Hay problemas en el uso de las hojas de cálculo que nos parecen difíciles de resolver… hasta que nos explican cómo hacerlo. Si alguna vez tuviste que trabajar con una hoja en la que muchas celdas se habían dejado en blanco para no repetir el mismo valor una y otra vez, es una lástima que no hubieras podido leer este artículo antes.
Por José Francisco Martínez Jiménez. Servicio de Gestión Contable. Intervención General de la Junta de Andalucía. Consejería de Economía, Hacienda y Administración Pública.
Tenemos un área o rango de X filas (registros) por Y columnas (campos) con un filtro activado (en este caso de dos columnas por simplicidad).
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Uno de los campos, es indiferente la posición que ocupe en el rango, tiene celdas vacías porque su “valor” coincide con el valor de la celda que tiene inmediatamente por encima, es decir, el valor de A3:A5 es “Grupo 1”, el de A7:A10 es “Grupo 2”, y así sucesivamente. En nuestro ejemplo, para que funcione correctamente cuando filtramos por “CAMPO1” no deben existir celdas vacías en esa columna. Lo primero que se nos ocurre es utilizar <Control>-<C> para copiar y <Control>-<V> para pegar. Esto se puede usar si el rango es pequeño pero ¿y si el rango tiene cientos o miles de registros? ¿Cómo podemos rellenar esas celdas con sus valores correspondientes sin usar un “copia-pega” manual? |
Para completar esas celdas deberemos seguir los pasos siguientes:
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1. Pinchamos en el desplegable del filtro del “CAMPO1” y seleccionamos “(vacío)”. |
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2. Al pinchar en “Aceptar” observamos que sólo nos muestra los registros (filas) que tienen “vacía” la celda correspondiente al campo filtrado, que, por otra parte, es lo que deseamos. |
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3. Seleccionamos todas las celdas vacías del “CAMPO1”. El rango que tenemos seleccionado es A3:A20 (las filas ocultas en un filtro, insisto en un filtro, CALC no las tendrá en cuenta). Y ahora, mucha atención, ¿cuál es la celda activa? Aquella que tiene el borde más marcado, en nuestro caso, la celda A3. |
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4. Pulsamos la tecla <F2> (modificar/editar la celda activa), vemos que el rango sigue seleccionado y tecleamos (sin comillas) “=A2” que es la celda por encima de la A3. Aunque esté oculta siempre tenemos que poner la celda por encima de la celda activa. |
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5. Cuando terminemos de introducir la fórmula pulsaremos <Alt>+<Intro>. Si pulsamos <Intro> solamente se actualizará la celda activa. Para que se actualice todo el rango tenemos que pulsar a la vez <Alt>+<Intro>. Vemos cómo se nos rellenan todas las celdas vacías con el valor deseado. Lo que hace <Alt>+<Intro> es copiar, actualizando las referencias de celdas, la fórmula escrita en A3 a todas las celdas seleccionadas. |
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6. Sin tocar el rango seleccionado y para convertir los resultados de las fórmulas a su valor correspondiente pincharemos en Datos→Calcular→Fórmula a valor.
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7. Ya tenemos las celdas vacías con el valor adecuado y nuestro filtro funcionará como esperábamos. |
Espero que esta información os pueda ser útil en vuestro trabajo diario.
Saludos cordiales.
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