Page 230 - Metodología de elaboración del Manual de Gestión por Procesos y Hechos: teoría y práctica. Relación con las Cartas de Servicios

4. Metodología de elaboración del Manual de gestión por procesos y HecHos
– Realizar la convocatoria de las personas que han de asistir a las reuniones a través del correo electrónico y del tablón de anuncios de la biblioteca.
– Recibir la confirmación de asistencia a la reunión informativa a través de co- rreo electrónico.
– Preparar la reunión informativa: temas a tratar en cada sesión.
– Celebrar la reunión informativa en el salón de actos de la biblioteca.
El equipo decide que se formarán dos grupos formados cada uno de ellos por, al menos, dos personas:
Grupo 1: cuya misión consistirá en dar a conocer el nuevo sistema de gestión a la totalidad del personal de la biblioteca, así como de preparar y distribuir entre las personas asistentes a las reuniones informativas la documentación per- tinente a través del correo electrónico y colgar la misma documentación en la intranet de la biblioteca.
Grupo 2: cuyo misión consistirá en dar a conocer individualmente la dinámica de cada proceso –incluyendo objetivos, indicadores, estándares y mecanismos de mejora– a los propietarios de los mismos y personas responsables de su eje- cución y funcionamiento, así como de preparar y distribuir entre las personas asistentes a las reuniones informativas la documentación pertinente a través del correo electrónico y colgarla en la intranet de la biblioteca.
En ambos casos será el responsable de la Unidad, encargado de dirigir al equipo de trabajo hacia sus objetivos, quien designará los miembros de ambos grupos de entre los componentes del equipo de trabajo que ostenten responsabilidades en los niveles directivos de la Unidad. El secretario del equipo de trabajo realiza- rá la misma función en todas las reuniones informativas, y será el encargado de realizar la convocatoria de las personas que deben asistir a las reuniones –para lo cual ha de identificarlas previamente–, de la recepción de la confirmación de asistencia de las mismas a través del correo electrónico, así como de la distri- bución y recepción del cuestionario de evaluación que debe cumplimentar el personal una vez realizadas todas las reuniones informativas.
Con carácter posterior a la celebración de las reuniones informativas se llevará a cabo la siguiente acción: elaboración de un cuestionario de evaluación de las reuniones informativas realizadas y distribución entre el personal de la biblio- teca a fin de que valore la eficacia del plan de comunicación. Será el equipo de trabajo el encargado de la confección del cuestionario de valoración.
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