Programa TRANSFER: colabora en el concurso 2023

Tras la alegría de la adjudicación del nuevo puesto de trabajo, llega el momento de incorporarse al mismo, una vez transcurrido el período de toma de posesión. Y ese momento inevitablemente y por muchas tomas de posesión que hayas vivido durante tu carrera administrativa te genera como mínimo cierto estado de nerviosismo o de temor. Desde el punto de vista de la psicología, el miedo al cambio es parte de la naturaleza humana, y eso también ocurre cuando se trata de tu promoción profesional en el ámbito de la Administración Pública. Por mucho que hayas podido informarte de cómo es ese concreto puesto de trabajo con carácter previo a su solicitud (resulta cada vez más habitual que los funcionarios telefoneen al departamento en cuestión para que le informen de cómo se desarrolla la tarea, si tiene períodos puntuales de sobrecarga, si los plazos son muy perentorios, etc…) el cambio de puesto de trabajo genera cuantiosas incertidumbres que nos asustan.

Para intentar reducir ese temor resulta aconsejable ponerse en contacto con el Jefe del Servicio (al menos de forma telefónica) durante el período de toma de posesión para presentarte, intercambiar las primeras impresiones, y señalar el día concreto en el que vas a aparecer por tu nuevo Servicio. Está claro que esa llamada telefónica no va a evitar por completo tu estado de nervios, pero puede ayudar a reducirlo, aparte de dar una buena imagen ante tu próximo superior jerárquico, que habitualmente suele estar anhelando tu incorporación.

El primer día en un nuevo puesto de trabajo es como el primer día de colegio, sobre todo si es en un centro de trabajo diferente, porque ello supone que tienes que empezar a conocerlo TODO, no sólo el funcionamiento de tu concreto Servicio sino también el funcionamiento del centro en sí (por ejemplo cuestiones prácticas relacionadas con los departamentos de Informática, Personal, Gestión Económica, Ordenanzas, etc…). Sin embargo no hay que agobiarse, poco a poco irás obteniendo dicho conocimiento, según te vaya haciendo falta. Resultan de mucha utilidad las llamadas “Guía de Bienvenida” que algunos organismos entregan a los recién llegados, un documento donde se expone la estructura por Servicios, con identificación de los titulares de las Jefaturas y un somero resumen de sus competencias, así como el domicilio de las diferentes sedes (en su caso) y sus teléfonos de contacto. De esta forma resulta más fácil tener una visión global de la estructura en la que te estás integrando.

Una vez que entres en tu Servicio y tras las presentaciones de tus compañeros que generalmente te provocan una total confusión porque resulta imposible recordar todos los nombres y puestos de los mismos, procede la entrevista con el Jefe de Servicio en la que usualmente te va a explicar en síntesis las competencias, estructura y funcionamiento del Servicio. Finalizada la misma, generalmente ya puedes ir al despacho donde vas a desarrollar tu tarea.

Lo primero es revisar el entorno en el que se va a desempeñar el puesto de trabajo, comprobar que la iluminación, la orientación de la mesa, la regulación de la silla, etc… es el adecuado. Si consideras que algunos de los elementos no reúne los requisitos de ergonomía deseables, ponte en contacto con el Técnico de prevención de riesgos laborales para que valore tu entorno laboral y determine si es necesario efectuar alguna modificación. Otro elemento importante a realizar ese primer día es tramitar la obtención de claves de acceso a tu ordenador y a los programas o aplicaciones informáticas que se utilicen en el Servicio, ya que en la actualidad la mayoría de las tareas administrativas dependen en mayor o menor grado de un programa informático común a todas las provincias. También resulta conveniente preguntar a los compañeros del Departamento de Informática si es necesario hacer algún ajuste en tu correo electrónico corporativo.

Solucionadas ese tipo de cuestiones de adaptación práctica al puesto de trabajo, corresponde acometer la nueva tarea. Resulta descorazonador llegar a tu nueva mesa y encontrartela repleta de expedientes o tarea atrasada pendiente de hacer. Con una absoluta falta de compañerismo hay personas que una vez que conocen que van a abandonar ese puesto porque ha sido adjudicado a otro compañero, de forma automática dejan de realizar su trabajo, que se empieza a amontonar en la mesa. Y por supuesto si ni siquiera han realizado la tarea que les correspondía, mucho menos podemos esperar su ayuda una vez que nos hagamos cargo de la misma. Esperemos que esas actitudes desaparezcan de nuestra Administración Pública lo antes posible, pero si te encuentras ante una situación así, no hay que desanimarse, toda esa tarea terminara completándose poco a poco.

En relación con ello y desde la perspectiva contraria, el Instituto Andaluz de Administración Pública está trabajando en el llamado Proyecto TRANSFER, cuyo objetivo es favorecer la transferencia del máximo conocimiento posible adquirido en el puesto de trabajo a lo largo del tiempo, por parte de aquellas personas que tienen la certeza de obtener una plaza diferente en un concurso de traslado, disminuyendo por tanto el impacto global en la productividad de la unidad que abandona. Aunque aún está en fase experimental, de lo que se trata es que la persona que abandona un puesto deje un “repositorio” de conocimiento preparado para cuando llegue su sustituto.

En síntesis, según la metodología del Proyecto TRANSFER las personas que abandonan el puesto de trabajo se comprometen en primer lugar a elaborar un Manual del puesto de trabajo, que detalle las diferentes tareas que realiza en su puesto de trabajo, con los comentarios oportunos sobre su ejecución, y una descripción de todo lo que se debe saber para llevar a cabo cada una de las tareas anteriores en el entorno del equipo y la unidad administrativa. Asimismo deberán enumerar las habilidades y competencias que facilitan el desempeño de ese puesto, y redactarán su experiencia en el desarrollo de las tareas, haciendo especial hincapié en los elementos en los que se apoyan diariamente, y sobre todo en los que ayudan en la resolución de conflictos (personas a las que pueden acudir con sus datos de contacto, legislación que pueden consultar,…). Y para finalizar se prevé que señalen una serie de consejos escuetos que ayuden a facilitar a la tarea.

Dando un paso más, en el Proyecto TRANSFER se contempla la posibilidad de grabar un breve vídeo (máximo 5 minutos de duración) contando lo esencial del puesto de trabajo, de forma coloquial y a modo de tutorial que dejar a disposición del sustituto en el ordenador. Es algo que no resulta especialmente complejo desde un punto de vista técnico (en general todos disponemos de teléfono móvil para grabarlo) y resulta menos frío que un manual. Hay que tener claro que no hay que complicarse la vida, no se trata de hacer un documental, con una calidad de imagen medianamente aceptable es suficiente ya que lo importante es el mensaje que se quiere transmitir al recién llegado.

Por último, el Proyecto TRANSFER contempla el denominado “acompañamiento”, esto es que la persona saliente, una vez en el nuevo destino, realice al menos 3 sesiones de 2 horas máximo cada una de mentoría o pequeño acompañamiento con la persona que le ha sustituido. Este acompañamiento no debe confundirse con la permanencia de la persona en el puesto de trabajo para acabar determinadas tareas pendientes durante unos días o semanas (previo acuerdo de los respectivos Jefes de Servicio y/o Secretarios Generales), sino que se trata de una actividad de mentoría complementaria al manual y al vídeo, de carácter personal e interactivo. Como he mencionado anteriormente, el Proyecto TRANSFER está en su fase inicial pero sería deseable que desde nuestro ámbito llevemos a cabo actividades parecidas para así generar una corriente de transferencia de conocimiento en la Administración Pública del que todos y todas podamos beneficiarnos.

Por otro lado, y dispongas o no de ese “repositorio”, haz preguntas. Que no te dé vergüenza preguntar sobre temas organizativos, dudas sobre la tarea, identificación de personas, ubicación física de elementos necesarios para el desempeño de tu trabajo, etc… Es mejor preguntar cómo hacer algo, antes que aventurarte a hacerlo por tu cuenta y cometer un error. Aunque (como ocurrió arriba) puedes encontrar compañeros incomprensiblemente poco dispuestos a compartir su información (erróneamente piensan que si la comparte van a perder “poder” en el Servicio), en general tus nuevos compañeros van a estar ahí para ayudarte y facilitarte tu trabajo.

Y es que cuando te incorporas a un nuevo puesto de trabajo, uno de los elementos fundamentales es la relación con tus compañeros. Como “el nuevo” del Servicio, estás en una posición de desventaja, debes encontrar tu sitio en el equipo y tus compañeros se tienen que acostumbrar a ti. Además todo se complica si le has “quitado” el puesto a alguien del Servicio que también lo quería. En estos casos es importante establecer una “red de contactos”, encontrar una serie de compañeros en el Servicio que te ponga en antecedentes de cómo son las relaciones interpersonales en el colectivo, y para ello son ideales momentos como los desayunos o almuerzos en grupo, incluso aunque no se traten temas directamente relacionados con el trabajo. Forjar una relación cordial con tus compañeros de trabajo será fundamental para tu posterior desempeño profesional, ya que a ellos puedes pedirles retroalimentación (“feedback”) sobre tus tareas para saber si estás realizando bien tu trabajo. De este modo sabrás qué cosas puedes mejorar, cómo mejorarlas y en qué áreas de tu trabajo debes prestar más atención.

De cualquier modo, sé paciente y no desesperes si tu tarea no va tan rápido como solía ser en tu anterior puesto de trabajo. Cada persona tiene un ritmo de aprendizaje diferente, y es normal demorarse en aprender nuevas actividades. Por otro lado no te cierres a trabajar de una forma diferente a lo que ya conocías o emplear nuevas técnicas en el cumplimiento de tus obligaciones, y mucho menos te compares con tu antecesor ya que cada persona desarrolla su propia técnica para alcanzar el resultado esperado. En pocas semanas te sorprenderá comprobar la soltura que has adquirido en el cumplimiento de tu tarea, y descubrirás la amistad de compañeros valiosos que podrás atesorar el resto de tu vida.

Tienes toda la información del proyecto TRANFER en este enlace:

http://www.juntadeandalucia.es/institutodeadministracionpublica/publico/transfer.pub