¿Quo vadis, Gestión del Conocimiento?

Tres años después, creo que merece la pena hacer un alto en el camino para, desde la quietud y con sosiego, recordar de dónde venimos y tratar de atisbar hacia donde vamos. Lo primero -mirar atrás- se hace sencillo, y ya lo contábamos en este artículo del primer número de esta revista (Gestión del conocimiento en la Junta de Andalucía: primeros pasos – el enlace se abre en una nueva ventana).

La Gestión del Conocimiento comenzó sus andaduras en la Junta de Andalucía con el diseño del proyecto  TRANSFER, puesto en marcha para el concurso de traslados que se resolvió en 2017. Margarita Navas recomendaba su uso en el momento de cambio de puestos de trabajo, con motivo del concurso de traslados convocado a finales de 2018 en este artículo (Transfer: Colabora en el concurso – el enlace se abre en nueva ventana -, especial diciembre 2018).

Más tarde llegó el programa Embajadores/as del Conocimiento, poniendo en marcha diferentes iniciativas de Gestión del Conocimiento, entre ellas esta revista. Tras el desarrollo de dos ediciones (véase Programa KM: Embajadoras/es del Conocimiento) y con 9 proyectos llevados a cabo en 12 iniciativas, este otoño se lanzará la tercera edición, en la que esperamos poder contar con muchas personas implicadas con ilusión por transformar la organización desde abajo hacia arriba. 

Hacemos además un llamamiento a unirse al programa a todas aquellas personas que acaban de ingresar en nuestra administración fruto de las pasadas Ofertas de Empleo Público. La savia nueva es siempre bienvenida. Desde aquí les invitamos a que estén atentas a su correo electrónico (la próxima convocatoria se lanzará en octubre).

¿Y qué retos debe afrontar la disciplina en este futuro inmediato? Sin ánimo de ser dogmático o de querer sentar ningún tipo de cátedra, recopilo las líneas de trabajo sobre las que puede pivotar la Gestión del Conocimiento.

Aunque da igual lo que escriba aquí, posteriormente, en el programa Embajadores/as del Conocimiento, estas líneas cambian, se entrecruzan o se difuminan. Tome, por tanto, la persona que lea estas líneas, mis palabras con la debida distancia 😉

• Cambio generacional. El cambio generacional no es un problema de Gestión del Conocimiento. Sí lo son, en cambio, algunos de sus efectos en la organización, como pueden ser la pérdida de conocimiento por jubilaciones, o la incorporación de nuevo conocimiento por incorporaciones de personal, siempre que éstos sean válidos para la organización.

  Debemos centrarnos, por tanto, en iniciativas concretas de transferencia de conocimiento de personal senior o de captación de talento “desaprovechado”, por poner algunos ejemplos.

• Detección del conocimiento crítico. Hay que invitar a la organización a elaborar Mapas de Conocimiento Crítico de Unidades, Secciones, Departamentos, Direcciones,… con la idea de identificar los Objetivos de dicha unidad (parece fácil a priori, pero auguramos alguna sorpresa). Tras los Objetivos se identificarán las actividades necesarias para los cumplimientos de éstos, luego los conocimientos que hay que tener para acometer dichas actividades, para después localizar dónde está el conocimiento y cuál es su grado de criticidad.

  Finalmente se escogen las estrategias para tratar los conocimientos más críticos, en función de una clasificación previa, lo que conformará el Plan de Acción de Gestión del Conocimiento para esa Unidad.

  Se trata de una útil herramienta de “autoconocimiento organizativo”, por llamarla de alguna manera.

• Aumentar la comunicación y el intercambio de ideas. Hay que procurar generar contenedores de conversaciones productivas, que ayuden a resolver problemas y superar retos. Desde una posición estratégica, como puede ser la organización de jornadas de difusión o de acciones formativas que puede impulsar el IAAP, a otras acciones más de “guerrilla”, del día a día; fomentar el necesario cambio cultural hacia lo colaborativo.

  

• Impulso de la cultura audiovisual. Estamos claramente convencidos (9 de cada 10 expertos nos  apoyarían :-P) del poder multiplicativo de los formatos audiovisuales. Lo vivimos en nuestra “otra realidad paralela”, fuera de nuestro trabajo.

  Estamos hablando del uso de video-tutoriales, anuncios, video-guías… que se pueden usar en numerosos contextos de nuestro día a día (atención al público, formación, transmisión de ideas, presentaciones de proyectos, etc).

  Si para buscar una receta de cocina acudimos a un canal de video, ¿por qué no hacer lo mismo con nuestras “recetas” administrativas?

• La Transformación Digital de las administraciones públicas. Éste es otro “palabro” de moda en estos momentos. Si bien, en este caso, creo que merece la pena subirse al carro de la Transformación Digital, por lo que implica de sinergias con organizaciones públicas y privadas, y por la cantidad de esfuerzos y recursos que se están dedicando bajo el paraguas de esta transformación.

  El concepto engloba la aplicación de las TIC de manera exhaustiva a la lógica de negocio de las organizaciones, poniendo un necesario énfasis en el cambio cultural de las mismas. De alguna manera, lo vemos como la recopilación de una serie de impulsos transformadores, que en el caso de las administraciones públicas (sin ánimo de exhaustividad) podrían ser:

  – La tecnología debe considerarse como una palanca para facilitar la consecución de los objetivos.

  – La Administración debe ser capaz de anticiparse a las necesidades de la ciudadanía y ofrecer servicios personalizados.

  – Hay que pensar en términos de mejora continua.

  – Mejorar la experiencia del usuario. El usuario en el centro del diseño de políticas y servicios.

  – Incorporar el Big Data. El análisis y aprovechamiento de todos los datos que obran en poder de la Administración es crucial para la mejora continua de los servicios públicos.

  – Formación actualizada y de de calidad para las personas de la organización.

  – El cambio digital abre la puerta a los horarios flexibles, que permiten que los empleados puedan conciliar mucho mejor su vida personal y profesional. Y por qué no, al teletrabajo, ese tabú cuando se aplica a lo público.

Aunque, como no soy ningún gurú de la Gestión del Conocimiento, ya iremos viendo los derroteros que va tomando el asunto.