Page 206 - Metodología de elaboración del Manual de Gestión por Procesos y Hechos: teoría y práctica. Relación con las Cartas de Servicios

4. Metodología de elaboración del Manual de gestión por procesos y HecHos
4. Falta de puntualidad (rapidez) provocada por proveedores ineficaces: la ac- tuación del departamento de adquisiciones depende en gran medida de la ac- tuación eficaz y eficiente del proveedor, ya sea editor, distribuidor o librero. Un buen proveedor se define, entre otros aspectos, por la rapidez y el nivel del cumplimiento con los que ejecuta su misión.
A menudo, los ejemplares adquiridos de reciente publicación tardan en ser pro- porcionados por los editores, distribuidores o libreros, de forma que el usuario percibe una falta de disponibilidad de las novedades en la biblioteca que no se corresponde con su inmediatez entre los agentes privados, como, por ejemplo, las librerías, repercutiendo negativamente en la capacidad de respuesta de la biblioteca y en la valoración que hace el usuario de la misma.
Esta acción está en línea con el Criterio 4 del Modelo EFQMJA, Alianzas y Re- cursos, donde se dice expresamente:
Las Organizaciones Excelentes planifican y gestionan las alianzas externas, sus proveedores y recursos internos en apoyo de su política y estrategia y del eficaz funcionamiento de sus procesos.
Y dentro del subcriterio 4.a):
Cómo la Organización/Unidad organiza la cooperación y asociación con los co- laboradores/asociados para conseguir la mejora y el desarrollo mutuo, así como la creación de mejores servicios para la ciudadanía.
Cómo la Organización/Unidad mejora los procesos y servicios mediante el tra- bajo en común con los colaboradores/asociados.
El equipo de trabajo decide realizar una evaluación de los proveedores a fin de comprobar en qué medida los proveedores de materiales de la biblioteca son efectivos en términos de rapidez, lo que servirá para descartar aquéllos que no lo sean, conservar los que demuestren su capacidad respecto a la rapidez de en- trega y cambiar de proveedores a tenor de los resultados obtenidos.
Esta evaluación se realiza mediante la utilización de un indicador hasta ahora no utilizado en las Bibliotecas Públicas del Estado-Bibliotecas Provinciales de Andalucía, cual es el Tiempo medio de adquisición de documentos (B.3.1.1) de la Norma UNE 50137:2000.
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