que tú también tienes que aportar. De hecho, es una experiencia enriquecedora en ambas direcciones, pues ellos quieren saber cómo se trabaja en los Estados miembros y a nosotros nos ayuda a comprender mejor la producción de normas a nivel europeo y a buscar información que puede resultar útil para nuestro trabajo.
P: Por último, ¿recomendarías realizar una estancia en la UE?
R: Estar un tiempo con un equipo diferente al tuyo permite ampliar tu visión, y tomar nota de lo que puedes mejorar.
Como aspectos positivos de mi experiencia laboral con un equipo diferente, resaltaría lo siguiente:
– Transparencia. Acceso de las personas que hacen las funciones de apoyo administrativo a la agenda de todos, lo que le permite saber de los compromisos de cada uno, en cuanto asistencia a reuniones, cursos, grupos de trabajo. La transparencia incrementa la credibilidad. Es una cuestión de información. Se comparte la información, incluso el contenido de las reuniones de Dirección, lo que permite tener una visión de la organización más allá de la parcela limitada de trabajo de cada uno.
– Equipo de trabajo. Se financia y apoya la formación del equipo (“team building”). Se crean espacios de cohesión.
En cuanto a la incorporación al puesto de trabajo, debo decir que me sentí apoyada y comprendida por mi jefe y mis colegas. Además, la Comisión tiene en cuenta las necesidades de los recién llegados y ofrece cierto soporte básico (orientación para el alojamiento, eventos oficiales y actividades formativas). Te arropan y guían desde el principio.
– Oportunidades. La posibilidad de participar en misiones y un continuo movimiento de personal que resulta muy motivador.
– Flexibilidad. El sistema de trabajo es flexible. Hay posibilidad de quedarse en teletrabajo, o de pedir sólo la mañana o la tarde libre. La jornada laboral es de 40 horas semanales. El horario de cumplimiento obligado es de 9:30 a 12:00 h y de 15:00 a 16:30 (16:00 los miércoles y los viernes). El resto del horario es flexible.
