Page 139 - Metodología de elaboración del Manual de Gestión por Procesos y Hechos: teoría y práctica. Relación con las Cartas de Servicios

Metodología de elaboración del Manual de gestión por procesos y HecHos: teoría y práctica
Como la descripción literaria no es más que el despliegue minucioso del pro- ceso que incluimos previamente en el mapa de procesos, a nivel de detalle, es importante garantizar la coherencia entre ambos instrumentos, mapa y ficha de proceso. Si en el mapa de procesos de desglose medio diseñado más arriba, por ejemplo, reflejamos que el proceso préstamo domiciliario constaba, a su vez, de 5 subprocesos, serán 5 los subprocesos que habremos de describir en la ficha de proceso.
Dada la elevada movilidad del personal que presta sus servicios en las Admi- nistraciones públicas, es recomendable que la descripción de las actividades del proceso sea lo más clara posible, de modo que la misma sea inteligible para cualquier persona ajena al mismo.
Caso práctico
Objetivo del equipo de trabajo: describir en la ficha de proceso el proceso de- nominado préstamo personal incluido previamente en el mapa de procesos de desglose medio de los procesos desarrollados en las Bibliotecas Públicas del Estado-Bibliotecas Provinciales de Andalucía.
Planteamiento: para utilizar el servicio de préstamo domiciliario, es imprescin- dible estar en posesión de la tarjeta de usuario. La tramitación de la tarjeta de usuario constituye en sí misma un subproceso o conjunto de actividades agru- padas dentro del préstamo domiciliario con la finalidad de su expedición.
Una vez que el usuario disponga de dicha tarjeta puede realizar las siguientes acciones:
Préstamo: utilización del material prestable de las bibliotecas fuera de los loca- les de las mismas.
Devolución: reintegro del material prestable obtenido previamente mediante préstamo.
Renovación: posibilidad de seguir utilizando el material prestado durante una ampliación temporal del mismo.
Reservas: posibilidad de disponer de un material prestado a otro usuario a partir de su devolución.
A continuación se procede a la descripción detallada y secuencial de las tareas y actividades que componen cada uno de los subprocesos del proceso de prés- tamo personal.
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