Por Lola López Falantes, directora del Archivo Central de la Consejería de Presidencia, Administración Pública e Interior.
Introducción
Conocer la historia institucional de la Junta de Andalucía a través de las imágenes producidas por la misma será posible en un futuro próximo, gracias al proyecto de archivo fotográfico de la Consejería de la Presidencia, Administración Pública e Interior.
Esta documentación gráfica recoge el testimonio de los actos y actividades públicas de la Presidencia y el Consejo de Gobierno de la Junta de Andalucía desde su creación y ha sido generada por la Consejería de Presidencia en el ejercicio de sus funciones de difusión de la actividad del Gobierno Andaluz. Encontramos, por ejemplo, reportajes relacionados con la celebración de la EXPO’92 en Sevilla, de la constitución de los diversos gobiernos autonómicos, de la celebración del Día de Andalucía, así como firma de convenios y acuerdos, audiencias y recepciones, entrega de premios, viajes oficiales, visitas institucionales, etc.
Se trata de un fondo documental único, extenso y variado, tanto en volumen, período cronológico que abarca como en la diversidad de soportes en que los que se ha producido. Esto ha obligado a abordar diferentes líneas de actuación en paralelo con la finalidad de recuperar esta documentación para su uso, conocimiento y puesta a disposición de la ciudadanía. Ello ha requerido la participación de un equipo de trabajo multidisciplinar, en el que participamos archiveras, informáticos, documentalistas, digitalizadores y fotógrafos. El proyecto, que se inició hace unos años, fue impulsado por la Secretaría General Técnica de la Consejería de la Presidencia, habiendo sido diseñado y coordinado desde su Archivo Central, con fuerte implicación del Servicio de Informática y participación de la oficina productora (Portavoz del Gobierno) con asistencia de empresas externas, especialmente para el proceso de digitalización.
Situación de partida
Nos enfrentábamos a un ingente fondo fotográfico que apenas había recibido tratamiento técnico o documental y que había sido producido tanto analógica como digitalmente con el siguiente contenido:
– Negativos fotográficos blanco y negro y color de la 1ª a la 6ª Legislaturas ( 1984-2004). Aproximadamente hay 150.000 imágenes . Las obtenidas entre 1984 y 1989 se encontraban almacenadas en sobres de laboratorio con escasa o nula identificación. Los negativos producidos entre 1990 y 2004 sí estaban organizados cronológicamente aunque con una mínima identificación en las hojas.
– Colección de diapositivas sin identificar, en diversos formatos (aproximadamente 3.500 imágenes)
– DVD con fotografías en formato JPG (archivos comprimidos) conteniendo fotos digitales correspondientes principalmente a la VI y la VII Legislaturas (2002-2008). En el archivo central de la Consejería se ingresaron 116 DVD que contienen aproximadamente 136.000 imágenes.
– A partir de 2008 (Legislaturas VIII a XI, que es la actual) las fotos se guardan en un servidor, algunas en formato RAW (negativo de cámara) y otras en JPG (archivos comprimidos).
El tratamiento de esta documentación se aborda con el objetivo de constituir y conservar un archivo fotográfico de producción propia de la Consejería de la Presidencia que sea legible, estable, homogéneo, contextualizado, reutilizable así como accesible para la Administración y el ciudadano.
Se pretende intervenir sobre todas las imágenes y dotarlas del mismo tratamiento, toda vez que existe y existirá continuidad en la producción de este fondo documental. Sin embargo, y dado que los recursos son limitados, se priorizó el tratamiento de la fotografía química (negativos y diapositivas), adoptandose un modelo de organización y descripción que posibilite en un futuro integrar en el mismo proyecto la documentación nativa digital. Para ello se llevó a cabo una ardua labor de análisis y estudio previos que permitió establecer la organización intelectual del conjunto así como patrones de identificación y descripción adecuados para todo el fondo fotográfico.
La organización del fondo implicó decisiones y tareas complejas tales como la definición de los metadatos para la preservación, la descripción y recuperación de la información o la elaboración de vocabularios controlados, aparte de la organización física de los negativos, el establecimiento de pautas para nombramiento y organización de ficheros, la fijación de reglas de normalización ortográfica para las descripciones, localización y recuperación de fuentes de información para la identificación de las fotografías, etc.
Con esta base los trabajos fueron articulados en torno a dos líneas que se han ido desarrollando paralelamente:
– Digitalización y descripción de las imágenes de fotografía química (negativos y diapositivas)
– Diseño e implantación de un Gestor Documental que permita gestionar y explotar este ingente archivo y posibilite su puesta a disposición de la ciudadanía mediante su publicación y difusión en web.
Proyecto de digitalización y descripción de los negativos fotográficos y diapositivas
Se abordó en primer lugar el tratamiento de estos documentos, no sólo por tratarse de los más antiguos en el tiempo y por abarcar el periodo más extenso en años de la producción fotográfica, sino sobre todo por estar contenidos en diversos soportes analógicos, característica que hacía necesario proceder a su pronta digitalización y descripción con el fin de garantizar su conservación y facilitar su uso habida cuenta que el negativo no es directamente legible.
En la actualidad más de 150.000 imágenes generadas entre 1984 y 2004 (de la I a la VI Legislaturas) contenidas en negativos y diapositivas están siendo digitalizadas y recuperadas para su uso.
El nivel de descripción adoptado es el de reportaje fotográfico, puesto que el ingente número de imágenes que se producen haría inabarcable la descripción foto a foto. El instrumento clave en todo el proceso es la plantilla de metadatatos, diseñada de acuerdo al esquema de metadatos DublinCore y que se emplea tanto en las tablas descriptivas previas como en el gestor documental que se está desarrollando para el fondo fotográfico.
Para la identificación de las fotografías se utilizan las siguientes fuentes de información: documentos del archivo de la propia Consejería de Presidencia, secuencias de los actos oficiales y los viajes, las agendas, revista Línea Directa publicada por la Oficina del Portavoz del Gobierno entre 1984 y 1990, hemerotecas (especialmente la de ABC), consulta directa a los autores de las fotografías, consultas a otros archivos de la Comunidad Autónoma.
Se abordó la selección de un Gestor documental para el fondo fotográfico realizando un estudio de campo previo, mediante la visita y consulta a otros centros con repositorios fotográficos públicos dentro del ámbito andaluz y especialmente de sus gestores documentales, todos con salida online. Se estudiaron tanto archivos gráficos para los que se había desarrollado una aplicación ad-hoc, como el del Centro Andaluz de Artes Escénicas como otros que utilizan adaptaciones de software libre, especialmente el Archivo Fotográfico del de la Universidad de Málaga ( ATOM) y el Repositorio de Activos Digitales del Instituto Andaluz de Patrimonio Histórico (Dspace) . Desde un principio se vio la conveniencia de adoptar una solución de software libre, de código abierto y que permite a los usuarios utilizar, cambiar y mejorar el software pues el encargo de una aplicación propietaria resultaría más costoso y menos flexible. Tras barajar varias opciones y comparar soluciones se optó por adaptar la herramienta Dspace, software de código abierto que provee herramientas para la administración de colecciones digitales, y es usada como solución en muchos archivos institucionales a nivel internacional. Esta herramienta permite entre otras cosas gestionar grandes cantidades de objetos digitales y facilitar su preservación a largo plazo, y permite la difusión del fondo fotográfico a través de la Web, permitiendo la recolección por parte de agregadores como Hispana o Europeana o compartir en redes sociales.
En la elección y configuración de esta herramienta se han tenido en cuenta, además, los siguientes factores:
– Capacidad de gestionar todo tipo de objetos digitales y formatos de imágenes, audio, vídeo, etc., con vistas a la posible integración de documentación en formato video y de los registros sonoros que también se producen en el desarrollo de las funciones propias de la Consejería.
– Posibilidad de implementar flujos de trabajo, de modo que en un futuro se pueda utilizar el mismo sistema desde el origen sin necesidad a esperar a la fase de archivo (producción de las fotografías).
– Permite que cada imagen o ítem herede la descripción de su reportaje. Como quiera que la herramienta no dispone de esta funcionalidad en su configuración básica se ha desarrollado un módulo de reportajes en Dspace que sí la tiene.
– Posibilidad de creación y gestión de exposiciones virtuales.
Actualmente ya hay una primera versión en producción estando pendientes de la carga masiva de las colecciones ya digitalizadas para implementar completamente la herramienta.
Selección de fotografías
Como introducción al contenido de nuestro archivo hemos seleccionado un conjunto de fotografías significativas. Destacamos en especial las relacionadas con el periodo en torno a la EXPO’92 donde la actividad “diplomática” de la Junta de Andalucía alcanzó sus mayores cotas con las visitas y recepciones a las más altas representaciones de los estados participantes (Príncipes de Gales, príncipes de Mónaco, heredero de Japón, etc.).
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