Page 112 - Metodología de elaboración del Manual de Gestión por Procesos y Hechos: teoría y práctica. Relación con las Cartas de Servicios

4. Metodología de elaboración del Manual de gestión por procesos y HecHos
3. Propietario: en este apartado consignaremos la denominación del puesto de tra- bajo o categoría profesional bajo cuya responsabilidad se encuentra el proceso.
Si, por ejemplo, Milo Pérez Martín es el Asesor Técnico de Información Biblio- gráfica y Referencia responsable del proceso de préstamo interbibliotecario en la Biblioteca Pública del Estado-Biblioteca Provincial de Sevilla, a la hora de reali- zar la ficha de dicho proceso no consignaremos como propietario a Milo Pérez Martín, sino su categoría profesional, quedando como sigue:
Propietario: Asesor Técnico de Información Bibliográfica y Referencia.
4. Versión: como quiera que una de las características del enfoque de gestión ba- sado en procesos radica en su carácter dinámico, es decir, que los procesos son susceptibles de ser modificados en aras de su adecuada definición y desarrollo, o simplemente para ajustarlo a nuevas demandas de sus clientes, es importante que en el encabezado contemplemos un apartado destinado a la indicación de la versión objeto de la ficha. De esta forma sabremos si el proceso ha sido modifi- cado o no desde su implantación, y en el caso de que lo haya sido, el número de modificaciones que ha sufrido.
Por ejemplo, si el proceso que estamos describiendo ha sido modificado dos veces, en el encabezado lo consignaremos de la siguiente forma:
Versión: 2.
5. Fecha de revisión: junto con la indicación del número de modificaciones consignaremos la fecha en que se ha realizado la última revisión, dato que cobra especial importancia si tenemos en cuenta la movilidad del personal que presta sus servicios en cualquiera de las Administraciones públicas.
Por ejemplo, si el proceso ha sufrido una última modificación el 9 de julio de 2005, quedaría como sigue:
Fecha de revisión: 9 de julio de 2005.
6. Paginación: dado que la ficha de proceso tiene por objeto su descripción interna, normalmente esta descripción a nivel de actividad necesitará varias pá- ginas. Arriba afirmábamos que el número de fichas dependía en gran medida de la complejidad de los procesos de la Unidad, por lo que si a esto unimos el hecho de que cada ficha de proceso conlleva un número más o menos elevado
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