Hemos llegado al último módulo, con el que cerraremos el proyecto sin perder de vista qué actuaciones debemos realizar a lo largo del mismo – control y seguimiento permanentes- , y con el que también damos fin a este MOOC que hemos compartido y que, seguro, se os ha hecho corto.
La Peña de Arias Montano, en la serrana Alájar, fue remanso y cobijo para el polifacético y erudito bibliotecario de Felipe II, que impregnó la zona de dehesas con tintes religiosos. Desde este precioso pueblo, el más alto de la provincia de Huelva, podemos tener una visión y un control perfectos que incluso, en días claros, dicen que nos puede regalar en el horizonte el azul del mar.
En esta etapa es cuando se precisa comprobar que la planificación realizada va por el camino correcto, y, en caso contrario, realizar acciones correctivas y cambios. Los indicadores clave que planteamos al principio son los que nos ayudarán a averiguar si hay desviaciones significativas o no. Y, por supuesto, nada de esto puede ser realista si no hay una comunicación permanente entre todas las personas implicadas en el proyecto.
Por lo tanto, antes del cierre del proyecto, los tres elementos que nunca hemos de descuidar son: la comunicación, los indicadores clave de rendimiento y el control de cambios.
La comunicación en el proyecto
“Estar al corriente de lo que sucede en un proyecto una vez iniciado es un reto mucho mayor que elaborar el plan inicial del proyecto”. Esta frase que aparece en el módulo resume la necesidad ineludible de mantener una comunicación fluida durante todo el proyecto.
La comunicación interna es la que tiene lugar en el equipo del proyecto, y es la que va a permitir a todas las personas en él implicadas qué sucede en cada momento. La transparencia es necesaria en el funcionamiento del equipo.
La comunicación externa del proyecto es la que afecta al resto de personas interesadas y que trasciende al equipo, incluyendo también a la ciudadanía.
Los encuentros presenciales que hemos mantenido han sido unos perfectos canales de comunicación en este MOOC donde era importante ponernos cara y voz. Os agradecemos vuestra implicación y vuestras aportaciones.
Sanlúcar de Guadiana, en el Andévalo onubense, nos da una lección de constante comunicación con Alcoutim, en el Algarve portugués. Solo las separa el río Guadiana que, a la vez, las une y las abre a las rutas comerciales.
También Alanís, en la Sierra Norte, es un enclave sevillano que se comunica con Córdoba y Badajoz y este encuentro filial se ve reflejado en su arquitectura que aúna rasgos de cada provincia.
Los Indicadores clave de rendimiento
Los indicadores clave de rendimiento -(KPI en su original en inglés)- nos van a servir para ir supervisando a lo largo del proyecto el grado de cumplimiento de los objetivos. Son una herramienta para medir y cuantificar de forma continua los resultados que vamos obteniendo y si se alejan o no de la meta propuesta. Si las desviaciones son considerables, nos permitirán saberlo y remediarlo a tiempo.
El grado de cumplimiento de estos indicadores está muy bien detallado en el proyecto para Crear el Puesto de enfermería escolar de Inmaculada Benítez; en Un recreo inclusivo para todos, de Almudena Trillo; en el de la Mejora de La Salud entre todos de Ana Mª Bernal y en el precioso informe final del proyecto “¿Tomamos un C.A.F.E?” de Dori Granado.
El control de cambios e incidencias
Durante todo el ciclo de vida del proyecto hay que ir realizando el control de los cambios que inevitablemente van a ir surgiendo. Cuando se realice una petición de cambio, un comité de gestión de cambios autorizará o no tales modificaciones, evaluando su posible impacto en tiempo, alcance y costes (nuestra ya conocida triple restricción), y en la calidad final del proyecto. Para implementar los cambios habrá que asignar más recursos y más tiempo, previsiblemente. Además, se dejará constancia de ello en un Registro de incidencias o un Cuaderno de Bitácora.
Cumbres de Enmedio, con 59 habitantes, es, tras Benitagla, en Almería, el segundo pueblo más pequeño de Andalucía. Llegó a tener casi trescientos vecinos, pero se vislumbran cambios en esa tendencia desde la pandemia de 2020.
El Madroño, en Sevilla, con sus trescientos habitantes, acoge la singular Encina de los Perros– Monumento natural – que, con más de mil años, ha sobrevivido a incidencias climatológicas e incluso a un grave incendio en la zona. Su copa ofrece una generosa sombra de ¡600 metros cuadrados!
El Real de la Jara encierra muchos cambios e incidencias en su demografía, surgiendo en la época romana, despoblándose con la dominación visigoda y volviendo a resurgir con los almohades. Su actual configuración ofrece hospedaje entre una flora y fauna inigualables a los peregrinos que eligen la Ruta de la Plata para llegar a Santiago.
Podemos ver muy buenas las acciones correctivas en la Aplicación móvil para la movilidad sostenible de Pedro V. Piñero; un detallado control de riesgos en el Servicio de atención social de Ángeles Lozano; en el Servicio de Logopedia de Mª Dolores Serrano; en la Atención domiciliaria de Montserrat Galán; y una exhaustiva descripción de incidencias en el proyecto de Francisco Belmonte para crear un Lenguaje claro en los documentos oficiales.
Cierre del proyecto, lecciones aprendidas e informe final
Para cerrar un proyecto con éxito debemos asegurar que se cumplen las expectativas de todas las personas interesadas, y debemos dotar esta fase de los recursos y tiempo necesarios.
Es en este momento cuando atesoramos una información muy valiosa: las lecciones aprendidas durante todo el camino, todo lo que aconteció, si estuvo o no previsto, todo lo que cambió. Esta recopilación se explicitará en el informe final de cierre del proyecto.
Podéis ver las lecciones aprendidas del proyecto de Julián Hernández sobre Educación inclusiva; las del proyecto para mejorar la formación del personal novel de Esther Mª Calderón; las que aporta Segundo Álvarez en su Asistente de tramitación electrónica de emisiones; las del proyecto de la matrona rural de Inés Doroteo; las de Maria Luisa Gil en su proyecto de Auditorías internas o las que describe Montserrat García para el Desarrollo de un software de gestión empresarial.
En San Nicolás del Puerto encontramos perfectos rincones como las Cascadas del Huéznar o el Cerro del Hierro, proyecto conjunto entre naturaleza y mano humana para entresacar el hierro de sus rocas y que forma un precioso paisaje, un ecosistema singular y un microclima que le otorga el nombre de “Siberia sevillana”.
Aprovechamos estas alturas rocosas para divisar los proyectos que ya habéis finalizado viajando a un futuro cercano, para desear que puedan tener lugar y espacio como los habéis soñado a lo largo de este curso, y para agradeceros vuestro esfuerzo y dedicación durante estas semanas que hemos compartido.
En este paisaje, nos trasladamos a ese mañana y comprobamos que habéis conseguido, entre muchos otros, cuidar un poco más nuestro medio ambiente: reforestar superficies arrasadas por incendios, aumentar los espacios verdes en Jaén, reducir consumo energético en edificios públicos, y también en los espacios educativos.
Y además: realizar terapias con perros, un Plan de Extensión universitaria, concienciar frente al suicidio, la promoción de las artes locales, implantar nuevas iniciativas educativas, innovación en la contratación, un nuevo software para expedientes de contratos, un novedoso programa para la gestión en la oficina, una guía para el mantenimiento de infraestructuras educativas y la citación a través de sms en el hospital.
Os recordamos que la plataforma estará abierta para acoger vuestras actividades hasta las 23:55h. de este lunes 20 de noviembre. ¡Muchas gracias por haber estado ahí!
“Una sociedad crece cuando los ancianos plantan árboles en cuya sombra saben que no se van a sentar.” Proverbio griego.
El Equipo de Dinamización del MOOC Planificación y Gestión de Proyectos en la Administración Pública 2023.
Imágenes:
- Campanario de la Ermita Reina de los Ángeles, Alájar, Huelva. De Basotxerri – Trabajo propio, CC BY-SA 4.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=48945323
- Sanlúcar de Guadiana, Huelva, vista desde el río Guadiana. MarioM en Wikipedia http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/
- El Real de la Jara, Sevilla De Cazafantasmas – Sevillapedia, CC BY-SA 3.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=41055108
- Cerro del Hierro, Sevilla. Web Oficial de Turismo de Andalucía (www.andalucia.org).
