Elena Pola Martínez
Asesora Técnica de Relaciones Laborales
Delegación Territorial de Salud y Consumo
Córdoba
Participar en la VII Edición de Embajadores del Conocimiento del Instituto Andaluz de Administración Pública (IAAP) ha sido una de las experiencias más sorprendentes de mi carrera profesional. Este programa me ha permitido aprender nuevas metodologías de trabajo y me ha ofrecido la oportunidad de intercambiar valiosas experiencias con otros compañeros y compañeras de la Junta de Andalucía. He tenido el privilegio de aplicar los conocimientos y experiencia adquirida en el grupo de comunicación y, al mismo tiempo, participar en un proyecto pionero en la gestión de subvenciones, un ámbito en el que he comenzado a trabajar recientemente y que se ha convertido en uno de los pilares de mi desarrollo profesional.
El intercambio de experiencias: una oportunidad invaluable.
Uno de los aspectos más valiosos del programa ha sido el intercambio de experiencias con otros profesionales. Al compartir conocimientos y reflexionar sobre los retos y las dificultades a las que nos enfrentamos en nuestras áreas respectivas, se ha creado un espacio de colaboración y entendimiento que ha enriquecido mi visión de la administración pública y me ha permitido aprender muchísimo de mis compañeros y compañeras.
Uno de los temas que más me impactó fue la importancia de una comunicación interna eficaz. En varias sesiones, reflexionamos sobre cómo la falta de coordinación y de diálogo entre departamentos puede ralentizar los procesos y afectar la calidad de los servicios que ofrecemos. Conocer la realidad de otros centros directivos de la Junta de Andalucía me ha llevado a ser aún más consciente de la necesidad de fomentar espacios de diálogo dentro de nuestros equipos de trabajo y, desde entonces, he aplicado esta lección en mi día a día, buscando siempre mejorar la comunicación en mi entorno laboral.
A través de este intercambio de experiencias, también he aprendido que muchos de nosotros compartimos los mismos retos, y que juntos podemos encontrar soluciones más creativas y efectivas. El programa Embajadores del Conocimiento nos ha brindado el espacio y las herramientas necesarias para hacerlo, fortaleciendo nuestros lazos profesionales y personales.
Nuevas herramientas para la gestión del conocimiento.
Uno de los grandes beneficios de mi participación en el programa ha sido el aprendizaje de nuevas herramientas de trabajo en el ámbito de la gestión del conocimiento. A lo largo de las sesiones, se nos presentaron tecnologías y metodologías para recopilar y organizar el conocimiento que existe dentro de la Junta de Andalucía, así como para mejorar la transferencia entre generaciones de personas empleadas públicas.
Una herramienta que ha resultado ser especialmente útil ha sido la creación de Mapas de conocimiento crítico. Estos mapas permiten identificar y gestionar el conocimiento esencial dentro de cada área, lo que ha sido fundamental para documentar la experiencia de los compañeros y compañeras antes de que se resolviera el reciente concurso de méritos. Gracias al aprendizaje de Embajadores hemos elaborado manuales, guías y otros contenedores de conocimiento para facilitar la incorporación del personal a la Delegación Territorial de Salud y Consumo de Córdoba.
Un proyecto pionero en subvenciones.
En el plano profesional, la experiencia más enriquecedora durante el programa ha sido mi participación en el proyecto pionero en el ámbito de las subvenciones. Este proyecto parte de una encuesta previa de detección de necesidades del personal, por lo que se planteó con una base muy sólida. Tras analizar las necesidades del personal a través de los cuestionarios, el IAAP concluyó que el área de subvenciones era la idónea para propiciar un intercambio generacional basado en la Gestión del Conocimiento.
Un grupo de cinco personas del Programa Embajadores del Conocimiento ha trabajado desde el comienzo de la edición en el diseño de un encuentro que sirviera de foro para el intercambio de experiencias entre personas veteranas en la gestión de subvenciones y personas que se hubieran incorporado a este área recientemente, como era mi caso.
Cuando el IAAP contactó con nosotros no sabíamos en qué iba a consistir, lo viví con cierta inquietud, y eso que yo ya conocía Embajadores desde dentro y sabía que la experiencia no me dejaría indiferente. Pero tengo que reconocer que aquella jornada de trabajo superó con creces mis expectativas.
Más de 30 personas funcionarias de toda Andalucía, que participaban o habían participado en todas las fases de tramitación de las subvenciones -desde la elaboración de las bases reguladoras hasta la fase de control por parte de la Intervención- con una motivación altísima y deseosas de compartir experiencias, conocimientos y guiar o ser guiadas en este intrincado mundo de la gestión de ayudas e incentivos de la Junta. Era todo un reto, y me sorprendieron las ganas que teníamos todos de ponernos a trabajar y aprovechar al máximo el tiempo del proyecto.
En este encuentro se presentaron cinco propuestas que fueron la semilla de cinco equipos de trabajo, que durante prácticamente dos meses, han elaborado los entregables del proyecto: una guía práctica, una infografía sobre pasos básicos y otra sobre la tramitación contable, así como una recopilación de anécdotas.
Finalmente, el proyecto en el que decidí colaborar, que se ha llamado “Acompaña a un junior”, ha consistido en recoger mediante la técnica del cuestionario las necesidades de las personas recién llegadas a la gestión de subvenciones y ofrecer la posibilidad de un acompañamiento por parte de personas veteranas, que pueden de alguna manera guiar a las más inexpertas en los primeros pasos del desarrollo de esta función.
En este proyecto hemos participado cinco personas: tres de Sevilla y dos de Córdoba. Tres veteranas y dos más inexpertas. Y a pesar del verano, de las obligaciones personales y profesionales de cada uno, hemos mantenido contacto por videollamada y hemos ido dando forma y coordinando el trabajo hasta llegar al producto final, del que nos sentimos muy orgullosos y esperamos que pueda ser un buen punto de partida para crear una estructura de colaboración más duradera como un grupo de red profesional o una comunidad de práctica.
Para mí, este proyecto ha sido una oportunidad para aplicar las nuevas herramientas de gestión del conocimiento que había aprendido durante el programa y también para proponer mejoras basadas en mi propia experiencia. Al estar inmersa en un área tan clave como el de las subvenciones, pude ver de primera mano el impacto directo que nuestras decisiones y procesos tienen en la gestión y tramitación, lo que reforzó mi compromiso y mis ganas de participar en el proyecto.
Rompiendo estereotipos y mirando hacia el futuro.
Mi participación en la VII Edición de Embajadores del Conocimiento no solo ha sido una oportunidad de aprendizaje, sino también de superación personal y profesional. Uno de los aspectos que más he valorado ha sido la posibilidad de reflexionar sobre los estereotipos que suelen rodear a la figura del funcionario público. A menudo, la sociedad nos percibe como personas sin ambición, acomodadas en nuestros puestos, pero este programa me ha demostrado que esa percepción no podría estar más alejada de la realidad.
El camino para convertirse en funcionario no es sencillo, y una vez dentro, muchos de nosotros seguimos trabajando con el mismo entusiasmo y dedicación con el que comenzamos. El programa Embajadores del Conocimiento me ha formado para ser más proactiva, para emprender nuevas iniciativas y para encontrar soluciones innovadoras a los problemas que enfrentamos en nuestra labor diaria. He aprendido a vencer las resistencias al cambio, a ver los obstáculos como oportunidades para mejorar y a comprender que el verdadero cambio en la administración debe empezar desde dentro.
Junto con mis compañeros y compañeras del programa, compartimos el orgullo de ser funcionarios y la convicción de que podemos marcar la diferencia. Creemos que la mejora continua es posible y que el esfuerzo colectivo puede transformar la administración pública en un espacio más ágil, eficiente y centrado en las necesidades de la ciudadanía.
En estos casi diez meses de trabajo también ha habido momentos de profundo desánimo, porque hay que compaginar el programa con las obligaciones laborales y personales y a veces el nivel de exigencia agobia un poco. También porque quieres avanzar más y ves que las circunstancias no lo permiten. Ahí es donde realmente eres consciente de la importancia del trabajo en equipo, de que la comunicación fluya y de que exista sintonía. Cuando tus compañeros y compañeras del Programa saben que estás un poco superada, siempre hay alguien que se ofrece a colaborar o que al menos muestra empatía para animarte a seguir adelante.
Reflexiones finales: el legado de Embajadores del Conocimiento.
Ahora que el programa ha llegado a su fin, puedo afirmar con total seguridad que mi participación en la VII Edición de Embajadores del Conocimiento ha sido una experiencia transformadora. Me siento más preparada, motivada y con una visión renovada sobre cómo puedo contribuir a mejorar el servicio que prestamos en la Junta de Andalucía.
El proyecto pionero en el ámbito de subvenciones no solo me permitió aplicar lo aprendido, sino también aportar mejoras reales que impacten de manera directa en la gestión de mi centro directivo y en las personas usuarias de los procesos de los que soy responsable.
Me siento muy agradecida al Instituto Andaluz de Administración Pública por brindarme esta oportunidad y a todos mis compañeros y compañeras del programa por su apoyo y colaboración. Estoy convencida de que todo lo que hemos aprendido en este programa será la base para seguir avanzando en nuestras carreras profesionales y construyendo una administración pública mejor y más eficaz.
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