Page 143 - Metodología de elaboración del Manual de Gestión por Procesos y Hechos: teoría y práctica. Relación con las Cartas de Servicios

Metodología de elaboración del Manual de gestión por procesos y HecHos: teoría y práctica
El subproceso finaliza con la comunicación verbal por parte del Auxiliar de Ins- tituciones Culturales al usuario de que su reserva ha sido realizada.
10. Flujograma: un flujograma o diagrama de flujo es la representación gráfica y ordenada de las actividades secuenciales e interrelacionadas que componen el pro- ceso mediante la utilización de símbolos estándar que facilitan su comprensión.
Este apartado tiene como objetivo complementar la descripción literaria realiza- da en el apartado anterior de la ficha a través de un modelo gráfico del proceso o flujograma. La inclusión de la representación gráfica del proceso en la ficha de proceso permite a la Unidad disponer en una sola herramienta, la ficha, tanto de la descripción literaria del proceso como de su representación visual.
La descripción gráfica del proceso –entrada, actividades secuenciales, puntos de decisión, finalización– facilita la percepción de las relaciones que existen entre las distintas actividades que añaden y aportan valor al proceso, y, a su vez, mues- tra la vinculación de las mismas con los responsables de su ejecución; al tiempo que contempla las áreas de interacción con los clientes. Por ello, el flujograma de un proceso ha de mostrar fielmente y con precisión cómo se lleva a cabo en realidad el proceso y no cómo debería realizarse idealmente o dado un contexto determinado, que para eso está otro proceso, cual es la mejora de procesos.
Entre las aclaraciones del Criterio 5 del Modelo EFQMJA encontramos la si- guiente referencia a los flujogramas o diagramas de flujo:
En una Gestión por Procesos de la unidad/organización se tienen en cuenta, entre otros, los siguientes elementos:
La estandarización de los procesos a través de procedimientos, diagramas de flujo, manuales de servicio, cartas de servicio, etc.
Y más adelante, entre las aclaraciones del subcriterio 5.a), Diseño y gestión siste- mática de los procesos, encontramos:
Cómo la organización/unidad revisa su metodología para la identificación y elaboración de su estructura de procesos (mapas de procesos, flujogramas, etc.) de manera que esté alineada con la política y estrategia.
Para elaborar el flujograma, existe una gran variedad de símbolos internacional- mente reconocidos. En la presente Metodología emplearemos los símbolos más habituales para la representación de diagramas del Instituto Nacional Americano
142