Fco. Javier Domínguez Murillo
Jefe de Servicio de Gestión del Conocimiento
Instituto andaluz de Administración Pública
Siete años ya desde que en 2017 empezamos a extender la disciplina de Gestión del Conocimiento (GC) en la Junta de Andalucía. De entre las muchas ópticas posibles, elegimos orientar la GC a la mejora de la productividad del personal al servicio de la administración pública, mediante un uso eficiente del conocimiento existente, individual y colectivo, tangible-explícito (datos, documentos…) e intangible-tácito (experiencia, capacidades…).
Gestión del Conocimiento, sí, pero ¿para qué? Pues para resolver una serie de problemas o retos detectados susceptibles de acometerse con la disciplina. Desde las jubilaciones masivas y la pérdida de conocimiento asociada a la duplicidad del trabajo en unidades similares, pasando por los movimientos humanos en los concursos de traslado, la falta de comunicación o el problema de “¿quién sabe qué?”.
Y la forma de abordar posibles soluciones fue mediante la creación del programa Embajadores/as del Conocimiento, llevando a cabo proyectos transversales y contando con el trabajo voluntario de personas empleadas públicas.
Con triple filosofía de crear redes de personas, implantar la cultura de compartir y facilitar el intercambio de ideas, son ya más de 230 personas las que han colaborado en el programa, llevando a cabo 16 proyectos de distinta índole, muchos de ellos recurrentes a lo largo de las sucesivas ediciones.
Aunque no quiero ser exhaustivo hablando de estos proyectos, que se pueden encontrar descritos en el sitio web de Gestión del Conocimiento, así como todos sus resultados, entregables y productos reutilizables -todo ello en abierto-, sí me gustaría destacar algunos de ellos por su importancia e impacto.
Dado que el relevo generacional que se está produciendo en la Junta de Andalucía es un proceso que se acelera cada año que pasa (para 2030 se espera que se hayan jubilado más del 40% de las personas que actualmente están en activo), los proyectos que tratan de paliar una posible pérdida de conocimiento están siendo los tractores de la extensión de la disciplina en nuestra administración.
Así, los mapas de conocimiento crítico (descubre la metodología) se han consolidado como una herramienta analítica para localizar, a partir de los objetivos de una unidad y las actividades necesarias para lograrlos, cuáles son los conocimientos necesarios para realizarlas, dónde se encuentra y el nivel de criticidad de estos, para abordar el plan de acción correspondiente.
Además, los encuentros intergeneracionales proporcionan un foro de conversación y construcción de conocimiento colectivo entre personas seniors y juniors de una determinada profesión. Inicialmente implantados en cuerpos facultativos y profesiones bien determinadas, tras 7 exitosos encuentros de este tipo, en esta séptima edición del programa se ha realizado el primer encuentro entre personas de un área transversal como es la gestión de subvenciones, obteniéndose excelentes resultados en cuanto a participación y productos entregables elaborados.
Otra línea de trabajo constante desde las primeras ediciones ha sido el impulso de la cultura audiovisual dentro de la organización. Tras algunas mutaciones, a día de hoy se consolida el proyecto “Croquetas de Conocimiento” como una de las mejores vías para compartir conocimiento de trámites y servicios administrativos, usando minipíldoras formativas de menos de 2 minutos, con una metodología y formato muy sencillo, y reaprovechando conocimiento ya existente. Lo que viene a ser una croqueta, vamos 😉. Este proyecto fue galardonado con un premio Novagob a la Innovación 2023.
Esta revista es en sí misma un proyecto de gestión del conocimiento, hecha por y para personas empleadas públicas, donde se comparten miles de datos, información y, como no, conocimiento acumulado a lo largo de años de desempeño de nuestras profesiones dentro de la organización.
Y fuera de programa, TRANSFER. ¿Quién no conoce esta metodología de transferencia de conocimiento en el puesto de trabajo que se pone en marcha con cada concurso de traslados y cada vez tiene más implantación? TRANSFER hoy en día se emplea en diferentes tipos de situaciones en las que se hace necesaria la transferencia de conocimiento (jubilaciones, reconfiguraciones de equipos…) y ha sido adoptada y adaptada por otras administraciones públicas. Todo un éxito de crítica y público debido a su sencillez y efectividad, que, además, ha sido galardonada con un premio Novagob a la Innovación 2024.
¿Y ahora qué?, ¿hacia dónde vamos? Como hemos visto anteriormente, el relevo generacional va a seguir demandado cada vez más actuaciones para evitar la pérdida de conocimiento de la organización. A las metodologías existentes trataremos de sumar otras complementarias como la transferencia de conocimiento en puestos espejos (dos personas que conviven durante un tiempo en el mismo puesto de trabajo), algo que ya estamos pilotando de manera experimental para poder poner una metodología adaptada a disposición de la organización.
Todo ello sin dejar de mirar, buscar y aprender de nuestro entorno, tanto en organizaciones públicas como privadas, tratando de mapear cualquier iniciativa que consideremos de utilidad y trasladable a la Junta de Andalucía.
Y siempre, como no, agradeciendo la generosidad de todas las personas que colaboran con el IAAP donando su tiempo y sus ganas de transformar la administración para que todos estos proyectos e iniciativas lleguen a buen puerto: los/as Embajadores/as del Conocimiento.
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