Page 106 - Metodología de elaboración del Manual de Gestión por Procesos y Hechos: teoría y práctica. Relación con las Cartas de Servicios

4. Metodología de elaboración del Manual de gestión por procesos y HecHos
El objetivo de la representación gráfica consiste en disponer de una perspectiva de conjunto de los procesos de la Unidad que sea fácil de entender y en el que todas las personas de la Unidad se encuentren representadas en los procesos identificados. Si bien el grado de desglose depende de la complejidad de la Or- ganización/Unidad, en esta Metodología proponemos la representación gráfica de los procesos de desglose medio, ya que, por un lado, el mapa de procesos de desglose bajo no aporta los subprocesos y, por otro lado, para mostrar las actividades, se dispone de otro instrumento que analizaremos posteriormente, cual es la ficha de proceso; considérese además que si la finalidad del mapa de procesos es proporcionar una visión de conjunto de la estructura de procesos de la Unidad a primera vista, la inclusión de las actividades en el mapa de pro- cesos de desglose alto no haría sino presentar un esquema confuso, complejo en su nivel de detalle al integrar las múltiples actividades y tareas en las que se descomponen rutinariamente los procesos y subprocesos.
Una última cuestión es la referida a la representación misma de los procesos. Generalmente, los procesos estratégicos suelen dibujarse en la parte superior; los procesos clave, en la intermedia, y los de apoyo, en la inferior. Esta repre- sentación, en la que las flechas subrayan las relaciones de dirección, facilitan de un solo golpe de vista identificar el sistema de gestión basado en procesos de la Unidad, así como las secuencias organizadas para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes de la misma.
Caso práctico 1 .
Objetivo del equipo de trabajo: representar gráficamente los procesos estraté- gicos, los procesos clave y los de apoyo de las Bibliotecas Públicas del Estado- Bibliotecas Provinciales de Andalucía a través de un mapa de procesos de des- glose bajo.
105