Page 78 - Metodología de elaboración del Manual de Gestión por Procesos y Hechos: teoría y práctica. Relación con las Cartas de Servicios

4. Metodología de elaboración del Manual de gestión por procesos y HecHos
La justificación es clara: no puede operarse, con el objetivo de aumentar su ren- dimiento, sobre procesos, subprocesos, actividades o tareas si no han sido iden- tificados previamente. Además, los procesos diseñados, es decir, planificados y gestionados adecuadamente, generan valor, tal como hemos visto más arriba.
La identificación de procesos y subprocesos, así como de las actividades y ta- reas que los componen, proporciona al equipo de trabajo información tanto de aquéllas que generan valor –y, por lo tanto, es el momento adecuado para incluir en el proceso actividades con valor añadido–, como de las que no lo generan o están duplicadas o, simplemente, carecen de justificación en el momento actual provocado por un entorno cambiante. Estas tareas y actividades que ya no ge- neran valor deben ser reducidas o eliminadas del proceso. Téngase en cuenta además que las tareas o actividades carentes de valor en sí mismas son consumi- doras de recursos de la Unidad, por lo que eliminándolas liberamos todo tipo de recursos susceptibles de ser utilizados en otras actividades, procesos o áreas de la Unidad más necesitados de los mismos.
El subcriterio 1.b) del Modelo EFQMJA nos recuerda, por otra parte, que entre las acciones posibles a realizar por los líderes se encuentra:
Cómo las personas líderes de la organización/unidad dirigen el despliegue y aplicación de los planes necesarios para cumplir con los objetivos mediante un sistema de gestión por procesos.
No es tarea fácil conocer los objetivos de un sistema de gestión departamental y por funciones –cuya visión del proceso es fragmentada y parcial–, al menos los objetivos que excedan del mismo ámbito del departamento, por lo que la infor- mación del proceso, desde su inicio hasta su actividad final, así como el valor añadido que en las distintas fases va generándose hasta llegar al cliente, acaba diluyéndose hasta perderse. La identificación de procesos nos proporcionará ese flujo de información continuo y sin interrupciones departamentales necesario para tener el proceso bajo control, conociendo en todo momento la fase bajo la que se desarrolla o encuentra, sus entradas y salidas, y, finalmente, si alcanza o no los objetivos planificados. Esto, llevado a toda la estructura de procesos del sistema de gestión, proporciona información relevante sobre los mismos, tanto de los que aportan valor, como de aquellos que ni obtienen el rendimiento espe- rado ni aportan valor o resultados.
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