Hacia la simplificación administrativa de las secretarías de los centros educativos andaluces: asignaturas pendientes

In: Gestión del Conocimiento e Innovación
Representación del mito de Sísifo en el archivo de la secretaría de un centro educativo (imagen generada por IA). Fuente: Gemini [Google].
Representación del mito de Sísifo en el archivo de la secretaría de un centro educativo (imagen generada por IA). Fuente: Gemini [Google].

Juan Blanco Arellano

Auxiliar administrativo
IES Mar de Cádiz
DT de Desarrollo Educativo y Formación Profesional en Cádiz

A pesar de los avances en la digitalización educativa para profesorado y alumnado, procedimientos como los de admisión y matriculación, solicitudes de becas, certificados o emisión de títulos son todavía un verdadero escollo para la ciudadanía andaluza más joven en su primera experiencia con la Administración de la Junta. 

«¿Por qué se seguía un procedimiento?», se pregunta retóricamente la protagonista de Oposición, de la escritora Sara Mesa (2025). «Porque se había seguido desde hacía años», se responde a sí misma el trasunto de la autora. «¿Por qué se requerían y almacenaban datos que jamás se consultaban? Porque era la costumbre. ¿Por qué un determinado trámite debía ser aprobado antes de realizarse si la respuesta siempre era afirmativa? Porque a alguien, algún día, debió de parecerle una buena idea».

Con esta cita de la autora madrileña —afincada en Sevilla— decidí abrir mi trabajo La Administración digital en la gestión de los centros de enseñanza no universitaria de Andalucía: Situación actual y propuestas de mejora, galardonado con el Premio Blas Infante de Estudio e Investigación sobre Administración y Gestión Pública 2025 en su modalidad C: Transformando desde dentro la Administración Andaluza. La elegí porque, como apunta la última frase citada en el anterior párrafo, a mí también me pareció buena idea promover, en sentido contrario, la simplificación y optimización de los trámites que gestionamos el personal administrativo de los centros de enseñanza andaluces.

La descentralización de la descentralización

La idea surgió tras el choque de realidad que supuso aterrizar, tras mi toma de posesión como auxiliar administrativo, en un centro público de educación secundaria: el IES Mar de Cádiz, de El Puerto de Santa María. Fue todo un impacto constatar, a pesar de las advertencias que dictan todos los tópicos de la función pública, cómo cada delegación territorial, cada servicio de inspección y, en definitiva, cada centro educativo tramitaba sus procedimientos de una manera distinta, en una suerte de reino de taifas. Con sus ocho provincias y sus ocho delegaciones territoriales de Desarrollo Educativo y Formación Profesional, la tramitación de las competencias de la Administración educativa se verá, en ocasiones —como muestro en el trabajo, que verá la luz próximamente en forma de libro—, sometida a una descentralización de la descentralización que acaba degenerando en dispersión, mediante instrucciones divergentes no ya en el ámbito provincial, sino, a menudo, en función de los criterios del personal a cargo de las labores de la inspección para cada centro.

Nada nuevo, no obstante, no solo para el mundo de la literatura, sino tampoco para la Junta de Andalucía, que, como atestiguo en el propio trabajo, parece ser consciente del problema: «(…) [L]a Delegación Territorial y las dos Direcciones Generales que han participado en el diagnóstico a través del proyecto ADN, identifican que se trabaja en silos, lo que conlleva que en unas delegaciones se realicen procesos de forma más eficiente que en otras, así como la existencia de criterios no uniformes» (SGAP, 2025a, p. 35). Pese a esta resignada asunción, parecía imperioso atajar esta situación de alguna manera.

Sísifo en patinete (eléctrico)

Sin ánimo de hacerle sombra a Sara Mesa —quien ya hizo su primera incursión al destripar excelentemente las incoherencias de la función pública con el ensayo Silencio administrativo: La pobreza en el laberinto burocrático (2019)—, trataré de narrar el absurdo a su manera. 

Todo comienza con una visita a la ventanilla de la secretaría de cualquier centro educativo no universitario de Andalucía: «Necesito un certificado». Poco importa si lo pide una madre, un padre o un tutor, o el propio alumnado. Tampoco el tipo de certificado, sea este de matriculación, académico o cualquier otro. El procedimiento es prácticamente el mismo: la persona tras la ventanilla le pide el DNI, localiza al alumno o alumna correspondiente en el programa de gestión educativa Séneca y, si se trata de uno de los certificados generados por este, estamos de enhorabuena: podrá crearlo de inmediato e incluso enviarlo a la bandeja de firmas, un módulo de esta herramienta que permite al personal responsable de la certificación —esto es, quienes ostenten la dirección y la secretaría de los centros educativos— recibir una notificación para que puedan firmar el documento digitalmente mediante su certificado digital o tarjeta DIPA.

Si todo va bien, la administrativa o el administrativo que le atienda indicará a la persona que está esperando pacientemente ante el mostrador que su certificado estará listo… en cuanto las personas a cargo tengan tiempo para firmarlo. Es decir, que, entre las reuniones, horas de docencia, turnos de guardia y los mil y un fuegos que tienen que apagar cada día los miembros del equipo directivo de muchos institutos, con suerte estará disponible en un mínimo de dos días hábiles. El «vuelva usted mañana» de Mariano José de Larra (1833) se queda corto.

Por ende, el procedimiento se alargará en un par de días más si no está —siendo muy generosos con el término— automatizado; es decir, si el certificado no está disponible para su generación en Séneca. Esto sucede, normalmente, con certificados relativos a cursos anteriores a 2003, año de implantación de este sistema de información. Si es así, al personal administrativo le tocará sumergirse en el archivo histórico del centro, localizar las actas de evaluación o el expediente en cuestión y elaborar el certificado a mano en el procesador de texto disponible. Y después, ya por fin, a firma.

El proceso no acaba ahí. Mientras se tramita el certificado, a la persona interesada se le abren dos posibilidades: volver a acudir en el plazo que se le indique y mostrar su DNI, dentro del horario de atención al público de la secretaría, o solicitar su remisión telemática. Para esta segunda opción —a priori, más beneficiosa para la ciudadanía, puesto que le ahorraría trayectos innecesarios—, es necesario acreditar su identidad de manera digital por medio de una «Presentación Electrónica General a los centros educativos», disponible en la Secretaría Virtual de los Centros Educativos de Andalucía.

Fotograma de 'Astérix y las 12 pruebas' ('Les douze travaux d'Astérix', Goscinny, Uderzo y Watrin, 1976)
Fotograma de ‘Astérix y las 12 pruebas’ (‘Les douze travaux d’Astérix’, Goscinny, Uderzo y Watrin, 1976)

Para ello, es requisito indispensable disponer de alguno de los métodos de identificación habilitados: sistema Cl@ve, certificado digital o clave IdEA. Una vez superado el escollo de las credenciales, dentro del sistema, la persona usuaria deberá completar seis pasos más (Instrucciones > Datos personales > Datos solicitud > Adjuntar documentación > Confirmar > Fin) para acabar remitiendo al libro electrónico del centro… un tradicional «expone-solicita». Ante este proceso, que bien recuerda a Astérix y las 12 pruebas (Goscinny, Uderzo y Watrin, 1976), no es de extrañar que la mayoría finalmente prefiera volver al centro en unos días. A todo ello se le suma que, ya sea en papel o en PDF remitido por correo electrónico, todavía parte de la ciudadanía sigue demandando que el documento venga firmado —esto es, con firma manuscrita— y sellado con el tradicional sello de caucho, cual si fuera la pomposa apostilla de La Haya. Ante estas resistencias, todavía muy presentes, la defensa que hace Valero Torrijos del —por otra parte, lógico— uso de los datos, en lugar del documento electrónico (2023, p. 130), parece propia de la ciencia ficción.

Este es solo un ejemplo. A lo largo de mi trabajo, dedicado a estudiar la implementación de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) en el ámbito de la Administración digital de los centros educativos no universitarios de Andalucía, enumero bastantes más. Mientras no se desplieguen completamente todas las soluciones tecnológicas que permitirían la simplificación y robotización de aquellos procedimientos en los que estas sean viables, el actual nivel de digitalización supondría el equivalente a ofrecerle un patinete —eso sí, eléctrico— a Sísifo para que siguiera empujando la roca montaña arriba, en lugar de proponerle un sendero alternativo y más eficiente.

Una simplificación administrativa que no llega a las secretarías de los centros educativos

Si bien es cierto que, a lo largo de las últimas décadas, las Administraciones públicas vienen poniendo el foco en el sistema educativo para incrementar las competencias digitales de la ciudadanía desde las edades más tempranas, paradójicamente, la Administración educativa no siempre ha sido el mejor ejemplo a la hora de introducir medidas avanzadas con las que ofrecer de la manera más sencilla e inmediata trámites simples como la expedición de titulaciones, la matriculación o la emisión de certificados en un ámbito que es, por su volumen y sencillez, propicio para la automatización de procesos.

Es por ello que, con este trabajo —pronto disponible gracias a su publicación por parte del IAAP—, he pretendido analizar algunos de los procedimientos ofrecidos desde las secretarías de los centros educativos no universitarios de Andalucía para comprobar su grado de digitalización, compararlo con el desempeño de sus homólogos de otras Administraciones educativas a nivel autonómico —mediante solicitudes de acceso a la información pública tramitadas ante 17 comunidades autónomas y la Administración General del Estado— y ofrecer propuestas de mejora.

Estas sugerencias pasan por una apuesta firme por la simplificación administrativa, el uso de la actuación administrativa automatizada, la automatización robótica de procesos y otras fórmulas basadas en las TIC, acompañadas indisolublemente de la formación continua de un personal administrativo que deberá, a su vez, retroalimentar permanentemente con propuestas de mejoras al personal a cargo del diseño y desarrollo de las herramientas tecnológicas. Ello precisaría de la complicidad entre las personas desarrolladoras del software, las usuarias y las facilitadoras, que no somos otras que las empleadas y los empleados públicos de la Junta de Andalucía. A este personal técnico y especializado le quiero hacer llegar, no obstante, las gracias por sus encomiables esfuerzos que, me consta, se están realizando en ese sentido, pero también mis disculpas por si algo de lo expuesto resulta erróneo o mal planteado. Errare —por fortuna, y mientras nos lo permita la IA— humanum est. Soy consciente de que muchas de estas propuestas serán realizables, y de que otras quizá no. Pero la utopía está en el horizonte, que decía Galeano. 

Los Premios Blas Infante, una oportunidad para arrojar luz

Uno de los primeros intentos de homogeneizar criterios en las secretarías de los centros docentes del Sistema Educativo Público de Andalucía surgió de los grupos de WhatsApp «C2.1000 TRABAJADORES IES» y «Administración IES/Conservatorios/EOI» en Telegram, donde emerge la idea compartida de crear una comunidad de práctica en el seno del Instituto Andaluz de Administración Pública (IAAP), a la cual sus promotores bautizamos como «SéneQAs». 

A su vez, buscando la interseccionalidad, dos de sus creadores participamos simultáneamente en el grupo de trabajo Nexum, del programa Embajadores del Conocimiento del IAAP en su edición de 2024. Con esta maniobra, nuestra pretensión era la de crear un manual colaborativo en el seno de la wiki corporativa del IAAP, aunque, como relaté en un artículo anterior, esta operación no fue posible por tener limitado el acceso a la Red Corporativa de la Junta de Andalucía, lo cual dejaba fuera de la misma al personal administrativo que no estuviera destacado en centros directivos o territoriales, como es el caso de los centros educativos. A pesar de que el proyecto cobró finalmente vida a través de una plataforma externa, todo este esfuerzo analítico no podía haber sido realizado en vano. Y de ahí surgió la idea de cursar el Máster Universitario en Gestión y Administración Pública de la Universidad de Cádiz; el marco teórico perfecto para abordar esta problemática mediante un trabajo de fin de máster.

Con este cometido, he abordado el análisis de decenas de textos jurídicos, así como de una extensa bibliografía compuesta por 42 obras de al menos 30 autores citados. Pero, especialmente orgulloso me siento de una encuesta en la que han participado 118 personas funcionarias de carrera e interinas pertenecientes a los cuerpos de Administrativos y de Auxiliares Administrativos de la Junta de Andalucía, miembros de grupos informales de apoyo mutuo en materia de administración de centros educativos no universitarios. Su significativa participación, sin duda, ha contribuido a obtener una mejor fotografía de la situación particular de este colectivo.

Ceremonia de entrega de los Premio Blas Infante de Estudio e Investigación sobre Administración y Gestión Pública 2025.
Ceremonia de entrega de los Premio Blas Infante de Estudio e Investigación sobre Administración y Gestión Pública 2025.

Todo este empeño ha merecido la pena para que, finalmente, este trabajo salga publicado próximamente como parte del Premio Blas Infante con el que resultó galardonado en su última edición. Es por ello que me gustaría aprovechar este foro recordando que el plazo para la XXII edición de los Premios Blas Infante de estudio e investigación sobre Administración Pública está abierto hasta el 15 de septiembre de 2026, por lo que invito a quienes me leen a participar con sus contribuciones y propuestas de mejora en forma de estudio académico. Como servidores y servidoras públicas, tenemos la fortuna de poder, además, contribuir, reflexionar y participar en programas como Embajadores y Embajadoras del Conocimiento, las Comunidades de Práctica, InnovAnda y todas aquellas iniciativas que ofrece el Instituto Andaluz de Administración Pública. Que cada vez se presenten más personas a iniciativas como estos Premios Blas Infante es una señal excelente del momento de oportunidad en el que se encuentra la Administración pública andaluza: no lo desaprovechemos.

Referencias

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