GESTIONAR EL TIEMPO EN MOMENTOS DE CRISIS: Algunas Claves Prácticas

Magdalena Requena, Psicóloga y Coach (Socia y Codirectora de Itínera), nos presenta un decálogo, con las claves para saber gestionar nuestro tiempo en momentos difíciles, como son las circunstancias actuales.

“Somos lo que hacemos, día a día. 

de modo que la excelencia no es 

un acto, sino un hábito” 

   Aristóteles

 

Ante esta situación sin precedentes en la que nos encontramos en el momento que escribo este post y, mientras el final de todo esto llega, me recuerdo cada día la importancia de recuperar la capacidad de sentir el tiempo, de vivirlo como lo que es: algo verdaderamente valioso. Y esta crisis del coronavirus nos ha dado una oportunidad para repensar cómo usar este don. Leyendo estos días el libro “Aquello que solo ves al detenerte” del monje coreano Haemin Sunim reflexiono sobre una de sus ideas, “Hay cosas que sólo aparecen cuando nos detenemos y percibimos con calma lo que sucede a nuestro alrededor”. 

¿Cuántas veces hemos deseado tener  tiempo para dedicarlo a tantos y tantos asuntos que “el día a día no nos permite”? Bien, pues de pronto la rueda del hámster se ha detenido y nos hemos encontrado con un tiempo distinto en el que lo urgente ha dejado paso a lo importante. Nos hallamos en una pausa forzosa, en un retiro no previsto en el que se abren nuevas posibilidades; quizás podamos aprovecharlo para revisar la forma en que nos relacionamos con nuestro tiempo; es posible que podamos resetear algunos hábitos al respecto e incluso  sembrar nuevos aprendizajes. 

Es este un buen momento para ponernos al día con nuestras deudas y “autocompromisos” no cumplidos: aprender nuevas tecnologías, incorporar el teletrabajo, estudiar, leer, meditar, o hacer actividades que teníamos relegadas precisamente por no disponer de tiempo para ellas.

Ahora bien, en esta realidad un tanto surrealista, hemos de poner orden en nuestras intenciones, evitando caer en una de las Leyes de Parkinson: “el tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda suele ser inversamente proporcional a su importancia”. Antes de lanzarnos a la acción, hagamos una gestión consciente de nuestro tiempo que nos permita dirigir la actividad hacia nuestras verdaderas metas y, evitar con ello, caer en la dispersión, desconcentración o en el flujo de trabajo ineficiente que a veces nos acompaña.

Comparto contigo algunas pautas que estoy utilizando en estos días de confinamiento  y que me ayudan a gestionarme de manera consciente evitando que mi tiempo se diluya sin sentido.

1. CUALQUIER DESTINO NO SIRVE: Define tus prioridades diarias y semanales

Hemos de ser realistas con el tiempo del que disponemos, hacernos listas infinitas de tareas a realizar en el día acaba siendo frustrante. Mi propuesta es que cada día te marques tres prioridades y pongas toda tu atención en ellas. Si lo deseas, puedes incluir alguna más pero sólo si tienes la seguridad de que vas a poder orientarte a ello. 

Al finalizar la jornada puedes revisar cómo te ha ido y dejar definidas tus prioridades del día siguiente; de este modo, el tener un destino claro facilitará tus primeros pasos cuando lo comiences.

2. EL TIEMPO NO ES DE GOMA: Programa tus tareas y asígnales tiempo 

El trabajo se expande hasta llenar todo el tiempo disponible por lo que te sugiero que asignes  tiempo en tu agenda a tus tareas. Define periodos de dedicación y horas de finalización. Y recuerda: cuanto menos tiempo tenemos para hacer una tarea, más eficientes somos.  

Identifica tus horas más productivas y programa en ellas los trabajos más relevantes de cara a tus propósitos o porque requieran de ti una mayor concentración, de este modo habrá menos probabilidades de que procrastines en ellas.

Puede que sientas que tu mayor rendimiento es por la mañana temprano, de hecho madrugar es todo un clásico de la productividad. Sea como sea, identifica tu momento de máxima efectividad y dedícalo a tu prioridad número uno.

3. DISEÑA EL DÍA A TU MEDIDA: Organiza tus tareas en bloques temáticos 

Ordena tus actividades por bloques y asigna un tiempo determinado para ocuparte de ellos.  Puedes organizar estos lotes por categorías, tareas creativas, administrativas, gestión de correos, o a actividades de concentración. 

En casa puedes también hacer espacios o días  temáticos, limpieza del hogar, compras, cocinar, etc. así eliminas la preocupación porque sabes que lo harás en un tiempo ya programado y podrás concentrarte mejor en lo que estás haciendo. 

4. SEPARA EL GRANO DE LA PAJA: Mantén el foco en lo importante y evita  distracciones. 

Pon tu atención en tu intención ya que aquello en lo que nos enfocamos se va expandiendo. Dedícate a una sola tarea a la vez: cambiar de tareas constantemente nos provoca la ilusión óptica de la productividad; pero es solo eso, una ilusión; es como “el efecto carrusel” nos mantenemos en movimiento pero no avanzamos. 

Empezar el día revisando correo, mirando el whatsapp o navegando por internet sin rumbo fijo, como si de un vagabundo ciberespacial se tratara, te llevará al final del día a la sensación de que tus prioridades se han quedado en la casilla de salida. Evita estar constantemente refrescando tu email, o contestando a cada vibración o sonido que emite tu teléfono móvil. 

Por tanto ponte en “modo avión”, cierra el email y desactiva notificaciones; apaga el teléfono cuando no lo necesites y sepáralo de tu mesa de trabajo. 

5. EL HÁBITO “SÍ” HACE AL MONJE:  Fíjate rutinas diarias 

A nuestro cerebro le encantan las rutinas ya que con ellas minimizamos el consumo de energía y  maximizamos nuestra supervivencia. Cada vez que tenemos que “pensar” para hacer algo, hacemos un gasto extra de nuestra fuerza de voluntad. Tener rutinas diarias relacionadas con los horarios, la alimentación, el sueño, el ejercicio físico o con  la meditación nos ayuda a mantener fuerte nuestra voluntad.

Genérate tus propias rutinas y síguelas; te sentará bien. Y recuerda: es importante crear y mantener rutinas pero no hagas de ellas una camisa de fuerza. 

6. NO TODO VALE: Cuida el espacio en el que trabajas  

Si te es posible en estos días intenta que tu lugar de teletrabajo tenga buena iluminación y ventilación y poco ruido. Quizás esto último no te resulta posible estos días por lo que siempre puedes aislarte a través de unos auriculares y escuchar música armónica. 

Mantén ordenado tu escritorio pues el desorden y la desorganización en tu espacio de trabajo manda a tu cerebro una imagen visual caótica que provoca estrés.

7. ¿BUEN HUMOR? SÍ, GRACIAS: Cultiva emociones positivas   

En estos días nuestro equilibrio emocional es como una montaña rusa, transitamos por diferentes estados emocionales pasando de la concentración a la dispersión, de la motivación a la desgana o de la alegría a la tristeza.  

Podemos alimentar de forma preventiva nuestro soporte emocional, inoculando en él los nutrientes básicos para generar emociones que nos abren la puerta a la calma, la serenidad y el bienestar. El humor es un buen nutriente emocional, Haemin Sunim lo expresa así: “con humor, la vida se torna más ligera y placentera. Y la risa siempre nos lleva al momento presente”.

8. AFILA TU SIERRA CADA DÍA:  Cuida tu máquina de producir 

Comienza cada día con tu mente serena. Meditar unos minutos por la mañana te brinda un espacio de calma para conectar con tu intención, relajar la mente y afrontar la jornada con fortaleza y serenidad.

Estira los músculos y muévete. Pasar mucho tiempo sentados nos va agotando así que puede ayudarte hacer pausas activas cada dos horas en las que te levantes, aproveches para atender al teléfono de pie y pasear por casa, hacer algún estiramiento consciente o subir y bajar escaleras. 

Y cuida también tus emociones. Dosifica las noticias y evita que tu atención se pierda en el tsunami informativo. La consulta compulsiva de  las redes activa la ansiedad. Consultar medios fiables y sólo un par de veces al día es suficiente para estar conectado con lo que acontece.

9. LOS SUPERPODERES PARA EL MUNDO MARVEL: Aprende a delegar y a pedir ayuda 

En estos momentos en los que estamos expuestos a numerosas y diversas actividades -atender al trabajo, tareas domésticas, atención a la familia- y que todas ellas confluyen en un mismo escenario, nuestra casa, quizás sea clave parar y abrazar nuestra vulnerabilidad y con ello la aceptación de nuestra incapacidad para ser omnipresentes y hacer todo perfecto y mucho menos todo al mismo tiempo. 

No disponemos de “superpoderes” pero sí de la capacidad de hacernos preguntas poderosas o de cambiar la pregunta. Qué cambia si en lugar de preguntar “¿Cómo puedo hacer yo esta tarea?» me pregunto «¿De qué manera puede hacerse esta tarea? 

10. Y NO OLVIDES REPOSTAR: Cuida tu energía

Es obvio que no podemos aumentar la asignación de los 1440 minutos diarios de los que disponemos cada día pero sí podemos aumentar nuestra energía y con ello nuestra efectividad. La gestión de la energía está relacionada con el modo en que cuidamos nuestras fuentes de repostaje: alimentación, sueño y descansos.  Por ello te sugiero :

  • Presta atención al equilibrio de la dieta a lo largo del día: Evita el azúcar, la cafeína y el exceso de gluten ya que estos alimentos proporcionan un pico de energía transitorio, al que seguirá después de una bajada energética y una reducción de tu productividad. 
  • Cuida tus horas de sueño: La calidad de las horas que dediques a dormir es directamente proporcional a la calidad del trabajo que vas a realizar al día siguiente. Dormir mal deprime nuestro sistema inmune. Recuerda evitar los dispositivos electrónicos antes de ir a la cama, la luz artificial de las pantallas afecta a la calidad del sueño. 
  • Y por último recuerda: “Descansar también es hacer,  descansar es invertir en ti”.
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