Page 91 - La Mejora en los Procedimientos Administrativos clave en el Servicio a los Ciudadanos

5. “LA MEJORA EN LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CLAVE EN EL SERVICIO A LOS CIUDADANOS”
7.5. sIsteMas de InFoRMaCIÓn
7.5.1. Sistemas de información: gestión de expedientes
En este tema ya se ha profundizado anteriormente. Ahora solamente insistir en que los actuales sistemas de información requieren una actualización prác- ticamente permanente a las nuevas herramientas informáticas. Una actuación decidida en este terreno actualizando las herramientas informáticas y diseñando o adquiriendo aplicaciones adaptadas a las necesidades de la Diputación puede contribuir parcialmente a paliar los déficits de personal que sienten los respon- sables de los servicios. Ahora bien, con carácter previo, es necesario un análisis de los requerimientos que las funciones desarrolladas en la Diputación deman- dan, tanto de ordenadores como de aplicaciones.
Es imprescindible contar con un Servicio de Informática fuerte, dotado ade- cuadamente para dar este salto tecnológico, imprescindible para que se puedan asumir con garantías de éxito los retos que debe afrontar el Ayuntamiento. Si bien, no es menos cierto que, la participación activa de los responsables de los distintos servicios es tan importante o más que la del propio Servicio de Infor- mática.
7.5.2. Informatización Secretaria General
El elevado volumen de información y el corto espacio de tiempo que se dispone para la preparación de los asuntos a tramitar en los Órganos Colegiados de Go- bierno y mediante resoluciones de la Presidencia, hace necesario el desarrollo de un Sistema de Información que facilite la tramitación de éstos.
Tras observar la gestión documental y el flujo de trabajo que se requieren en estos procesos, así como de la implementación de una seguridad garantizada y fiable, y después de realizar un estudio de la problemática actual de la gestión documental, se nos presentan las siguientes situaciones:
– La mayoría de la documentación que componen los expedientes suele ser generada por el procesador de textos habitual y se encuentra dispersa por los discos duros de los ordenadores de las personas encargadas de la gestión.
– Nosueleexistirconexiónalgunaentredocumentoselectrónicos(ficheros)de un mismo expediente.
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