José Francisco Martínez Jiménez.
Funcionario jubilado
Servicio de Gestión Contable
Intervención General de la Junta de Andalucía
Consejería de Hacienda y Financiación Europea
Libre Office, casos práticos IX
Es muy conveniente antes haber leído y comprendido todos los artículos relacionados con LibreOffice Calc publicados en el apartado Tecnología práctica de esta revista.
Para la confección de este artículo se ha utilizado LibreOffice Community Writer, Calc e Impress versión 24.2.6 (X86-64 Windows 11) para entornos corporativos.
LibreOffice ha decidido renombrar las versiones indicando el año y el mes de lanzamiento seguido del número de revisión. Así se ha pasado de la versión 7 a la 24. Si estáis usando una versión más antigua puede que alguna función o característica citada en este artículo dé algún tipo de error o simplemente no exista.
Caso práctico n.º 20: Ventana “Importación de texto”.
(nivel intermedio)
Nos podemos encontrar con cuatro situaciones en las que nos aparecerá el cuadro de diálogo o ventana de “Importación de texto” (Imagen 1) en una hoja de cálculo de LibreOffice Calc. Son las siguientes:
- Cuando usemos “copiar y pegar (texto sin formato)” varias líneas de texto.
- Al importar un archivo de texto plano con extensión CSV: Menú Archivo ►..
- Al importar un archivo de texto plano con extensión TXT: Menú Hoja ► Insertar hoja desde archivo…
- Cuando tengamos varias líneas de texto en una misma columna y nos vendría muy bien poder “trocearlas” en varias columnas adyacentes, bien por contener X caracteres (Anchura fija), o bien por utilizar un carácter que sirva de separador (Separado por): Menú Datos ► Texto a columnas…
(*) La opción “Omitir celdas vacías” sólo se muestra en las situaciones 1 y 4. Más adelante explicaremos su función.
Veamos cada uno de los apartados y sus distintas opciones.
Apartado 1. Importar.
- Conjunto de caracteres: Es un desplegable donde tenemos que especificar la codificación de los caracteres con los que LibreOffice Calc interpretará el archivo a importar. Posiblemente será uno de los siguientes (en España): Unicode (UTF-7), Unicode (UTF-8), Unicode (UTF-16), Europa occidental (ISO-8859-X), Europa occidental (Windows-1252/WinLatin 1), Sistema. Si nuestro archivo contiene la letra eñe o vocales con tilde y, en su lugar, aparecen caracteres extraños entonces el conjunto de caracteres seleccionado no es el adecuado.
- Configuración regional: Es un desplegable que determina cómo se interpretará la separación numérica al realizar la importación. Si se utiliza la opción Predeterminado (ver el Apartado 4), Calc utilizará el idioma seleccionado en el menú Herramientas ► Opciones ► Idiomas y regiones ► Generales. Si se selecciona otro idioma, éste será utilizado para interpretar la separación numérica (Imagen 2).
- Desde la fila: Debemos especificar a partir de qué fila comenzará la importación. Las filas iniciales son visibles (vista previa) en la parte inferior de la ventana de Importación de texto (Imagen 1).
Apartado 2: Opciones de separador
- Anchura fija: Se separan los datos en columnas según un número específico de caracteres. Haremos clic en la regla que aparece en la vista previa para fijar el ancho de cada campo (Imagen 3).
- Separado por (Tabulador – Coma – Punto y coma – Espacio – Otro): Se separan los datos en columnas según el separador que indiquemos en este apartado. Hay que seleccionar Otro para especificar un carácter separador que no figure entre las opciones predeterminadas, como, por ejemplo, la barra vertical “|” que separa los campos en un listado de GIRO. Este carácter debe figurar entre los datos para poder separarlos (obvio).
- Combinar delimitadores: Trata varios delimitadores consecutivos como si fueran uno sólo. ¡Atención! Si están separados por un espacio en blanco, entonces los delimitadores no son consecutivos, aunque esté marcada la opción Quitar espacios.
- Quitar espacios: Se eliminan los espacios al inicio y al final de los campos a importar. Esta opción deberíamos seleccionarla siempre, ya que los espacios en blanco al principio y al final hacen el archivo más pesado (ocupa más espacio en el disco) y puede inducir a errores porque “N” no es igual a “N#”, “#N” o “#N#” (# es un espacio en blanco).
- Delimitador de cadena: Debemos seleccionar el carácter utilizado, en el archivo que estamos importando, para delimitar los campos de texto, si procede. Si seleccionamos las comillas dobles o simples, éstas no aparecerán en los datos importados. Debemos tener mucho cuidado con esta opción. Por ejemplo, si importamos los datos de la imagen 4, podemos indicar comillas dobles, como delimitador de cadena, sin ningún tipo de problema (Imagen 6); pero, si lo hacemos igual con los datos de la imagen 5, veremos que el resultado es erróneo (Imagen 7), ya que interpreta como un solo campo todo lo que hay entre las comillas de apertura y las de cierre.
Apartado 3: Otras opciones
En este apartado aparecen las siguientes opciones:
- Cambie el formato a texto para el campo delimitado con comillas (en versiones anteriores figura como Formatear campo entrecomillado como texto): Si marcamos esta opción entonces los campos cuyos valores estén totalmente entre comillas, se importarán como texto, es decir, tal como aparecen. Las comillas no se eliminan si el campo Delimitador de cadena está en blanco.
Detectar números especiales: Si dejamos marcada esta opción (he de decir que yo siempre la dejo marcada), Calc detectará automáticamente todos los formatos de número, incluyendo formatos especiales como fechas, horas y notación científica. El idioma seleccionado influye en cómo se detectan dichos números especiales, puesto que cada idioma y región tiene diferentes convenciones para estos números especiales. Si no la marcamos, Calc sólo detectará y convertirá los números decimales. El resto de números, incluyendo la notación científica, se importarán como texto. Un número decimal puede incluir los signos +- (más menos), los dígitos de 0 a 9, separadores de millares y un separador decimal. El separador de millares y el de decimales pueden variar con el idioma seleccionado y la región (en España el separador de millares es el punto y el de decimales es la coma, en el ámbito anglosajón es al revés, el separador de millares es la coma y el de decimales es el punto). Al marcar esta opción se deshabilita automáticamente la opción Detecta la notación científica.
Detecta la notación científica: Sólo podremos marcar esta opción si la opción anterior está desmarcada (Detectar números especiales). Si marcamos esta opción, Calc detectará automáticamente los números con notación científica, por ejemplo, “5E2” es el número 500 (5 por 10 elevado a 2, 5×100=500). El idioma seleccionado influye en la forma en que se detecta la notación científica, ya que los diferentes idiomas y regiones pueden tener diferentes separadores decimales. Esta opción se puede desmarcar sólo si la opción Detectar números especialesestá desmarcada. Cuando esta opción está desmarcada, Calc detectará y convertirá solo los números en notación decimal y el resto se importará como texto.
Calcular fórmulas: Marcaremos esta esta opción cuando queramos que los campos que comienzan con un signo igual se importen y evalúen como una fórmula en lugar de datos de texto (imágenes 9 y 10). Esta opción es muy interesante para cuando tengamos que repetir siempre las mismas fórmulas para un mismo tipo de campo o columna. Por ejemplo, dividir una posición presupuestaria en su Programa, Capítulo, Artículo, Concepto, Subconcepto y Provincia; o como en las imágenes citadas para el Día, Mes y Año de una fecha dada. Eso sí, tenemos que tener muy en cuenta la referencia a la celda original y situarnos en la celda correcta antes de importar. Y no es necesario escribir las fórmulas de todas las celdas de todas las filas. Con un par de filas es suficiente y, después, copiar y pegar una vez importado correctamente.
- Omitir celdas vacías: Cuando marcamos esta opción, Calc conserva el contenido anterior de las celdas al pegar celdas vacías. De lo contrario, se elimina el contenido que tuvieran las celdas (Imagen 11).
Apartado 4: Campos
Aquí encontramos un desplegable para que especifiquemos el tipo de dato a importar según la columna seleccionada en la zona de la vista previa.
Tipo de columna: Teniendo seleccionada una columna en la ventana de vista previa, debemos seleccionar, en este desplegable, el tipo de formato que queremos que Calc asigne a los datos importados en esa columna.
Vamos a importar el CSV/TXT de la Imagen 12. Las columnas “Campo1”, “Campo2” y “Campo4” serán de tipo “Texto” (por regla general elegiremos este tipo para los campos que no requieran operaciones matemáticas y deseemos que se reflejen en Calc de la misma manera en que están escritos). Las columnas “Campo3”, “Campo5” serán de tipo “Predeterminado” (Calc los interpretará como números). Las columna “Campo6” será de tipo “Fecha (DMA)” y, por último, la columna “Campo7” será de tipo “Inglés (US)” porque queremos que convierta esos datos en números. Como cada línea comienza con el carácter separador se va a crear una primera columna vacía para la que elegiremos “Ocultar” (eliminar).
- Predeterminado: Calc determinará el tipo de dato, asignándole el que considere más conveniente que, por otra parte, puede no coincidir con nuestro deseo (Imagen 13).
- Texto: Los datos importados se tratarán como texto, aunque sean números, es decir, los importa de la misma manera como están escritos en el CSV/TXT (Imagen 14).
- Fecha: Los datos importados se tratarán como fechas, ya sea en el formato día/mes/año (DMA), mes/día/año (MDA) o año/mes/día (AMD) (Imagen 15).
- Inglés (US): Los números que figuran en formato anglosajón (separador de millares, la coma; separador de decimales, el punto) se importan como números, en caso contrario, los trata como texto y no podremos realizar operaciones matemáticas con ellos (Imagen 16).
- Ocultar: No se importarán los datos de esa columna, es decir, esa columna es como si no existiera (Imagen 17).
Como podemos ver en la imagen siguiente los datos de tipo “Texto” se alinean a la izquierda de las celdas, mientras que los datos de tipo “Número/Fecha/Hora” se alinean a la derecha. Ya sólo queda formatear los datos (tipo de letra, colores, bordes, anchura de columnas, altura de filas, número de decimales, año con dos dígitos o cuatro, …).
Si queréis leer más artículos sobre LibreOffice Calc podéis visitar el blog “LibreOffice Calc para todos” (casos prácticos o pequeños tutoriales paso a paso para el uso y disfrute de la hoja de cálculo LibreOffice Calc) del que soy autor y administrador. Las entradas publicadas hasta la fecha de entrega de este artículo son:
- Calcular el día del año de una efeméride.
- Celdas enlazadas (Datos ► Validez…).
- Calcular calificaciones (SI anidados, SI con Y, SI.CONJUNTO, BUSCARV).
- Hacer que Calc reconozca fechas.
- Referencias a celdas (relativas, absolutas, mixtas).
- Recursos para comenzar a programar con LibreOffice BASIC.
- Función personalizada (UDF) para extraer los números de una cadena de texto (string).
Como nadie nace sabiendo, os recomiendo consultar a menudo:
- La AYUDA de LibreOffice Calc en español.
- La GUÍA de LibreOffice Calc en español (versión 7.5).
- La GUÍA de LibreOffice Calc en inglés (versión 24.2).
Este artículo no lleva asociado ningún archivo descargable, ya que podéis utilizar cualquiera de los archivos CSV/TXT que tengáis a mano para poner en práctica lo que habéis aprendido.
Muchas gracias por vuestra atención y saludos cordiales.
Si te ha gustado este artículo, encontrarás más contenidos interesantes en nuestra sección “TECNOLOGÍA PRÁCTICA”.
Y te invitamos a ver nuestros anteriores números de EnRed@2.0.
