Page 208 - Metodología de elaboración del Manual de Gestión por Procesos y Hechos: teoría y práctica. Relación con las Cartas de Servicios

4. Metodología de elaboración del Manual de gestión por procesos y HecHos
5. Excesivo ciclo de proceso en la catalogación, registro y preparación física de los materiales: en la cadena de valor identificada por el equipo de trabajo (selec- ción adaptada a la demanda-rapidez de adquisición-rapidez de proceso técnico- difusión), el tiempo empleado en el proceso técnico que posibilita la colocación del material ingresado en las estanterías es de vital importancia para ofrecer un servicio eficaz, eficiente y competitivo a los usuarios de la biblioteca.
El equipo de trabajo decide evaluar la eficacia en cuanto a rapidez del proceso técnico de catalogación al objeto de reducir su tiempo medio y que los usuarios dispongan de las novedades lo más pronto posible. Para ello, utiliza un indica- dor hasta ahora no utilizado en las Bibliotecas Públicas del Estado-Bibliotecas Provinciales de Andalucía, cual es el Tiempo medio de proceso técnico de docu- mentos (B.3.2.1) de la Norma UNE 50137:2000.
Definición del indicador: número medio de días entre el día en que se recibe un documento en la biblioteca y el día en que está disponible para el usuario en las estanterías.
Método: el usuario del indicador fijará el periodo de tiempo utilizado en la me- dición (por ejemplo, un mes). Se recogen datos sobre los libros que se reciben en la biblioteca durante el periodo de tiempo especificado a través de un registro que acompañe al libro durante todo el proceso, y en el que conste:
– Recepción, incluyendo el proceso administrativo.
– Catalogación.
– Registrodeejemplares(registropropiamentedicho,colocacióndecódigosde
barras e impresión de tejuelos).
– Preparación física de los materiales (sellado, colocación de bandas magnéti-
cas y colocación de tejuelos).
Para cada título se calcula el número de días entre la llegada y el momento en que se encuentra disponible. Se ordenan los títulos de acuerdo con el número de días transcurridos. El tiempo medio de proceso técnico de documentos es el número de días correspondiente al título que se encuentra en la mitad de la lista. Si el número de títulos es par, el tiempo medio de proceso técnico de do- cumentos se obtiene sumando los dos valores que figuran en la mitad de la lista y dividiendo su resultado por 2. El estándar no debe superar los cinco días.
Cuando se han recogido los datos, el indicador puede señalar además retrasos debidos a acumulaciones o a sobrecargas de trabajo, lo que, de resultas, impli-
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