El Programa Embajadores del Conocimiento asume un nuevo reto en esta edición de 2024 que arrancó en enero pasado.
Hasta ahora el único proyecto de relevo generacional que reunía a personas veteranas y otras recién llegadas a la Junta de Andalucía se habían desarrollado en ámbitos reducidos de cuerpos específicos: Ingeniería de Montes, Agentes de Medio Ambiente, Médicos de orientación Escolar etc. (ver Encuentros Intergeneracionales en la Junta de Andalucía).
En esta esta edición 2024 se ha dado un paso más en el ámbito de la transferencia de conocimiento intergeneracional, abordando por primera vez un cuerpo técnico de carácter transversal en las áreas administrativas de la junta: el área de gestión de subvenciones encargado de la gestión, tramitación, fiscalización y reintegro de subvenciones.
Se trata de un pilotaje ambicioso por la importancia que tiene el ámbito de las subvenciones en la Administración General de la Junta de Andalucía y porque se parte de las ganas de aprender y de enseñar del personal dedicando su tiempo libre y su esfuerzo a una tarea que nunca antes se había abordado.
La idea parte de los resultados de una encuesta dirigida al personal A1 y A2.
En el mes de noviembre de 2023 se trasladó al personal de la administración andaluza, una encuesta en la que se pedía que identificaran las áreas en las que creían que podía ser más interesante poner en marcha un encuentro intergeneracional. Las opciones que se ofrecieron eran: la gestión presupuestaria, la contratación administrativa y las subvenciones.
Los resultados inclinaron la balanza hacia las subvenciones y esto llevó al equipo de Gestión del Conocimiento del Instituto Andaluz de Administración Pública a plantearlo como un proyecto con identidad diferenciada en el Programa Embajadores 2024 para ser desarollado por un equipo de trabajo como el resto de los proyectos.
El equipo formado por Diego Fernández Caraballo, Alba Pallarés Pariente, Carmen Lucas Mayorga, Patricia Soriano Bautista y Javier Neila Toledo recibió el encargo de diseñar este encuentro que ha tenido lugar en Sevilla el pasado 18 de junio.
Las personas participantes llegaron expectantes.
Para quienes no han participado en el Programa Embajadores del Conocimiento, una iniciativa de estas características puede parecer muy diferente a las actividades formativas en las que solemos participar. El sentir general de las personas que se reunieron en Sevilla era la expectación: no sabían qué iban a encontrar ni qué podían ofrecer.
Alrededor de las dinámicas utilizadas que tenían la finalidad de presentar a los participantes, mapear sus conocimientos y experiencia para compartir conocimientos; se desarrolló una intensa jornada de trabajo en la que se pusieron sobre la mesa cuestiones muy destacadas:
- La dificultad para el personal que se enfrenta a la gestión de subvenciones sin experiencia previa.
- La disparidad de criterios y formas de abordar las tareas a pesar de que las bases de la gestión administrativa y presupuestaria de las subvenciones son iguales para todos.
- La inexistencia de guías y manuales claros y adaptados al contenido práctico de los puestos de trabajo.
- La dificultad para establecer sinergias con personas de las mismas Consejerías o del mismo tipo de funciones y la necesidad de crear espacios de trabajo colaborativo.
Tanto el director de Instituto Andaluz de Administración Pública como los responsables del Servicio de Gestión del Conocimiento del IAAP pusieron de relieve la importancia estratégica de la gestión de subvenciones en el modelo de acreditación de competencias que se prevé en la Ley 5/2023 de Función Pública de Andalucía y en el nuevo sistema de formación a través de itinerarios profesionales en el que trabaja el IAAP.
Materiales verdaderamente útiles para el personal que gestiona subvenciones.
El equipo del proyecto de Relevo Generacional de subvenciones del Programa Embajadores 2024 presentó las líneas de trabajo que habían acordado en las muchas horas de trabajo y reuniones previas para el diseño de contenidos de este encuentro que se materializa en el marco de un taller o actividad formativa.
El objetivo se consiguió reuniendo a las personas participantes en grupos de trabajo, según sus preferencias, para la creación de posibles “contenedores” de ese conocimiento a transferir, y con la realización de de los siguientes entregables:
- Decálogo imprescindible para trabajar en gestión de subvenciones
- Anecdotario
- Guía práctica para la gestión de subvenciones
- Cartel informativo de la gestión presupuestaria de subvenciones
- Mentoría “Adopta un junior” de primeros pasos para el desempeño
Las personas participantes tienen por delante 3 meses de trabajo colaborativo online para elaborar los entregables, que se presentarán en la segunda quincena de septiembre.
Una vez más ha quedado patente que hay mucho potencial y una enorme voluntad de mejora de los servicios por parte del personal de la Junta de Andalucía. En este programa participan compañeros y compañeras de toda Andalucía de manera voluntaria y altruista.
Para cerrar este post os compartimos dos de las reflexiones más repetidas en la jornada:
En primer lugar, para quienes se acercan al final de su vida laboral, el empeño por transmitir su experiencia práctica y que su conocimiento sirva para mejorar la gestión y la organización de equipos y procesos de trabajo.
En segundo lugar, evitar a quienes llegan por primera vez a un puesto de estas características, sufran la incertidumbre, las dudas y la inseguridad de tener que aprender de forma autónoma y a base de errores.
¡Les deseamos el mayor de los éxitos a nuestros compañeros y compañeras!
