GC01 – Cambio Generacional

Desde hace algún tiempo, escuchamos  en numerosos foros voces de alarma, sobre la salida de la Administración pública de un contingente importante de personas, que están próximas a su jubilación.  Efectivamente, la generación del “baby boom”, que engrosaron las filas de la administración durante los años 80 y principios de los noventa, se encuentran en una edad, en la que algunos de ellos ya están empezando a disfrutar del descanso permanente que supone la jubilación y a los otros les queda entre cinco y diez años. Sin entrar en cifras exhaustivas, y teniendo en cuenta sólo los datos próximos que cada uno de nosotros puede barajar analizando  su entorno, sabemos que más de la mitad de los que componemos la Administración de la Junta de Andalucía terminarán su vida laboral en un plazo de unos diez años. Estas personas cuentan con la experiencia y conocimiento adquirido durante muchos años de trabajo. 

La “Administración”, como ente impersonal se plantea qué soluciones podría promover para paliar esta pérdida y abordar el futuro de la mejor manera posible.

En la Administración Pública, la ocupación de los puestos de trabajo está supeditada a los procedimientos que la normativa establece. El procedimiento se inicia en el momento en que el puesto se encuentra vacante, sólo así se puede convocar un puesto para su cobertura.

Empezaremos viendo cómo se realiza actualmente el relevo en los puestos que quedan vacantes.

Aquellos puestos que han quedado vacantes como consecuencia de un concurso de méritos, en el que la persona que lo ocupaba se traslada a otro puesto, representa un problema. Sin embargo, en los últimos concursos de méritos convocados en la Junta de Andalucía se han convocado de forma simultánea las resultas, lo que ha facilitado la cobertura inmediata de las vacantes que hubieran quedado, de ese modo se reduce la temporalidad y la movilidad en los puestos de trabajo. 

Si el puesto ha quedado vacante por la jubilación de quien lo ocupaba, el problema es aún mayor. 

Hasta que la persona no cesa en su puesto, no se promueve la cobertura. Normalmente en principio, se cubre provisionalmente (ya que los concursos no tienen una periodicidad clara, entre un concurso y el siguiente suelen pasar un mínimo de dos años). La  ocupación provisional de los puestos supone un dispendio de recursos, ya que quien lo ocupa provisionalmente debe invertir un tiempo más o menos amplio, en el “aprendizaje del oficio”, muchas veces, en soledad, los más afortunados con la colaboración de algún compañero o compañera que desee y disponga del tiempo suficiente, como para invertirlo en acompañar a quien ha llegado. 

Posteriormente en el plazo de uno o dos años, se convoca el puesto en un concurso de méritos, precisamente cuando la persona que lo ocupaba provisionalmente empieza a rentabilizar el tiempo invertido en su formación. Pocas veces, la persona que lo ocupaba de forma provisional acaba consiguiendo la titularidad del mismo.

Finalmente, transcurrido casi otro año, mientras se resuelve el concurso, llega  la persona que ocupa el puesto definitivamente, después de una jubilación. En el mejor de los casos, puede tardar en llegar a él unos dos años,  otras veces, más; a esas alturas, la persona jubilada ya no recuerda ni lo que hacía, cuando estaba trabajando. Mientras tanto el puesto ha estado ocupado de forma provisional por alguien que posiblemente no tenía los conocimientos precisos, y que tuvo que dedicar bastante tiempo a aprender,  quizá a bases de errores. O bien, las tareas han estado repartidas entre otros compañeros, y han sacado el trabajo a salto de mata, sin la dedicación que hubiera sido deseable.

Habría que idear sistemas en los que las personas que se jubilan, en sus últimos años de vida laboral dedicaran una parte de la jornada a preparar a quienes fueran a sustituirlas.

Al igual que se convocan las  resultas se podrían convocar puestos que previsiblemente fueran a quedar vacantes en un plazo de 2-3 años, y a los candidatos resultantes de la selección, se les debería dar la posibilidad de incorporarse a su puesto entre tres y seis meses  antes de que el funcionario o funcionaria que lo ocupaba se jubile. De ese modo la persona que va a jubilarse se vería liberada de carga de trabajo, mientras que podría ocuparse de la formación de quien le va a sustituir.

Sería muy positivo y fructífero compaginar la función de los sénior con los júnior: mediante un acompañamiento, asesoramiento y supervisión de los primeros, los nuevos aportarán renovación, ideas diferentes y nuevas posibilidades, que podrían ser evaluadas por los sénior, incluso puestas en práctica durante el periodo de transición. Así se crearían sinergias muy positivas, mediante el encuentro de la experiencia y el conocimiento previo, con una visión nueva y limpia de los vicios adquiridos por el tiempo.

Actualmente con la manera como se realiza la sustitución del personal, hay gran dificultad para transmitir el conocimiento adquirido durante el tiempo de experiencia en un puesto de trabajo, todo lo más que se puede hacer es dejar una serie de archivos con la documentación que debe estudiarse, algún manual que describa los procedimientos…, en fin, algún material de estudio.

Por otro lado, no hay establecidos cauces de comunicación, entre personas que desempeñan tareas similares. Si existieran esos cauces, se podrían compartir experiencias, aportar soluciones a problemas que previamente se hayan planteado de unos a otros, incluso debatir posibles soluciones, analizando los pros y los contras, con la experiencia y conocimiento de todos.

Con el fin de minimizar la pérdida de conocimiento en la organización, el IAAP ha iniciado el programa de Gestión del Conocimiento, que se viene desarrollando desde hace dos años. Promueve el desarrollo de proyectos que den soluciones a los actuales retos que se plantean en la Junta de Andalucía. Los que tuvimos la osadía de intentar buscar un medio para conjugar la salida de quienes cierran su vida laboral, con quienes los van a sustituir nos encontramos con una situación frustrante. Podríamos localizar a las personas que están próximas a la jubilación, incluso podríamos intentar motivarlos para que transmitieran sus conocimientos a quienes pudieran sustituirlos, pero no hay ningún medio para encontrar a estos últimos. Por ello, lo único que se nos ocurre es idear algún medio, para incorporar información y documentación que pueda ser de utilidad a quienes vayan a desempeñar un puesto de trabajo. Este sistema está inventado hace tiempo y puede sostenerse mediante diferentes herramientas de trabajo colaborativo, el cómo hacerlo es algo que depende más de las políticas de la organización, que debe promover los medios para facilitar los recursos necesarios  con los que las personas motivadas que quieran y puedan emplear parte de su tiempo en dejar documentación e información, puedan hacerlo, e incluso se estimule este modo de actuar.