Page 109 - Metodología de elaboración del Manual de Gestión por Procesos y Hechos: teoría y práctica. Relación con las Cartas de Servicios
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Metodología de elaboración del Manual de gestión por procesos y HecHos: teoría y práctica
4 .7 . DESCRIPCIón DE LOS PROCESOS: LA FiCHA dE PRoCESo
Una vez que el equipo de trabajo ha dibujado gráficamente todos los procesos de la Unidad en el mapa de procesos, la siguiente tarea consiste en describirlos a nivel de actividad; razón por la que más arriba optábamos por los mapas de proceso de desglose medio, ya que la representación gráfica que aporta dicho desglose se complementa con la descripción literaria detallada de los procesos representados.
Podemos definir una ficha de proceso como una herramienta documental de ges- tión donde quedan registradas de forma clara y ordenada las características de los procesos, es decir, todos los agentes y elementos que los componen, así como la descripción a nivel de actividad de aquéllos, incluyendo las tareas or- denadas secuencialmente que hacen posible sus salidas, bien como resultado final para los usuarios o clientes, bien como entrada del proceso inmediato en la cadena de procesos.
Como el objetivo principal de la ficha de proceso consiste en describir las activi- dades secuenciales que tienen lugar en el interior de un proceso para su control y gestión, de forma que la realización de las mismas asegure la consecución de los resultados deseados/planificados, conviene considerar qué datos han de ser incluidos.
La ficha de proceso debe constar de dos partes:
1. Encabezado de ficha: donde se incluyen distintos datos que permiten la iden- tificación exacta del proceso.
2. Cuerpo de ficha: donde se expresan tanto las características del proceso como su descripción literaria detallada a nivel de actividad.
Para la confección tanto del modelo de encabezado como del cuerpo de la ficha nos hemos basado, realizando las oportunas adaptaciones a la singularidad de la presente metodología de aplicación en la Administración de la Junta de Andalu- cía, en la Ficha técnica del proceso del manual Trabajando con los Procesos: Guía para la Gestión por Procesos, realizada por la Junta de Castilla y León y editada en el año 2004.
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