Page 214 - Metodología de elaboración del Manual de Gestión por Procesos y Hechos: teoría y práctica. Relación con las Cartas de Servicios

4. Metodología de elaboración del Manual de gestión por procesos y HecHos
– El uso de los documentos de libre acceso en sala, donde el usuario, a pe- sar de que las normas establecen que dichos documentos serán colocados nuevamente por el personal de la biblioteca, los devuelve a las estanterías colocándolos incorrectamente según el orden establecido por la Clasificación Decimal Universal (CDU) utilizado en las Bibliotecas Públicas del Estado- Bibliotecas Provinciales de Andalucía.
– Falta de revisión por el personal de la biblioteca encargado de dicha activi- dad, que, según la Ficha descriptiva del puesto y perfil de provisión para puestos de nueva creación y el VI Convenio Colectivo del Personal Laboral de la Ad- ministración de la Junta de Andalucía, recae en el Auxiliar de Instituciones Culturales.
El equipo de trabajo decide evaluar hasta qué punto los documentos incluidos en el catálogo de la biblioteca están en su sitio correcto en las estanterías, a fin de establecer un plan sistemático y diario de revisión de corrección en la colo- cación de los fondos.
Se decide utilizar un indicador de rendimiento mensual hasta ahora no utiliza- do en las Bibliotecas Públicas del Estado-Bibliotecas Provinciales de Andalucía, cual es el Indicador de Corrección en la colocación (B.2.2.8) de la Norma UNE 50137:2000.
Definición del indicador: porcentaje de documentos registrados en el catálogo de la biblioteca que se encuentran en su sitio correcto en las estanterías en el momento de la investigación. No se incluyen en la muestra aquellos documen- tos cuya ausencia está justificada en los registros de la biblioteca, por ejemplo, porque han salido en préstamo o para encuadernación, o están anotados como perdidos.
Métodos:
a) Se comprueba una muestra representativa de los estantes de libre acceso –fue- ra del horario de apertura y recolocados los libros utilizados en sala– con la ayuda de listados por signaturas. Para cada documento incluido en la lista se anota si está colocado correctamente. Para todos los documentos que faltan se comprueba si su ausencia está justificada en los registros de la biblioteca.
La corrección en la colocación se obtiene dividiendo el número de documentos colocados correctamente por el número total de documentos de la muestra, y el resultado se multiplica por 100 para obtener su porcentaje.
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