Page 118 - Metodología de elaboración del Manual de Gestión por Procesos y Hechos: teoría y práctica. Relación con las Cartas de Servicios

4. Metodología de elaboración del Manual de gestión por procesos y HecHos
3. Límites: en este apartado estableceremos los límites del proceso, es decir, deberemos indicar cuándo comienza –actividad inicial– y finaliza el proceso –actividad final–, con expresión de la persona u organización que proporciona su entrada y el cliente que recibe el servicio o salida que genera el proceso.
El equipo de trabajo debe, pues, empezar preguntándose:
1. Cuál es la primera actividad de lo que se hace, cómo se inicia el proceso. 2. Cuál es la última actividad de lo que se hace, cómo finaliza el proceso.
Por ejemplo: siguiendo con el proceso de préstamo personal, el proceso puede iniciarse de las siguientes formas:
1. Con la presentación por el usuario del formulario de inscripción para obtener el carné de lector de la biblioteca, o para renovarlo por caducidad.
2. Con una solicitud verbal del usuario para tramitar un préstamo personal.
3. Con una solicitud verbal del usuario para devolver un préstamo personal.
4. Con una solicitud verbal del usuario para renovar un préstamo personal.
5. Con una solicitud verbal del usuario para reservar un material prestado.
El proceso, en cada una de las formas expuestas, finalizaría respectivamente:
1. Con la entrega del carné de lector de la biblioteca al ya usuario, o con su re- chazo por existencia de otro carné.
2. Con la entrega al usuario de los materiales objeto de préstamo, o con la dene- gación del préstamo si aquél está suspendido o tiene préstamos sobrepasados.
3. Con la colocación en las estanterías de los materiales devueltos por el usuario.
4. Con la renovación de los materiales objeto de un inicial préstamo, o con la denegación del mismo si está suspendido, tiene préstamos sobrepasados o
sobrepasa la posibilidad de realizar la renovación.
5. Con la comunicación al usuario de la reserva realizada.
Así, el apartado Límites de la ficha de proceso del préstamo personal de las Bibliotecas Públicas del Estado-Bibliotecas Provinciales de Andalucía quedaría como sigue:
Límites: el proceso se inicia y finaliza de las siguientes formas:
1. Comienza con la presentación por el usuario del formulario de inscripción para obtener el carné de lector de la biblioteca, o para renovarlo por caducidad,
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