Page 229 - Metodología de elaboración del Manual de Gestión por Procesos y Hechos: teoría y práctica. Relación con las Cartas de Servicios

Metodología de elaboración del Manual de gestión por procesos y HecHos: teoría y práctica
Caso práctico
Objetivo del equipo de trabajo: elaborar un plan de comunicación del sistema de gestión basado en procesos implantado en cualquiera de las Bibliotecas Pú- blicas del Estado-Bibliotecas Provinciales de Andalucía entre el personal de la Unidad.
Planteamiento: el equipo de trabajo debe definir y planificar objetivos, tareas y acciones del plan de comunicación, realizar un cronograma con el calendario de actuaciones y asignar las responsabilidades de la realización de las mismas.
El equipo de trabajo define dos objetivos:
Objetivo 1: dar a conocer entre las personas de la Unidad el nuevo sistema de gestión.
Objetivo 2: proporcionar toda la información disponible relativa a cada proceso a los propietarios y responsables de su ejecución o funcionamiento.
Una vez definidos los objetivos, el equipo de trabajo realiza la planificación de las acciones y tareas que han de realizarse. Con carácter previo a la celebración de las reuniones informativas, se llevarán a cabo dos acciones:
1. Distribuir entre las personas asistentes a las reuniones informativas la do- cumentación pertinente a través del correo electrónico, de modo que se tenga conocimiento del contenido de las reuniones antes de su celebración, lo que facilita su posterior asimilación. Esta acción requiere actualizar los correos elec- trónicos corporativos de todo el personal de la biblioteca, lo que facilitará pos- teriores comunicaciones relacionadas o no con el plan de comunicación.
2. Colgar la documentación enviada por correo electrónico a los asistentes de las reuniones informativas en la intranet de la biblioteca, de modo que se tenga conocimiento del contenido de las reuniones antes de su celebración, lo que fa- cilita su posterior asimilación y la disponibilidad permanente de la misma para consultas eventuales.
La dinámica de cada una de las reuniones a celebrar para ambos objetivos –dado que el personal de las Bibliotecas Públicas del Estado-Bibliotecas Provinciales de Andalu- cía presta su jornada mediante turnos de mañana y tarde y que los servicios ofrecidos a los usuarios han de quedar cubiertos en todo momento– es la siguiente:
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