IA en bibliotecas. Entrevista a Daniel Torres-Salinas

Como todo organismo o institución comprometida con su labor, a lo largo de la historia, las bibliotecas se han ido adaptando a los cambios tecnológicos y sociológicos que han surgido para poder seguir cubriendo las necesidades de sus usuarios y usuarias.

Al igual que ya no se elaboran catálogos bibliográficos mediante fichas de cartón ni se apuntan en un libro de registro los préstamos que se realizan, sino que se usan sistemas de gestión automatizados desde hace décadas, el personal bibliotecario debe subirse a la ola de la Inteligencia Artificial (IA) con el mismo fin con el que automatizó los catálogos: racionalizar los recursos y ser más eficaces y eficientes.

Aprovechando la oportunidad que nos brinda este número monográfico de la revista Enred@2.0, hemos invitado al experto en IA aplicada en bibliotecas, Daniel Torres-Salinas, para que nos ayude a justificar la necesidad de adquirir una licencia de pago de una de las herramientas IA más implantadas en la actualidad como es ChatGPT.

Daniel Torres-Salinas es profesor contratado doctor en la Universidad de Granada, imparte y comparte cursos de acceso abierto sobre Comunicación Académica, Bibliometría Evaluativa, Comunicación y Publicación Científica, Escritura Científica y Académica, Carrera Investigadora, ChatGPT, etc…(https://www.linkedin.com/in/daniel-torres-salinas-34147715b/) 

Es autor, junto a Wenceslao Arroyo Machado, del Manual de ChatGPT: Aplicaciones en Documentación y Bibliotecas (https://zenodo.org/records/11350827).

El Sistema Andaluz de Bibliotecas y Centros de Documentación cuenta con alrededor de 700 bibliotecas públicas (incluyendo bibliotecas municipales, provinciales y la regional) y más de 150 centros de documentación y bibliotecas especializadas.

Pensemos en la estructura básica de uno de estos centros. En él encontraremos una dirección encargada tanto de la gestión administrativa, del personal y de los recursos económicos como de la planificación de las tareas propiamente bibliotecarias.

¿Cómo crees que puede ayudar ChatGPT a la hora de la gestión del personal (reparto de tareas, turnos, vacaciones e incluso, elaboración de una relación de puestos de trabajo necesaria para cubrir todos los servicios)?

—ChatGPT puede convertirse en una herramienta clave para la gestión del personal en bibliotecas, funcionando como un asistente inteligente en tareas de organización y planificación. Por ejemplo, podemos pedirle: «Organiza un calendario de turnos mensuales para cinco personas, garantizando al menos dos personas cada día y respetando fines de semana alternos», y en segundos nos ofrece una propuesta clara y modificable. También puede ayudarnos con las vacaciones: basta indicarle las fechas bloqueadas y las preferencias del personal para que proponga un reparto equilibrado. En cuanto al reparto de tareas, podemos usar prompts como: « Distribuye las siguientes funciones (préstamo, sala infantil, formación, redes sociales) entre este equipo de siete personas según su experiencia y competencias», y obtener una propuesta inicial ajustada. Además, si subimos descripciones de puestos o informes anteriores, ChatGPT puede analizarlos y proponer mejoras o detectar duplicidades. El Manual de ChatGPT para bibliotecas ya destaca estos usos administrativos, incluyendo la creación de relaciones de puestos de trabajo o informes de necesidades operativas. Todo esto permite reducir la carga administrativa, minimizar errores y orientar la gestión del equipo de forma más estratégica y adaptada a la realidad del centro.

Con un presupuesto dado, ¿podemos solicitarle a ChatGPT que nos asista para hacer un reparto equitativo entre los servicios o departamentos de mi centro, teniendo en cuenta la demanda y/o relevancia de estos?

—Claro que sí; con un presupuesto dado, podemos pedirle a ChatGPT que nos eche una mano para repartirlo de forma equitativa entre los servicios de nuestra biblioteca, teniendo en cuenta no solo cuántos usuarios usan cada servicio, sino también su relevancia estratégica para la institución. El proceso puede seguir tres pasos muy sencillos: primero, le damos el contexto —cuánto dinero hay, qué servicios existen y qué datos tenemos sobre su uso o impacto—; luego, le pedimos que proponga un reparto basado en esos criterios, ponderando, por ejemplo, la demanda y el valor añadido que aporta cada uno; y, finalmente, revisamos juntos el reparto sugerido, ajustándolo si es necesario según la intuición o el conocimiento que tenemos del terreno. ChatGPT no sustituye la decisión humana, pero sí nos permite tomarla con más información, claridad y, sobre todo, sin perdernos entre hojas de cálculo infinitas.

Suministrándole a ChatGPT los datos del presupuesto anual, del personal, los objetivos y servicios principales de nuestra biblioteca, ¿crees que podría facilitarnos un plan estratégico fiable con el que encaminar nuestra labor?

—Si queremos que ChatGPT nos ayude a construir un plan estratégico fiable para nuestra biblioteca, lo primero es plantearle preguntas concretas que orienten su propuesta. Por ejemplo: «Con este presupuesto anual, esta plantilla de personal y estos objetivos institucionales, ¿qué líneas estratégicas me recomiendas priorizar?» o «¿Qué acciones a corto, medio y largo plazo debería incluir para mejorar la formación digital, optimizar los recursos y reforzar el vínculo con la comunidad?». A partir de ahí, ChatGPT puede estructurar un plan con ejes temáticos, cronograma y propuestas operativas. También puedes pedirle algo más afinado: «Redáctame un DAFO de nuestra biblioteca con estos datos» o «Genera un plan de acción para el objetivo de sostenibilidad con recursos limitados». Funciona como un generador de borradores estratégicos que ordena las ideas y te da un punto de partida profesional y ajustado para pasar a la acción.

Uno de los principales servicios ofrecidos por una biblioteca es la atención al usuario, que puede englobar búsqueda de información, recomendaciones bibliográficas, actividades de fomento de la lectura, como clubes de lectura, encuentros con autor, etc., difusión de nuestros propios servicios y de información cultural. ¿Qué nos puede aportar ChatGPT en este ámbito? ¿Cómo podríamos mejorar y hacer crecer estos servicios?

—ChatGPT puede ser una herramienta muy útil para enriquecer la atención al usuario en bibliotecas, especialmente en servicios como los clubes de lectura, las recomendaciones bibliográficas y la difusión cultural. Por ejemplo, podemos integrarlo como asistente virtual (a través de la herramienta de GPT) en la web o en un punto de información para resolver dudas básicas. Si le cargamos información sobre nuestros horarios, normativas y servicios, un usuario podría preguntarle directamente: «¿La biblioteca abre los sábados por la tarde?» o« ¿Dónde está la sala infantil y qué libros puedo llevarme prestados desde allí?». En lugar de depender siempre del mostrador, ChatGPT respondería de forma inmediata y coherente, liberando al personal para tareas más especializadas. Además, si se entrena bien, puede incluso sugerir al usuario que participe en un club de lectura o que consulte novedades editoriales según sus intereses. Así, no solo informamos, sino que también acompañamos.

También resulta muy útil para dinamizar actividades culturales y fortalecer la comunicación con la comunidad. Podemos pedirle que nos redacte boletines culturales o posts para redes sociales con tan solo indicarle el contenido básico, por ejemplo:« Redacta una publicación para Facebook anunciando un taller de poesía infantil con un tono cercano». Incluso puede ayudarnos a organizar un club de lectura completo: le pedimos que proponga un título mensual, elabore una ficha con temas de discusión y que sugiera preguntas como: «¿Qué parte del libro te resultó más impactante y por qué?» o «¿Cómo habrías actuado tú en lugar del protagonista?». En definitiva, ChatGPT se convierte en una herramienta creativa y funcional que potencia la interacción con el usuario, mejora la calidad del servicio y libera tiempo valioso para tareas de mayor valor añadido.

A pesar de que cada vez son menos los centros enfocados en la catalogación y descripción de materiales bibliográficos, gracias a la catalogación compartida y a la posibilidad de capturar registros bibliográficos de otras bibliotecas, sí existen centros cuya labor es elaborar esos registros bibliográficos lo más completos posible, como son las Bibliotecas Provinciales y la Biblioteca de Andalucía. ¿Qué supondría el uso de ChatGPT en esta área?

—El uso de ChatGPT en tareas de catalogación, especialmente en centros que aún mantienen una labor intensiva en la elaboración de registros bibliográficos detallados —como las Bibliotecas Provinciales o la Biblioteca de Andalucía—, puede suponer una verdadera revolución operativa. Por ejemplo, si recibimos una obra sin registro previo, podemos pedirle: «Genera una propuesta de descripción bibliográfica para un libro titulado Arquitectura rural en la Alpujarra, publicado en 2023 por la Diputación de Granada». O bien, usarlo para elaborar notas de contenido o identificar términos clave:« Dame tres posibles encabezamientos de materia para una guía de senderismo en Sierra Morena». También puede ayudar a identificar errores comunes en registros, traducir resúmenes para bases de datos multilingües o redactar notas MARC como la 520 a partir del prólogo del libro. No sustituye al bibliotecario, pero sí acelera procesos mecánicos y permite dedicar más tiempo a la revisión, normalización y control de calidad.

Hasta ahora, hemos hablado de las virtudes del uso de ChatGPT en nuestra biblioteca o centro de documentación, pero somos conscientes de que no todo es de color rosa y de que tenemos que tener en cuenta ciertas cuestiones en cuanto a fiabilidad de las respuestas, protección de datos personales y ética en su uso. ¿Qué nos puedes decir al respecto?

—Aquí solo quiero trasladar dos ideas muy importantes. La primera es que, aunque ChatGPT puede ser una herramienta potentísima, no siempre es fiable: sus respuestas pueden incluir errores, inventarse referencias o simplificar en exceso temas complejos, por lo que siempre debe usarse con una actitud crítica y supervisión profesional. La segunda tiene que ver con la privacidad y la ética: no deberíamos introducir datos personales de usuarios, ni información sensible o interna de la biblioteca sin tener garantías claras sobre cómo se almacenan y procesan esos datos. Por eso es fundamental formar al personal en el uso responsable de estas herramientas y, si es posible, apostar por modelos personalizados o locales que garanticen un mayor control sobre los datos y el contexto de uso.

Para finalizar, nos gustaría que te dirigieses a esas personas reticentes al uso de esta nueva tecnología que, quizás, cae en la creencia de que no es una práctica profesional y responsable y que la convenzas de que ChatGPT puede convertirse en un empleado más de nuestra institución cuyo gasto es equiparable a la compra de una novela al mes para nuestra biblioteca. ¿Qué le dirías?

—Las resistencias a las nuevas herramientas no son nuevas; las hubo con la llegada del OPAC, con internet, con las redes sociales… y ahora también con ChatGPT. Pero si algo caracteriza a nuestra profesión es que sabemos adaptarnos sin perder el norte. A quienes aún ven esta tecnología con recelo, les diría que estamos en la obligación de experimentar: no para seguir una moda, sino porque esta herramienta ya está aquí, está cambiando cómo se accede a la información y, si no la probamos desde dentro, otros lo harán por nosotros. ChatGPT no es un enemigo, es un aliado que puede ahorrarnos tiempo en tareas repetitivas, ayudarnos a pensar, redactar, programar y comunicar mejor. Y si el coste de tenerlo en plantilla equivale al de una novela al mes, ¿por qué no probarlo como quien incorpora un nuevo compañero al equipo, sabiendo que siempre estará dispuesto a colaborar?