Aplicando Transfer a casos concretos

Buenos días Sonia. Antes de nada, queremos darte las gracias por colaborar con nosotros.

¿Podrías hablarnos un poco sobre los diferentes puestos de trabajo que has desempeñado en la Administración Pública?

Antes de aprobar las oposiciones, trabajé como personal laboral en la Agencia Pública de Puertos de Andalucía, donde tuve un puesto de administración con tareas de atención al público.
Después trabajé en la Administración del Estado como administrativa en la Unidad de Carreteras de Huelva, tramitando diversos tipos de expedientes y encargándome también de las tareas de Registro.
Finalmente, en 2023 entré como auxiliar administrativa en la Delegación Territorial de Salud y Consumo de Huelva. Me asignaron tareas administrativas en Consumo, hasta que conseguí un artículo 30 en Registro, puesto que ocupo actualmente.

Desde el punto de vista de la gestión del conocimiento, ¿Cómo ha sido tu adaptación a cada nuevo puesto? ¿Podrías decirnos qué dificultades has encontrado?

La verdad es que me resultó muy difícil cuando empecé a trabajar en la Agencia de Puertos. Entré ocupando un puesto de atención al público por la tarde, estaba sola en el mostrador, sin saber cómo funcionaba el puerto ni los programas que tenía que usar. Una compañera de la mañana me hizo el favor de darme un par de instrucciones básicas, pero no eran suficientes. Al final tuve que decirle a la mayoría de personas que vinieron al mostrador que volvieran al día siguiente y, claro, no quedaron muy contentas. Tuve que esforzarme mucho a la mañana siguiente para absorber y anotar todo lo posible de lo que me enseñaban mis compañeros para poder llevar adelante poco a poco el trabajo en solitario de las tardes.
En los puestos del Estado y de la Junta de Andalucía, por suerte, he tenido compañeros y compañeras que me han enseñado desde el principio y me han guiado en todo momento. En mi puesto de Registro en particular, gracias a la Red Profesional, he tenido material para formarme por mi cuenta, algo que se agradece mucho.

¿Conocías las tareas que tenías que desarrollar en tu nuevo puesto?

En mi opinión, por mucho que uno sepa las tareas que va a desarrollar, no te das cuenta de los pormenores y la casuística que puede darse hasta que efectivamente las realizas. Muchas veces, la dificultad está en los detalles que se salen de los trámites del día a día, y eso en particular es cierto en el caso de Registro, un trabajo con mucha carga investigadora.

¿Has tenido algún tipo de ayuda?

Los buenos compañeros siempre se agradecen y, en mi caso, he tenido la suerte de contar con unos compañeros maravillosos que me han guiado, y a los que he estado encantada de poder devolverles la ayuda cuando he podido. Sin embargo, por anécdotas que me han contado, esta no es la realidad de todos los puestos, por ejemplo, porque no hay nadie con experiencia que pueda enseñarte (vacaciones, jubilación…) o porque no hay un ambiente de colaboración. Ahí está la habilidad para investigar, adaptarte y buscar a gente que pueda saber, pero mientras lo haces la productividad se resiente. Si nunca has grabado una factura en GIRO y la primera que te toca encima se las trae… probablemente algo que al anterior ocupante del puesto le llevaba cinco minutos, tú tendrás que subsanarlo tres veces a lo largo de la semana.

¿Crees que la calidad del trabajo y la productividad se ven afectadas durante este periodo de adaptación?

Claro, como comentaba antes, es normal que en el periodo de adaptación haya una caída en productividad, y no solo si no cuentas con ayuda. Cuando un compañero se sienta contigo, está utilizando su tiempo de trabajo para enseñarte, con lo cual su productividad también está disminuyendo. Y tú no puedes llevar el mismo ritmo que el compañero que antes ocupaba tu puesto. Por no mencionar los fallos que puedes cometer al no tener un material de referencia cuando al fin te atreves a llevarlo todo sola adelante (errores que probablemente tenga que corregir tu compañero).
Aunque esta pérdida de productividad sea inevitable, sí que podemos disminuirla facilitando la transición a la nueva persona que ocupe el puesto. Aquí entra en juego la metodología Transfer.

¿Has encontrado un “Transfer” en alguno de los puestos que has ocupado? ¿Conocíais esta metodología en tu unidad?

No llevo demasiado tiempo en la Junta de Andalucía, pero en ninguno de los puestos que he desarrollado desde que comencé, me han facilitado lo que la metodología Transfer ofrece. Lo más útil y parecido ha sido el grupo de oficinas de registro de la Red Profesional, donde se recopila bastante material de referencia y se resuelven dudas.
En mi opinión, la metodología Transfer es una gran desconocida aún, ya sea por falta de interés o por falta de tiempo a la hora de elaborarla. También implica una serie de conocimientos técnicos que no todo el mundo tiene, como en el caso de la elaboración de videotutoriales.

¿Qué iniciativas has tomado en tu unidad para adaptar la metodología Transfer a vuestro caso concreto y evitar así la pérdida de conocimiento?

En el caso de nuestro servicio de Registro, he tomado yo las riendas para iniciar este traspaso de información. La verdad es que esa primera experiencia tan dura en la Agencia de Puertos, me ha motivado desde entonces a desarrollar manuales en cada puesto al que voy, manuales que me han informado que, a día de hoy, se siguen usando y actualizando.
Sin embargo, esta vez estoy basándome en la metodología Transfer para llevar a cabo el manual. Además de un documento introductorio donde se enumeran las tareas, herramientas y competencias necesarias, se ha elaborado otro en el que se explica paso a paso cómo ir dándose de alta en las aplicaciones necesarias y aprendiendo todos los pormenores del puesto, desde lo más general a lo más particular.
Además se han elaborado videotutoriales sobre el uso de las aplicaciones propias de Registro en el día a día, para que el nuevo compañero tenga referencias que consultar y una ayuda visual si se encuentra con algún problema.
Por último, se ha elaborado una hoja de cálculo con toda la información relativa a los casos inusuales que nos han llegado a lo largo del tiempo, con teléfonos útiles que hemos ido recopilando en caso de que se necesite investigar más, y con detalles específicos que no han podido quedar reflejados en los tutoriales.

¿Cómo ha ayudado esto a la mejora de vuestro trabajo y a las nuevas incorporaciones?

Aún no se ha incorporado un nuevo compañero que pueda probarlo todo, pero el material elaborado se ha basado en la experiencia que he tenido entrenando a mis compañeras en las tareas propias del puesto y observando los puntos que les ha resultado más complicado aprender. Estoy bastante segura de que va a facilitar la incorporación del nuevo personal como si fuera un curso de bienvenida.
De todos modos, nosotras mismas estamos utilizando parte del material de referencia, la parte más específica que no manejamos con asiduidad. Cuando no recordamos una información concreta, sabemos que está apuntada para su consulta rápida, y eso da mucha seguridad.

La finalidad de la metodología Transfer es favorecer la transferencia del conocimiento adquirido en el puesto de trabajo, para facilitar la adaptación y la formación de las personas que acceden a un nuevo puesto, mejorando así la productividad de las unidades administrativas. Según tu experiencia personal, ¿es útil y necesario que todos utilicemos esta herramienta?

Creo que es muy necesario, porque al final los errores y la falta de productividad recaen en la agilidad de los trámites, lo que en muchos casos acaban afectando a la ciudadanía.
Es cierto que la metodología Transfer requiere un gran esfuerzo cuando es la primera vez que se aplica al puesto pero, una vez que lo básico está elaborado, la siguiente persona que ocupe el puesto solo tiene que ir actualizando los conocimientos si es necesario. Así creamos una cadena de conocimiento y solidaridad que, al final, mejora nuestra experiencia de trabajo en la Administración, si no ahora, en un futuro.

Muchas gracias por tu tiempo Sonia, veo que tienes muchas ideas e inquietudes de mejora. ¿Qué te gustaría añadir para despedirte?

Me gustaría añadir que, aunque estamos hablando de mejoras en la Administración y en la productividad, nuestra motivación debe nacer de la empatía hacia las personas y compañeros. Estoy segura de que todos nos hemos encontrado con la situación de comenzar en un nuevo puesto sin tener apenas conocimiento previo, y que nos hemos tenido que adaptar. No obstante, no podemos atascarnos en la mentalidad de «yo me espabilé, así que que se espabile quien venga» (frase que he oído mentar). Tenemos que fomentar la solidaridad e intentar dejar el puesto a quien venga detrás en mejores condiciones de las que nosotros nos encontramos, y confiar en que el que venga lo mantenga todo actualizado y cuidado.
Cuesta trabajo empezar de cero, pero animo a dar el primer paso, y adoptar la metodología Transfer. Lo mismo acabas siendo uno de los pioneros que comiencen la reacción en cadena.