Ya en el tercer módulo hemos llegado a la etapa de planificación del proyecto, donde las tareas se ordenan sistemáticamente, donde se establece quién hace qué, cómo, cuándo, evitando en lo posible improvisación – que no la creatividad – , y estableciendo un control de posibles riesgos y cambios durante su seguimiento. Miquel Gabarro nos presenta sus características en este video.
En base a la consecución del ODS nº 11, que no solo afecta a las ciudades o grandes poblaciones sino a cualquier asentamiento humano, los proyectos que se encauzan para paliar la despoblación o desaparición de entidades pequeñas ofrecen la adaptación del objetivo global a distintas versiones locales, adecuándose a las condiciones singulares que permitan alcanzar la meta global.
Estos proyectos, por tanto, deben utilizar recursos que logren que las personas interesadas se involucren, teniendo en cuenta sus inquietudes locales, adaptándose a ellas, garantizando sistemas de comunicación permanente que no dejen a nadie fuera del alcance.
Alpandeire, en Málaga, con poco más de 200 habitantes y una iglesia de tamaño colosal, fue una de las primeras localidades fortificadas por los musulmanes en la Serranía de Ronda. Está incluido como otras localidades malagueñas en el Proyecto Metapueblos, de inmersión rural, ofreciendo formación y posibilidades de trabajo y emprendimiento a jóvenes en la zona.
Villaluenga del Rosario, el pueblo más alto de Cádiz, se presenta horadado como una esponja con sus múltiples cuevas que invitan a la espeleología . Sus 400 lugareños forman parte del Proyecto Andalucía Smart y también han logrado la distinción de Pueblo Mágico.
Las actividades del proyecto
En este momento del ciclo de vida de un proyecto, debemos planificar de forma pausada y reflexiva todas las actividades que se van a llevar a cabo, con su orden de precedencia. En el módulo encontramos una batería de herramientas y modelos que ayudan a planificar y secuenciar dichas actividades, y que vamos a repasar muy brevemente:
El mapa mental puede ser definido como “una manera de generar, registrar, organizar y asociar ideas tal y como las procesa el cerebro”, lo que permite nuevas asociaciones y una ordenada relación de unas ideas con otras alrededor de un concepto central.
Por otro lado, el diagrama de interrelaciones es una herramienta digamos que complementaria al mapa mental, que ofrece más orden y más control que aquel, rebajando el nivel de creatividad.
La creatividad de los mapas mentales conecta con la que se muestra en Genalguacil , que se despliega en el Valle del Genal y es un auténtico museo al aire libre gracias a sus Encuentros de Arte. Artistas contemporáneos dejan expuestas sus obras permanentemente durante dos años en el laberinto escalonado de sus calles, engalanado de color y vida sobre el blanco impoluto de su geografía. ¡Todo un mapa de creatividad!
Otros métodos que nos permiten secuenciar las actividades son los diagramas PERT y GANTT. GANTT es un diagrama de barras que permite ver con facilidad en qué estado está cada una de las actividades, y la dependencia entre ellas, controlando el progreso del proyecto.
La herramienta PERT es un diagrama de red que también permite enlazar todas las actividades del proyecto identificando el tiempo necesario para dedicar a cada una de ellas: la duración más optimista, la más pesimista y la más probable.
Por otro lado, el Método del camino crítico y el Método de la cadena crítica determinan las actividades críticas del proyecto que deben mantenerse inalterables en el tiempo, las que se consideran absolutamente necesarias.
Planificación de recursos
En la gestión pública, es necesaria una sistemática y minuciosa planificación de los recursos, tanto humanos como económicos, así como de las posibles compras que deban realizar las Administraciones para adquirir bienes o servicios externos, para llegar al resultado esperado.
A la hora de planificar los recursos humanos debemos identificar los roles y responsabilidades de cada persona dentro del proyecto , las interrelaciones que deben crearse entre ellos y ellas, y unas relaciones de comunicación eficaces para garantizar un ambiente de trabajo óptimo.
El proyecto Andalucía, reto demográfico contempla la interesante figura de “trabajadores residentes y embajadores rurales” dotando de recursos tecnológicos y digitales a zonas de difícil acceso y escasa población.
Los pueblos blancos de la Sierra de Grazalema no solo invitan a la visita, al senderismo, a compartir espacio con el buitre leonado y el pinsapo… sino también a echar raíces entre sus calles encaladas y a mantener servicios esenciales.
Cuando planificamos los recursos económicos, tanto financieros (el presupuesto) como materiales, se pretende controlar los costes y aumentar la eficiencia del proyecto, o sea, alcanzar el mejor resultado con el menor coste posible. Esta planificación debe ser flexible y sujeta a seguimiento continuo.
Por otro lado, la Administración debe disponer de un procedimiento regulado con garantía de eficacia y transparencia para la planificación de las compras o adquisiciones que puedan ser necesarias.
Programas como Rural TIC, o ConnecZahara han convertido en Zahara de la Sierra en un lugar pionero en recursos digitales y en inclusividad, para atraer a nuevos habitantes y a lo que ahora conocemos como nómadas digitales.
Desde el impresionante lago Gastor que lo baña hasta su castillo medieval, este enclave escalonado aporta una inigualable belleza a la Ruta gaditana de los pueblos blancos.
Podemos encontrar una adecuada planificación de los recursos en el proyecto de Consumo responsable de Carmen Aranda; en el de Reducir el consumo de energía que propone Maria José Núñez; en el Plan de Emergencias y Contingencia de Trinidad Reyes y en el de Susana Onieva para la Instauración de un carril bici.
La gestión de los riesgos y los cambios
En este momento del proyecto debemos prever los posibles riesgos que le puedan afectar, y decidir qué actitud tomar para minimizarlos o incorporarlos, sin olvidar nunca la triple restricción (tiempo, coste y alcance), como vimos en el módulo anterior.
Muchas veces el éxito de un proyecto se basa en poder predecir los posibles riesgos, definiéndolos, analizando sus causas y estableciendo las estrategias necesarias para poder controlarlos. La gestión de riesgos tiene que ser permanente durante el proyecto ya que pueden aparecer en cualquier fase del mismo.
Los posibles riesgos aparecen correctamente delimitados en el proyecto de Suministro de agua potable de José R. Puche; en el de María José Martínez sobre Educación Medioambiental; en el Servicio de Atención Social de Ángeles Lozano o en el Plan de Formación de Esther Mª Calderón.
La gestión de cambios invitará a una posible replanificación de tiempo, alcance y costes y, como en el caso de los riesgos, sólo puede ser eficaz si el seguimiento del proyecto es permanente. Estos cambios deben quedar documentados y analizados por las personas implicadas en el proyecto, que deben decidir su aprobación o su rechazo.
Enormes los riesgos y los cambios que asumió Júzcar, en la Serranía de Ronda, cuando una empresa muy reconocida decidió… ¡pintarlo entero de azul! para estrenar a nivel mundial Los Pitufos. Sus habitantes decidieron dejar su pueblo de ese color una vez acabada la singular colaboración.
Creatividad en el mapa
Los mapas mentales van poblando vuestros muros de creatividad, de Agenda 2030 y de esperanza.
Muchos os habéis decantado por el medio ambiente; tal es el caso de proyectos como la Reducción del consumo energético, el Plan de mejora de un parque móvil, un Espacio de recreo para visitantes, o el Ecosistema natural.
Para otros, el medio es la educación, como en Un recreo inclusivo, el Acompañamiento escolar, la Educación en zonas desfavorecidas, la Alfabetización digital, o la Ampliación del servicio de logopedia.
Pero la creatividad no ha tenido límite alguno, y abordais mapas de iniciativas tan diversas como un Puesto de trabajo digital único, Acortar tiempos de espera en consultas, un Premio a la innovación, Viviendas para personas sin hogar, y un larguísimo etcétera.
Os recordamos que los Encuentros presenciales digitales tendrán lugar los días 9 y 14 de noviembre, para que asistáis la tarde que os convenga, de 16:30 a 19:30 horas.
Nos encantará contar con vuestra presencia y vuestras aportaciones. Allí nos vemos.
Gracias por estar.
“Un proyecto sin un camino crítico es como un barco sin timón” (D. Meyer).
El Equipo de Dinamización del MOOC Planificación y Gestión de Proyectos en la Administración Pública 2023.
Imágenes:
- Villaluenga del Rosario, Cádiz. De Rafael Tello – Trabajo propio, CC BY-SA 4.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=68714707 en Wikipedia. org
- Genalguacil, Málaga. Web de Turismo de Andalucía.
- Zahara de la Sierra, Cádiz. De Maesejose – Flickr (https://www.flickr.com/photos/maese/748992199/), CC BY 2.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=3782287 en Wikipedia.org
- Júzcar, Málaga. Web de Turismo de Andalucía.
Realmente un proyecto debe estar siempre vivo y dispuesto a ser modificado para adaptarse a las contingencias o nuevas necesidades. No es realista pensar que se va a desarrollar todo tal y como se ha planificado.