Pongámonos en situación. En una oficina cualquiera de la Junta de Andalucía, la jefa de servicio X o el jefe de departamento Y, que llevan ocupando de manera ejemplar ese puesto durante los últimos años, se jubilan en los próximos meses. ¿Qué podemos hacer para que, cuando se marchen, el servicio siga funcionando sin alteraciones?.
Para ello, desde el programa Embajadores/as del Conocimiento, llevamos tiempo elaborando y mejorando en cada edición la herramienta Mapa de conocimiento crítico.
A través de la misma, se puede analizar una unidad administrativa, servicio, departamento y, más concretamente, un puesto de trabajo e incluso una tarea propia de ese puesto de trabajo.
Una vez definido el alcance de nuestro mapa, lo primero que debemos hacer es delimitar los objetivos propios de esta unidad. De cada objetivo, indicaremos las tareas que debemos realizar para cumplir estos objetivos y el conocimiento necesario para ejecutar esas tareas.
A continuación, pasaremos a la etapa en la que debemos analizar de manera pormenorizada el nivel de riesgo de pérdida de ese conocimiento evaluando los siguientes aspectos:
- Si está documentado, es decir, si existen manuales o guías donde se explica el procedimiento a seguir.
- Si está difundido entre el resto del personal del servicio o de la institución.
- Qué nivel de experto en esa tarea y conocimiento tiene nuestra institución.
- La dificultad para recuperar ese conocimiento en caso de pérdida.
- El riesgo de pérdida a corto plazo.
- La propiedad o el control sobre ese conocimiento, es decir, qué personas tienen ese conocimiento.
Cuando ya sabemos qué riesgo tiene ese conocimiento debemos decidir un plan de acción: un conjunto de acciones para retener ese conocimiento reconocido como crítico.
Estas acciones pueden ser elaborar manuales de procedimiento, infografías, videotutoriales, sesiones de formación, mentorías, creación de grupos en Red Profesional donde volcar la información y conectar a los empleados y empleadas que ejecutan una tarea concreta, etc.
Como en las siete anteriores ediciones del Programa, nuestro experto en Conocimiento Crítico y mentor del programa, Javier Martínez Aldanondo, nos ha acompañado en la elaboración de los mapas, ampliando con ellos el Atlas de Conocimiento Crítico de la Junta de Andalucía.
Hemos analizado, entre otros, el Servicio de Legislación y Recursos de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Turismo y Andalucía Exterior, el Servicio de Deportes de la Delegación de Turismo, Cultura y Deporte de Huelva, el perfil de Investigador en el Instituto Andaluz de Investigación y Formación Agraria, Pesquera y Agroalimentaria, las tareas propias del Departamento de Residuos y Calidad del Suelo o el Departamento de Industria de la Delegación de Málaga y el Servicio de Gestión Económica de Pensiones de la Delegación Territorial de Inclusión Social, Juventud, Familias e Igualdad en Granada.
Si en tu entorno laboral detectas que es necesario elaborar un Mapa de conocimiento crítico, tanto de un puesto de un servicio, de un departamento como de un puesto de trabajo y/o tarea concreta, no dudes en escribirnos a gestionconocimiento.iaap@juntadeandalucia.es y te informaremos de cómo llevarlo a cabo.
