¿Qué ocurre con nuestras necesidades formativas?

Cuando, a principio de cada año, se publica el Plan de Formación del IAAP, seguramente muchos de vosotros no le echáis cuenta, pensando que no se adapta en absoluto a vuestros intereses. Sin embargo, el IAAP hace realmente un esfuerzo importante para tomaros  en consideración.

Entre junio y octubre el IAAP  identifica y analiza las necesidades de formación del personal al servicio de la Junta de Andalucía  y diseña el Plan de  Formación del año siguiente. Ahora mismo estamos finalizando el proceso. Este proceso, que en principio es muy participativo, está pensado para contar con vuestra cooperación. Seguramente muchos de vosotros estáis colaborando o lo habéis hecho en alguna ocasión. Es más, algunos registrasteis el año pasado vuestras necesidades formativas que, sin embargo,  no se han  visto reflejadas en el Plan de este año. ¿Qué ha pasado con vuestras necesidades de formación?.  ¿Por qué  no se ofrecen acciones formativas acordes con vuestras necesidades? A continuación intentaré dar respuesta a tales preguntas exponiendo como se diseña dicho Plan.

El Plan anual de formación se diseña a  través del sistema de información ANFor@.  Es una herramienta pensada para facilitar la toma de decisiones, recabando información significativa del entorno en distintos momentos. Dicha información es procesada para ir configurando las distintas fases y elementos que constituyen el diseño del Plan de Formación del IAAP :identificación de necesidades formativas (NF), elaboración de respuestas formativas (RF), formulación de propuestas de acciones formativas (PAF)y, finalmente, decisión sobre acciones formativas  (AF) a incluir efectivamente en el Plan anual. 

Nuestra participación en el diseño del Plan se centra en las dos primeras fases: identificación y registro de necesidades formativas y elaboración y registro de respuestas formativas (Proponer Acciones Formativas es competencia de las Delegaciones del Gobierno y de las Consejerías, e incluir acciones formativas en el Plan anual compete exclusivamente al IAAP). La colaboración se canaliza fundamentalmente a través de los Servicios  de las distintas Delegaciones Territoriales y Consejerías. Los Servicios son las Unidades en las que se origina toda la información que alimenta el Sistema y permite el diseño del Plan.

 Registrar, validar, agrupar y derivar necesidades formativas

En un primer momento se identifican,  analizan y registran las necesidades formativas del personal en el ámbito de los Servicios y se comunican a través de las  Unidades subsiguientes. Cada año existe la oportunidad de comunicar al IAAP las necesidades de formación. Aquí hay que hacer una observación importante: ANFor@ no “admite” cualquier necesidad. Las necesidades formativas que se identificamos, analizan y registran  en ANFor@ son exclusivamente las que se relacionan con el desempeño de los diferentes puestos de trabajo pues se definen como una carencia  o bien como una oportunidad: qué competencias (conocimientos, habilidades, actitudes) nos hacen falta para desarrollar bien (o mejorar) nuestro trabajo de cada día.

Una vez que se ha registrado una  necesidad formativa en el ámbito de un  Servicio, debe ser validada por la Unidad correspondiente (Secretarías Generales Provinciales en el caso de las Delegaciones Territoriales o Direcciones Generales en el caso de las Consejerías) donde, en su caso, se agrupa y deriva. 

La validación supone comprobar que la necesidad es formativa, y no organizativa (con frecuencia se describen carencias, problemas u oportunidades para cuya resolución  hay que poner en marcha medidas de tipo organizativo, no de formación). Por otra parte,  la validación de la NF supone una evaluación de la calidad de su análisis y descripción; para ser validada, la descripción debe reflejar con claridad el “problema” a resolver  y el número y perfil de las personas afectadas.

Después de la validación, viene la agrupación y la derivación. La agrupación de necesidades formativas similares responde a un criterio evidente de simplificación de la información y de  economía de esfuerzos pues muchas de las NF que se identifican, especialmente las que tienen que ver con el correcto desarrollo del puesto de trabajo, son similares.  Por otra parte, no es viable económicamente ofrecer respuestas formativas absolutamente personalizadas.

La derivación de las NF es un hito fundamental para su eventual buen fin. El destino de la derivación depende de la naturaleza de la NF: si la necesidad es horizontal (común a todas o a varias Delegaciones o Consejerías, como por ejemplo las relacionadas con la gestión económica, la protección de datos, el procedimiento administrativo etc), debe derivarse a los Servicios de Administración Pública de las Delegaciones de Gobierno o al IAAP; si la necesidad es sectorial, específica y exclusiva de una Delegación Territorial o Dirección General, debe derivarse a la Consejería correspondiente. Pero.. ¿por qué es tan importante la derivación?: por sus posibles consecuencias ya que las Unidades de Destino receptoras de las derivaciones proponen al IAAP la inclusión de la NF en el Mapa de Necesidades. Y la inclusión en el Mapa es una condición “sine qua non” para que la NF se convierta en acción formativa. 

El Mapa de Necesidades Formativas

La inclusión en el Mapa es el fin del recorrido de la necesidad formativa que se identificó y registró en ANFor@ . Para llegar hasta aquí, la NF ha tenido que salvar varios obstáculos y hacer una desviación: ha debido ser validada por la Secretaría General Provincial o Dirección General correspondiente. Luego estas mismas Unidades las han podido integrar en un grupo de NF con una problemática y unos destinatarios similares; una vez agrupada, la SGP o la DG la han derivado a los Servicios de Administración Pública de las Delegaciones de Gobierno o a las Consejerías para que éstas propongan al IAAP, si así lo consideran oportuno, su inclusión en el Mapa de NF; finalmente, el IAAP  decide sobre la inclusión de la necesidad formativa en el Mapa de Necesidades de Formación.

El Mapa de Necesidades Formativas es un punto de llegada y de partida; es el intercambiador que posibilita la conversión de una necesidad formativa en una respuesta formativa, la base sobre la que se asientan las acciones formativas (cursos, jornadas, talleres, seminarios etc) que se incluyen, eventualmente, en el Plan Anual. 

Elaborar Respuestas Formativas

Muchos de vosotros colaboráis habitualmente en el diseño del Plan de Formación identificando, analizando, describiendo y registrando vuestras necesidades formativas en ANFor@. No pocos de vosotros dais un paso adicional y además participáis en la elaboración de las respuestas formativas a las necesidades previamente identificadas. Elaborar una respuesta formativa relativa a una NF supone definir los objetivos de aprendizaje , las competencias (conocimientos, habilidades, actitudes) que hay que adquirir, los contenidos teóricos y prácticos a desarrollar. Muchos de vosotros tenéis una experiencia no solo sólida sino también brillante  en el desempeño de vuestros puestos de trabajo; sois realmente muy expertos en las tareas que lleváis acabo en el día a día; sois los idóneos para definir con exactitud los contenidos de la formación más adecuada para responder a las necesidades que vosotros mismos  o vuestros compañeros habéis identificado. 

Si no se convierte en respuesta formativa, una necesidad formativa incluida en el Mapa de Necesidades es un florón estéril. De la misma manera que la inclusión en el Mapa requiere que la NF sea impulsada constantemente a través de todas las fases y obstáculos de su recorrido, el impulso debe continuar a partir de la inclusión en el Mapa, y el mejor impulso es un buen diseño de respuestas formativas. Evidentemente, no todas las NF incluidas en el Mapa han de convertirse en respuestas formativas: el criterio de conversión es la importancia de la NF. Cada Servicio, cada SGP, cada DG (y vosotros formáis parte de estas Unidades y tenéis algo que decir) debe decidir sobre la importancia de las necesidades formativas que ha identificado y registrado en su ámbito y de cuáles merece la pena elaborar una respuesta formativa.

Propuesta de acciones formativas e inclusión en el Plan. ¿Y mis necesidades?

Las dos últimas fases del proceso, elaboración de propuestas de acciones formativas (definición de  la modalidad de impartición, n.º de ediciones y destinatarios, presupuesto etc) y decisiones de inclusión de acciones formativas en el Plan Anual,  competen a las Consejerías y al IAAP. 

Cuando se publica el Plan de Formación del IAAP de cada año, ciertamente no refleja todas las necesidades formativas que se registraron en ANFor@ el año anterior. Muchas de ellas no fueron validadas (por reflejar necesidades no catalogables como formativas, o por adolecer de un análisis o descripción defectuosos); otras no se incluyeron en el Mapa (quizá no se llevó a cabo la derivación correspondiente o ésta se hizo a un destinatario inadecuado) y en otros casos no se llegó a elaborar una respuesta formativa o no se hizo correctamente. 

Está en nuestras manos, al menos en parte, que estos obstáculos se puedan superar. La responsabilidad es doble: debemos ser los primeros interesados en que nuestras necesidades se reflejen en ANFor@, que se registren válidamente, que completen su recorrido hasta el Mapa de Necesidades y que, en su caso,  efectúen adecuadamente su conversión en respuestas formativas  y posteriormente en  propuestas y acciones formativas. Por su parte la Organización tiene la obligación de promover y facilitar la participación en el diseño de los Planes y de garantizar que las necesidades se integran efectivamente en éstos.

A veces es posible que los árboles no nos dejen ver el bosque. Como hemos señalado, una fase del proceso de diseño del Plan de Formación es la agrupación de NF. Muchas acciones  formativas incluidas en el Plan Anual responden a agrupaciones de NF en las que se han integrado las registradas en su momento. Si se analizan con detalle los contenidos de las acciones formativas que se convocan cada año, se puede comprobar que al menos parcialmente, recogen las necesidades manifestadas.

Por otra parte, aun cuando ANFor@ es el instrumento, procedimiento y momento que el IAAP ha dispuesto para el diseño del Plan de Formación (y consecuentemente para la identificación de las necesidades de formación), existen además otras vías y consideraciones a tener en cuenta para la elaboración del mismo.

En la web del IAAP, en la página de Formación, puedes encontrar “El IAAP te escucha”: es una ventana a través de la que  puedes comunicar de forma más espontánea y en cualquier momento, sin someterte a los plazos establecidos en ANFor@),  cuáles son tus necesidades formativas (además de plantear cualquier consulta sobre el Plan en curso).

Finalmente, el contenido del Plan Anual del IAAP no viene determinado exclusivamente por las necesidades  de las personas al servicio de la Junta  identificadas en ANFor@  o por cualquier otra vía. Promover una Organización cada vez más colaborativa, fomentar la transformación digital de las personas, facilitar la evaluación de las políticas públicas, colaborar en el desarrollo sostenible son algunas de las líneas estratégicas que inspiran el Plan del presente año. Muchas de las acciones formativas incluidas en las distintas escuelas y programas del plan responden a estas finalidades estratégicas. Las Escuelas de Formación de Justicia y de Desarrollo Profesional, en éste último caso especialmente sus Programas de Formación General, Horizontal, Sectorial e Interadministrativo, son las que incluyen en mayor medida acciones formativas relacionadas con las necesidades formativas identificadas y registradas cada año.

Integrar intereses. Entornos Corporativos y Entornos Personales de Aprendizaje.

Los Planes  de Formación del IAAP son entornos corporativos de formación, basados en las necesidades del personal y en las de la Organización, centrados en la persona que aprende y en el autoaprendizaje. Tienen la vocación de entrar a formar parte de los entornos personales de aprendizaje. Todos hemos ido construyendo un conjunto de herramientas, instrumentos, recursos, contactos, fuentes de información, actividades etc. de las que echamos mano diariamente para aprender, guiados por nuestros intereses  y necesidades personales. A veces sin ser conscientes de ello, de forma espontánea, estamos aprendiendo de manera permanente y autónoma; seguramente es la mejor manera de aprender.  En la medida en que nuestras necesidades se encuentren representadas en los Planes del IAAP, éstos entrarán a formar parte de nuestro entorno personal de aprendizaje.  Si incorporamos elementos de los Planes de Formación del IAAP a nuestro entorno personal de aprendizaje  podremos compatibilizar nuestro propio desarrollo personal y profesional con el desarrollo de una organización mejor, más colaborativa, centrada en crear valor para la ciudadanía.