La difusión del producto
Bien, ya hemos conseguido un producto final que se acerca razonablemente a lo que teníamos en mente al comenzar el proyecto de gestión del conocimiento. Además, hemos podido testar que su funcionamiento se asemeja bastante al que esperamos, en términos de constituir una solución al problema que nos impulsó a embarcarnos en el proyecto.
Sin embargo, no hemos desarrollado el proyecto para guardarlo en un cajón, ¿verdad?
Nuestro trabajo perseguía una finalidad de utilidad concreta, y no darlo a conocer a aquellas personas que podrían beneficiarse de su existencia y empleo supondría únicamente un esfuerzo intelectual baldío. Eso quiere decir que aún no hemos terminado, sino que nos resta una parte muy importante para que nuestro esfuerzo se vea recompensado con el éxito: vender el proyecto, darlo a conocer, hacerlo útil, porque en su conocimiento y utilización por otras personas está el verdadero reto.
Ahora bien, no se trata tan solo de hacerlo público o de informar de su existencia. Esa exclusiva labor puede caer pronto en el olvido o pasar desapercibida, ya que en nuestro entorno recibimos cotidianamente un constante bombardeo de información que trata de captar nuestra atención, de modo que la mera comunicación de la existencia y disponibilidad del producto final puede tener un paso efímero por nuestra mente. Por el contrario, debemos tratar de hacer una difusión atractiva y convincente, de forma que despierte interés, sea comprendido, aceptado e incorporado a su labor cotidiana por aquellos a quienes iba dirigido o pueda producir alguna utilidad.
Como bien sabemos por el ámbito profesional en el que nos encontramos, a menudo en el campo político y empresarial se pone tanto énfasis en la creación de un producto, marca o programa como en su difusión entre sus potenciales destinatarios (votantes o clientes). El éxito de las nuevas propuestas viene condicionado por su nivel de conocimiento y aceptación por parte de sus potenciales destinatarios. No se trata sólo de hacer algo, sino de venderlo. En lo primero (hacer), está el beneficio para las demás personas; en lo segundo (vender), está nuestro propio beneficio o el de nuestra organización. Así pues, si tenemos ya un producto terminado, se trata ahora de venderlo lo mejor posible. Pero, ¿cómo?
Elementos a tener en cuenta en la difusión del producto
Para garantizar una adecuada difusión del producto final que hemos obtenido con el desarrollo de nuestro proyecto resulta conveniente tener en cuenta diversos aspectos que forman parte de la teoría clásica que preside todo acto de comunicación, los cuales se encuentran estrechamente interrelacionados. A saber:
A) Destinatarios o receptores. En función de cuál sea la naturaleza de nuestro producto, debemos enfocar su difusión a un público determinado, teniendo en cuenta que, en líneas generales, podemos encontrarnos tres tipos de público al que puede resultar de interés nuestro trabajo:
- Destinatarios directos. Son aquellas personas para las cuales se ha creado el proyecto, las que obtendrán una utilidad directa del mismo: compañeros/as de nuestra unidad, de otras unidades similares, de nuestro organismo de dependencia, ciudadanía…
- Destinatarios indirectos. Son aquellas personas que, pese a no obtener un beneficio directo del proyecto, si pueden obtener ciertas ventajas derivadas de su existencia, difusión y/o implantación: compañeros/as de nuestra unidad, de otras unidades similares, de nuestro organismo de dependencia, superiores jerárquicos, IAAP…
- Destinatarios difusos. En cuanto nos dedicamos a la prestación de servicios públicos, por tales hay que entender la ciudadanía, en general
Pues bien, nuestro mensaje debe tener en cuenta a todos estos grupos, si bien priorizando la utilizando de aquellos medios y mensajes que nos permitan llegar a los interesados directos con preferencia sobre los indirectos y a estos sobre los interesados difusos
B) Canal. En una sociedad rendida a las redes sociales, literalmente cualquier persona puede hacer llegar un mensaje al resto. En este sentido, existen diversos canales a nuestra disposición para difundir el resultado de nuestro trabajo, desde los más modestos o individuales (boca boca, correo corporativo, redes sociales…), hasta los más amplios e institucionales (correo masivo, web pública…). La elección de uno u otro (lo normal será usar varios) dependerá de aspectos tales como el producto en sí mismo, sus posibles destinatarios, el mensaje que se pretenda trasladar o el feedback que se pretenda obtener.
A este respecto, la revista digital EnRed@2.0, desarrollada en el seno de los proyectos de gestión del conocimiento tutelados por el IAAP, puede cumplir perfectamente la misión de difundir la existencia y ventajas de nuestro producto, sin perjuicio del empleo simultáneo de otros medios.
C) Mensaje. Esta es sin duda la parte más importante de la difusión, ya que condiciona decisivamente el éxito de la misma. En su elaboración hay que tener en cuenta los anteriores elementos (destinatarios y canal), pero también el efecto que deseamos provocar con la difusión de nuestro producto final: simple conocimiento, reconocimiento profesional, adhesión de terceros, feedback…
En este sentido, hay que recordar que los empleados públicos tenemos tendencia a mostrar resistencia al cambio. Cambiamos por imperativo legal o tecnológico, pero nos cuesta más hacerlo cuando no existe dicho imperativo, ya que, en tal caso, la solución de cambio no se impone, sino que se adopta por persuasión. Todo cambio supone un doble proceso de adaptación: de nuestra mentalidad y de nuestra práctica, y cuando el cambio procede de la persuasión y no del imperativo, debemos tener en cuenta ese doble proceso. De ahí, que los siguientes factores, entre otros, deban estar presentes en nuestro mensaje:
- Explicar las mejoras que el producto supone sobre la situación anterior (antes versus después), destacando las ventajas que la adopción del producto conlleva: menos tiempo, menos recursos, menos esfuerzo, mejores resultados…
- Explicar cómo el producto soluciona un problema para el que no se había desarrollado una respuesta eficaz
- Ofrecer medios de contacto para aclarar dudas o para obtener feedback
- Hacerlo todo de forma simple, clara y directa
Beneficios de la difusión del producto
Además de las evidentes ventajas directas que la difusión del proyecto conlleva (permite su conocimiento e implantación, motivos que justifican su creación y desarrollo), con ella se producen otra serie de ventajas adicionales o indirectas, como son:
- Difundir la cultura de la gestión del conocimiento en el seno de nuestra organización (relaciones con otros compañeros/as, unidades, departamentos, ciudadanía) y en la relación con otras organizaciones: sus valores, las mejoras que conlleva, las ventajas de esfuerzo colaborativo…
- Sustituir el modelo organizativo weberiano, basado solo en el cumplimiento ciego y estricto de la legalidad, por el modelo que la sociedad actual demanda, en el que la legalidad es el marco en el que se actúa para conseguir los objetivos de interés público desde parámetros de eficacia, eficiencia y economía
- Otorgar el papel protagonista a los dos grandes factores que están permitiendo el desarrollo de las sociedades más avanzadas: los recursos humanos y el conocimiento
- Motivar a los empleados públicos, permitiéndoles ser creativos, trabajar colaborativamente, aportando soluciones a problemas comunes, obtener reconocimiento y valorar sus aportaciones a la mejora de los servicios públicos
- Obtener feedback de los destinatarios, lo que permite valorar el grado de aceptación, depurar errores y/o mejorar el producto final de nuestro trabajo
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