LUCES Y SOMBRAS DEL TRABAJO COLABORATIVO

Gestión del conocimiento

Sí, porque el programa Embajadores y Embajadoras del Conocimiento se identifica con el trabajo colaborativo, con sus luces y sus sombras, en remoto y apoyado en las tecnologías de la comunicación. La pandemia ha favorecido nuevas formas de trabajo y de relación con los compañer@s en el entorno laboral pero ahora, en muchas ocasiones, fuera de la clásica oficina.

Ya no nos resulta extraño trabajar desde casa, esa cosa que es la “VPN” y que antes apenas se conocía ha entrado de lleno en nuestras vidas y nuestros portátiles u ordenadores de mesa (a veces de forma fácil… otras no tanto). Cada vez hay más espacios como canales de Telegram, grupos de Whatsapp o grupos en la propia Red Profesional Corporativa en los que se plantean dudas, problemas y dificultades relacionadas con el trabajo diario. Pero lo mejor es que en ellos se encuentran respuestas, ideas, soluciones y apoyos que vienen de la experiencia de otros compañeros y compañeras que sí saben cómo resolverlas. Para much@s, estas dinámicas no son tan nuevas.

Una reflexión para comenzar

Y es que la Junta de Andalucía como cualquier otra organización tiene que afrontar situaciones que requieren un abordaje especial si pretende mejorar y adaptar su funcionamiento a las nuevas realidades. Ya son cuatro ediciones del programa, desarrollando proyectos colaborativos por parte de pequeños equipos, con un modelo de autoorganización, basado en la proactividad de las personas que los componen y en un enriquecimiento del conjunto. Porque como ya decíamos al principio, el programa Embajadores y Embajadoras del Conocimiento se basa en el trabajo colaborativo.

Desde el Instituto Andaluz de Administración Pública (IAAP), ya se había reflexionado sobre los problemas que tienen lugar en la Administración pública andaluza. Se identificaron algunas situaciones que requieren de estrategias planificadas para minimizar posibles efectos negativos.

Y una justificación

Nos referimos, por ejemplo, a los concursos de traslados que suponen un cambio de personas en los puestos de trabajo cada cierto tiempo. Esto implica que alguien con experiencia en un puesto determinado lo deja y lo ocupa otra que no lo ha desempeñado antes. Hablamos, también, de las jubilaciones de un número elevado de empleadas y empleados públicos en los próximos años. También requiere gestionar de una forma efectiva todo el conocimiento que atesoran entre todas, para que la organización no lo pierda. La incorporación de nuevo personal necesita que se le transmitan los valores positivos existentes. Y favorecer que se aporten nuevas visiones y formas de hacer que mejoren la organización. Por supuesto, también se dan otras situaciones menos estructurales pero que también suelen existir, debido a la falta de comunicación y escasa práctica de trabajo colaborativo.

Ante estas realidades se planteaba entonces que la Gestión del Conocimiento podía ser una solución a estos retos que la organización tenía que afrontar sí o sí. Y aquí seguimos… cuatro años después. Lo mismo ya este curso «conseguimos graduarnos»…

¿Pero, qué pasa en estos grupos?

Se unen personas inquietas, alguien diría que hasta “frikis”. Parten de la base de que las cosas se pueden hacer mejor y dedican tiempo a pensar en cómo conseguirlo. Puede parecer extraño pero entre el funcionariado y resto de personas que trabajan en la Administración hay muchos así.

Las capacidades, habilidades y formación son muy diferentes entre quiénes participan. En los grupos se reproduce la heterogeneidad de los puestos de trabajo que habitan en la Administración, dadas sus amplias competencias en la sociedad. Es común que estos grupos estén conformados por personas de distinto perfil profesional y procedan de diferentes ámbitos, esto por supuesto enriquece enormemente a los equipos de trabajo.

Desde este programa ya veníamos desarrollando proyectos de manera virtual, compañeros y compañeras con quienes no compartíamos ni oficina, ni proximidad geográfica pero con un trabajo verdaderamente colaborativo. Y es que lo mejor de este programa son, sin duda, las personas que forman parte de él. La motivación por la mejora constante. El impulso a la cooperación. Las sinergias que se generan. Todo ello hace de estos proyectos, experiencias de aprendizaje de incalculable valor. Y no solo repercute en las competencias que quienes participan adquieren. Inevitablemente, hay transferencia de aprendizaje a sus propios contextos laborales.

¿Todo es perfecto? No

No nos vamos a engañar. Tampoco es oro todo lo que reluce. Cuando las comunicaciones solo se realizan en un formato virtual, a veces se producen malos entendidos en las relaciones. Con lo que pueden generarse conflictos, si no se consiguen aclarar.

Los intereses, a veces no coinciden entre los miembros del grupo, o no siempre son entendidos por el resto. Poder integrar a todas las personas con sus diversas realidades, gustos, disposiciones, inclinaciones, etc., a este tipo de proyectos de manera que todas se sientan satisfechas, es una tarea compleja. No se consigue un trabajo en equipo por reunir a una serie de personas en torno a un proyecto de interés común.

Ni siquiera la implicación, las necesidades, y las propias circunstancias de cada participante, son lineales. Las expectativas iniciales pueden ir cambiando y ninguna persona es igual a otra. Sin embargo, sí pueden ir convergiendo hasta un equilibrio de funcionamiento a lo largo del desarrollo del proyecto, sobre todo en estos que son a largo plazo. Hay una adaptación y readaptación continua.

Aún así, se puede

La autogestión de las personas, trabajando en grupo, de manera autoorganizada es una opción claramente viable si quiénes componen los equipos comparten la visión de su proyecto, sienten motivación por el mismo y se implican en las tareas a desarrollar.

Un contexto definido con claridad. Algunas prácticas identificadas como útiles en el desarrollo de los proyectos. Las reuniones online frecuentes, el seguimiento de los trabajos intermedios a través de video reuniones y un uso generalizado de las herramientas. Todo ello está claro que facilitan la colaboración de las personas en remoto. Son ingredientes que casi garantizan un funcionamiento óptimo de los grupos. Las videollamadas son fundamentales para facilitar un “cara a cara” y permitir un contacto visual con el que minimizar la distancia física.

Compromiso, cohesión, confianza mutua y trabajar unidos respetando las aportaciones y opiniones del resto facilitan conseguir un trabajo en equipo. Cada cual, a su ritmo, va avanzando de tal manera que, a medida que se aprende, se aporta al proyecto. Cuando formas parte de un equipo en el que creas cosas, y esas cosas que creas no las has creado solo tú sino que son fruto de las aportaciones de tod@s, la satisfacción por los resultados obtenidos es infinitamente mayor que cuando lo hacemos en soledad o de manera individual. Sentirte apoyad@, genera seguridad. Saber que el resto está ahí y puedes contar con ell@s porque la responsabilidad es compartida, nos hace crecer personal y profesionalmente.

Imagen: Yumbit

Destapa el conocimiento

¡Participa!


Al final, todo se resume en tener espacios en los que poder dialogar, conversar y crear esa cultura de compartir, en la que: «el todo siempre es mucho más que la suma de sus partes». Teniendo en cuenta la madurez adquirida de la organización, las nuevas formas de trabajo que han venido para quedarse, ¿se arraigará esta forma de trabajo en la Administración pública? .

¡Investiga!


Tenemos constancia de que existen organizaciones que cuentan con wikis. En ellas, las personas empleadas encuentran todo lo que necesitan saber para desempeñar bien su trabajo. Wikis en las que está documentado el conocimiento adquirido en la organización. ¿Te atreves con la WIKI de Gestión del Conocimiento de la Junta de Andalucía? Detrás de la Wiki hay compañeros y compañeras como tú. La Wiki necesita compañeros y compañeras, como tú.


Imagen:  Realizada con Canva

1 comentario en «LUCES Y SOMBRAS DEL TRABAJO COLABORATIVO»

  1. Gracias por el aporte sin duda el elemento clave para que los proyectos colaborativos tengan éxito es que los miembros tengan la misma visión y objetivos claros para que la comunicación sea lo más clara y efectiva.

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